Sint Franciscus Gasthuis en het Vlietland Ziekenhuis: groeien door samen te veranderen

“Onze werkwijze binnen de afdeling was voor de komst van SeederDeBoer vaak korte termijngericht. Problemen of uitdagingen werden ad-hoc opgelost. Wij realiseerden ons dat er behoefte was aan een betere organisatie- en managementstructuur zodat het probleemoplossend vermogen van het team kon verbeteren en de teammanagers hun rol efficiënter konden vervullen.

Ons doel was om kwaliteitsgericht werken en continu verbeteren in te bedden in het dagelijks werk binnen de afdeling door middel van Lean-management. Ik hoopte daarbij ook op meer rust, dus ik wilde graag werken aan thema’s zoals timemanagement en capaciteitsmanagement. Zodat we ook als team meer betrokken bij elkaar en ons werk zouden raken.

Schatkist aan kennis

SeederDeBoer heeft veel veranderkennis in huis op het gebied van Lean-management en Kaizen dus ik was heel blij met hun komst. Door middel van workshops en coaching gingen ze intensief met ons aan de slag. Ik merkte al snel dat ze precies aanvoelden waar het probleem zat. Heel knap. Ze maakten vervolgens een goede vertaling van wat ze zagen gebeuren naar de theorie en vervolgens de praktijk.

Zelf maakte ik ook een coachingwandeling met Breg, wat erg prettig was. Ik hou net zoals zij van de theorie, dus daar vonden we elkaar in. Ze kan op een fijne beschouwende manier naar zaken kijken. Toen ze na de workshops aangaf dat ze nog niet klaar was en bij ons op de werkvloer wilde meelopen, vond ik dat een goed idee. Ik hoorde terug dat dat onze teamleiders een schatkist aan informatie en kennis heeft opgeleverd. Van het onderzoeken van het probleem áchter het probleem – om zo de kernoorzaak van het probleem op te lossen – tot aan het leggen van verbinding met de medewerkers als mens, en niet alleen op basis van de taak. Dit komt ons goed van pas tijdens vergaderingen en het schrijven van mails.

Een ‘SeederDeBoertje’

Wat heeft het ons opgeleverd? Ontzettend veel. Meer structuur, harmonisatie, een betere terugkoppeling, een nieuwsbrief waarin collega’s meer over zichzelf vertellen, een geprofessionaliseerd werkoverleg, beter timemanagement en capaciteitsmanagement, meer aandacht voor onze meerjarenvisie én voor elkaar. We hebben een enorme groei doorgemaakt. Ook al is SeederDeBoer nu niet meer aanwezig op de werkvloer, plannen we nog steeds regelmatig een ‘SeederDeBoertje’ of we pakken een ‘Breg-momentje’. Dan lopen we nog eens met elkaar door wat we allemaal hebben geleerd en hoe het gaat. Dat houdt het levend. Ik ben er heel blij mee.”

Breg: “Er was binnen het ziekenhuis en de afdeling Radiologie en Nucleaire Geneeskunde veel behoefte aan veranderkundige kennis. Het gezamenlijk optrekken en het werken met Lean-methodieken creëert een gezamenlijk doel, meer eenheid van taal en versterkt de verbinding tussen de teams. Dat hadden ze nodig. Ik werk graag met deze methodieken, dus ik ben met veel plezier met het verbetertraject aan de slag gegaan.

We kwamen er al snel achter dat medewerkers veel complimenten kregen voor het oplossen van ad hoc-problemen. Maar dat voelde voor hen niet als een écht compliment. Uit onderzoek bleek dat ze zo’n tachtig procent van hun tijd bezig waren met verstoringen en het blussen van brandjes. Dan is het moeilijk om gedrag te veranderen. We zijn ermee aan de slag gegaan. Het viel me meteen op dat we werkten met open, zorgzame mensen die ons het vertrouwen gaven om ons werk te doen. En toch kwam ik op een punt dat ik dacht, we komen niet echt vooruit. Het bleef soms wat abstract, waardoor mensen snel terugsprongen in oud gedrag.

Beter samenwerken

Nadat ik dat bij Kitty had aangegeven, kreeg ik de gelegenheid om twaalf dagen mee te lopen op de werkvloer. Ik ben op de kamer van de teammanagers gaan zitten en heb meegeschreven en geluisterd. Daarna ben ik heel actiegericht en oplossingsgericht met ze aan de slag gegaan, met de communicatie, doelen, het jaarplan en hun wijze van werken. Ik heb ze bijvoorbeeld geholpen om meer van zichzelf in hun mails te stoppen – die daarvoor heel taakgericht waren. Ook hebben we gewerkt aan de voorbereiding van werkoverleggen, de administratie en de capaciteit. Ik heb mensen aan elkaar verbonden. Als je elkaar beter kent, ga je tenslotte vanzelf beter samenwerken.

Het was leuk en interessant om samen met het team de veranderkundige puzzel te leggen, wat goed is gelukt. En dan helpt het enorm om met leuke mensen te werken, die op een fijne en liefdevolle manier met elkaar en dus ook met ons omgingen. Ze lieten me dichtbij komen. Dat heb ik enorm gewaardeerd.”