Tuchtcolleges voor de gezondheidszorg - kortere en beheersbare doorlooptijden

Tim Maas, directeur VWS: Onze procedures duurden vaak lang. Dat wilden we verbeteren als onderdeel van de professionalisering en continue kwaliteitsbewaking van de tuchtrechtspraak. Een te lange doorlooptijd is tenslotte belastend voor zowel de aangeklaagden van de medische beroepen als de klager. Als er een zaak loopt, wil je het liefst zo snel mogelijk duidelijkheid. De wens was dus om die doorlooptijden te verkorten.

Hiervoor hadden wij vreemde ogen nodig, met kennis van een juridische omgeving. Je zit soms zo vast in je eigen werkwijzen en manieren dat je een onafhankelijke expert nodig hebt met een frisse blik. SeederDeBoer kwam met een goed voorstel. Bovendien toonden ze aan dat ze in de persoon van managing consultant Breg van de Geer, iemand hadden met ervaring binnen de rechtspraak. Ze kent de inhoud én de taal. Dus we waren erg blij dat we met haar aan de slag konden gaan.

Draagvlak creëren

Om de doorlooptijden duurzaam te verkorten, moet je met een aantal aspecten aan de slag gaan. Met de processen, de sturing, de administratie, met data en communicatie. Breg organiseerde workshops en sessies om het probleem te definiëren en samen tot oplossingen en nieuwe manieren van werken te komen. Ze nam ons hierin echt mee en gaf ons het gevoel ‘dit is jullie project’. En dat was goed, want in eerste instantie heerste er wel wat scepsis. Mensen dachten toch, hoe moet een extern bureau dit voor ons oplossen? We kunnen het ook wel zelf. Maar het was ons zelf nog niet goed gelukt.

Breg kreeg draagvlak. Door mensen samen te brengen, het hele land door te reizen en veel gesprekken te voeren. Ze begreep ook waar onze zorgen lagen. Iedereen riep steeds – en terecht –, ‘het moet wel juridisch zorgvuldig blijven’. Ze vroeg dan door. Wat verstaan jullie onder die zorgvuldigheid? En vervolgens werkte ze dat verder voor ons uit.

Van probleemdefinitie tot oplossing met Six Sigma

Breg van der Geer, SeederDeBoer: We zijn volgens de Six Sigma-methode aan de slag gegaan: eerst met de definitie van het probleem. Want als het probleem niet helder is, weet je niet wat je moet analyseren en welk resultaat je moet behalen om het project te laten slagen. Probleemdefinitie is een belangrijke fase die veel tijd kost.

In workshops en sessies zijn we met elkaar aan de slag gegaan. Daarnaast heb ik de data opgevraagd, ben ik in de procesinrichting en sturing van de tuchtcolleges gedoken en heb ik daar uiteindelijk verbeterpunten uit gedefinieerd. Aanvankelijk stonden de medewerkers van de tuchtcolleges niet te trappelen om op een andere manier te gaan werken. De tuchtcolleges werkten allemaal op hun eigen manier. Ze waren bang dat ze er met een nieuwe manier van werken op achteruit zouden gaan; dat de juridische zorgvuldigheid van hun procedure in het geding zou komen. Bovendien werkten ze weinig met elkaar samen.

Resultaat: complimenten in de media

Ik ben op bezoek gegaan bij alle colleges en heb mensen aan elkaar verbonden. Samen zijn we gaan werken aan de definitie van het probleem en vervolgens met de inrichting van de processen. Hierdoor kreeg ik ze wel mee, want nu voelde het als hun eigen project. Ik heb mijn data en bevindingen ook steeds voorgelegd en laten valideren door de medewerkers. Dan kun je bepaalde zaken ook stevig opschrijven, want dan schrikken ze er niet meer van.

Het lukte ons dan ook. We voldeden aan de norm – dat hielden we natuurlijk goed bij. Als kers op de taart kregen we er in de media complimenten over van een Hoogleraar Gezondheidszorg. Dat voelde goed. Het was een fijne club mensen om mee samen te werken, open en slim. Ik kijk er met een goed gevoel op terug.”