Hoe procesgericht georganiseerd ben jij?

Van chaos naar structuur: onderweg naar een procesgerichte organisatie 

Stel je voor: je loopt een organisatie binnen. Medewerkers werken hard en zijn toegewijd, maar iedereen voert zijn werk op zijn eigen manier uit.  Er is geen efficiënte of gestandaardiseerde manier van werken.  Medewerkers weten niet precies wat er van hen verwacht wordt of wat collega’s doen. Taken worden dubbel uitgevoerd of zelfs vergeten. Projecten lopen vertraging op, de wachttijden van de productie of dienst lopen op. Collega’s staan onder druk om het werk af te krijgen, maar het lijkt iedere keer niet te lukken. Mensen worden ongeduldig. Er is frustratie bij jou, bij de medewerkers en bij de klanten. Het loopt niet, of in ieder geval niet gesmeerd.  

Komt dit je bekend voor? Dat is niet gek! Veel van onze opdrachtgevers lopen tegen soortgelijke problemen aan. En het gebeurt vaker dan je denkt.  Zelfs organisaties die van buiten perfect lijken te functioneren, lopen intern tegen allerlei obstakels aan. 

Het belang van goed ingerichte processen

Wendbaarheid, effectiviteit en efficiëntie begint bij grip op je organisatie. Grip ontstaat wanneer de mensen in je organisatie weten wat er van hen wordt verwacht en management actief kan sturen op hun activiteiten. Met andere woorden: een goede procesinrichting is altijd herleidbaar en daarom begint het altijd met een goed georganiseerde procesvastlegging of kaders. Alle mensen die betrokken zijn bij de activiteiten, moeten weten wat hun eigen taak is en hoe ze die zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Ook moeten ze weten wat de activiteiten en taken van collega’s zijn en op welk moment er afhankelijkheden ontstaan. Zo werken collega’s niet in hokjes, maar werken ze in de goede cadans samen om zo snel mogelijk hun doel te bereiken.

Dit is de kern van procesgericht organiseren: je richt de organisatie in rondom processen, de activiteiten die nodig zijn om een product of dienst te leveren, in plaats van functies of afdelingen. De focus ligt op het optimaliseren van de gehele keten aan activiteiten die nodig zijn om het product of dienst zo goed mogelijk uit te voeren.  

Onze werkwijze

SeederDeBoer ondersteunt organisaties in hun verandering naar een procesgerichte organisatie. We maken een organisatiescan, waarbij we integraal kijken naar de plek van processen. Aan de hand van zeven categorieën bepalen we de huidige situatie: strategie, inrichting, governance, risicobeheersing, cultuur en mens, procesondersteuning en BPM-tooling.  

Vervolgens toetsen we dit volwassenheidsniveau aan de doelstellingen van onze opdrachtgevers; sluit dit aan of heeft de organisatie nog stappen te zetten om de doelstellingen haalbaar te maken?

Ten slotte maken we deze stappen inzichtelijk; we schetsen een routekaart, waarmee doelstellingen gehaald kunnen worden. Kenmerkend voor onze werkwijze is dat wij zij aan zij met onze opdrachtgevers samenwerken, praktisch en mensgericht. Wij hebben oog voor wat er speelt en kiezen voor een werkwijze en activiteiten passend bij je organisatie.  

Een routekaart is nadrukkelijk geen stappenplan. Organisaties zijn complex en vaak kun je niet lineair probleem één, twee en daarna probleem drie oplossen. Met een stappenplan doe je de werkelijkheid geen eer aan. Met een routekaart zetten we samen met onze opdrachtgevers koers en checken regelmatig in of de ingezette verandering, en de manier waarop, nog steeds de juiste is.