ROC Nova College Centrum meer in control

ROC Nova College Centrum heeft, net als alle onderwijsinstellingen, te maken met grote regeldruk. Om aanspraak te kunnen maken op overheidsgelden en andere subsidies moeten processen goed zijn ingericht. Zo heeft de ROC onder andere de taak om te rapporteren aan verschillende toezichthoudende instanties. Dit doen zij met behulp van verantwoordingdocumentatie waarin zij door betrouwbare informatievoorziening laten zien dat processen op de juiste manier gevolgd zijn. Managementinformatie is hierbij van cruciaal belang, ook bij het waarborgen van de onderwijskwaliteit. Het is de basis voor structurele verbetering van het onderwijsaanbod.

Een specifieke behoefte die dit ROC had was het verbeteren van het bestaande control framework. Zij wilden meer ‘in control’ komen. Vragen die beantwoord moesten worden waren; hoe begin je aan een dergelijk traject? Hoe zorg je ervoor dat de werkwijze echt verandert? En hoe zorg je ervoor, als belangrijke spin-off, dat de organisatie aanhaakt en enthousiast met een dergelijk, soms taai ogend, onderwerp aan de slag gaat?

De eerste stap: de basis op orde

Al langere tijd werden problemen ervaren. Het ontbrak de organisatie aan toereikende procesbeschrijvingen. De Raad van Bestuur wilde graag concrete handvaten om haar risicomanagement te professionaliseren en de bestuurlijke informatievoorziening verbeteren. De organisatie wilde op deze wijze snel in control komen over enkele kritische (administratieve) bedrijfsprocessen. Samen met de opdrachtgever werd een aanpak samengesteld om deze situatie op te lossen.

Guido Kilsdonk, was als partner vanuit SeederDeBoer betrokken bij deze opdracht: ”Het is voor organisaties soms lastig om objectief naar de haar vertrouwde processen te kijken en vast te stellen hoe deze verbeterd kunnen worden. De aanpak van SeederDeBoer koppelde de inhoudelijke kennis van de opdrachtgever met onze expertise om processen effectiever in te richten en in control te brengen”.

Met mensen uit de praktijk werken aan procesbeschrijvingen

In overleg met de opdrachtgevers kwamen we tot de conclusie dat de basis zo snel mogelijk op orde gebracht moest worden. De eerste stap was de bestaande processen te beschrijven en risico’s te inventariseren. Belangrijk aspect bij onze aanpak was om binnen de organisatie het besef te creëren dat werken volgens helder gedefinieerde processen een noodzakelijk fundament is om een ROC op een professionele wijze te besturen. Om die reden betrokken we een brede groep collega’s bij het maken van de procesbeschrijvingen en risico-inventarisaties.

We kozen voor een gefaseerde aanpak. Eerst omschreven we de vier belangrijkste administratieve processen (inkoop, studentenadministratie, personeelsadministratie en subsidieaanvragen). We startten met een inventarisatie van de bestaande procesbeschrijvingen en controls. Vervolgens hebben we verschillende workshopsessies met medewerkers georganiseerd, zodat we de bestaande procesbeschrijvingen konden aanpassen naar de praktische werkelijkheid. Ook zijn de risico’s in overleg met de medewerkers geïnventariseerd en vastgelegd in een risicomatrix. De resultaten hiervan zijn tijdens een validatiebijeenkomst voorgelegd aan de medewerkers. Uiteindelijk zijn de procesbeschrijvingen gevalideerd en geaccordeerd door de (soms nieuw benoemde) proceseigenaar.

Vanuit deze basis werken aan verbetering

We merkten al snel dat er binnen de organisatie veel enthousiasme ontstond om de processen te verbeteren. Het kritisch stilstaan bij de wijze waarop dingen gebeuren in de organisatie werkte inspirerend. Medewerkers begonnen hun eigen processen kritisch te bekijken en kwamen proactief met verbetervoorstellen. Ze gingen actief met hun leidinggevende en elkaar in gesprek over de wijze waarop de processen waren ingericht en hoe dingen anders en beter kunnen

De inhoudelijke kennis en praktijkervaring van medewerkers is essentieel voor het analyseren en optimaliseren van processen. Het helpt daarom om dezelfde taal te spreken. Samen met medewerkers hebben we gekeken naar de manier waarop we processen in kaart zouden brengen. Een gedeelde modelleertaal zorgde ervoor dat verbetervoorstellen makkelijker konden worden meegenomen tijdens het project. Goed begrijpen waar de ander het over heeft en het effectief benutten van elkaars kennis, zorgt uiteindelijk voor meer plezier in het werk en een beter eindproduct.

Gaandeweg het traject zijn op verschillende manieren verbetervoorstellen verzameld. Naast individuele input voor verbeteringen hebben we ook de voorstellen die tijdens de workshops werden gedaan geanalyseerd, samen met de proceseigenaren. Een andere belangrijke bron van input was de risicomatrix. Op basis hiervan zijn mitigerende maatregelen voorgesteld. Deze verbeteringen zijn vervolgens beschreven in een implementatievoorstel dat is besproken met de proceseigenaren en uiteindelijk geïmplementeerd en vastgelegd in de procesbeschrijvingen.

Managementinformatie praktisch bruikbaar maken

Managementinformatie is een essentieel instrument om de organisatie mee te (be)sturen. Het ROC ervoer op dit vlak de volgende problemen: dashboards leverden niet de gewenste informatie, de kwaliteit van de onderliggende data was op onderdelen onvoldoende en het eigenaarschap van data was niet duidelijk in de governance opgenomen.

Een control framework kan helpen bij het oplossen van bovenstaande problemen. Een control framework heeft als primair doel de organisatie in staat te stellen op een gecontroleerde wijze haar doelstellingen te realiseren. Het inrichten van een control framework begint met het vaststellen van de organisatiedoelstellingen en de strategie die gekozen wordt om de doestellingen te bereiken. De doelstellingen van de organisatie en de daaruit afgeleide strategie zijn leidend bij het inrichten van processen en het identificeren van risico’s. Processen en risico’s moeten aansluiten bij de organisatiedoelen, strategie en risicobereidheid die de organisatie heeft om de doelstellingen te bereiken. Geïdentificeerde risico’s moeten, afhankelijk van de risicobereidheid van de organisatie, gemitigeerd worden. Dit kan langs de volgende dimensies: mensen, processen, systemen. Kwalitatief hoogwaardige managementinformatie speelt hierbij een cruciale rol en wordt gebruikt om mee te sturen.

Een control framework dwingt, mits goed ingericht, af dat een aantal randvoorwaarden voor procesmanagement goed zijn ingericht: processen hebben een duidelijk benoemde eigenaar, er is vastgelegd wie de eigenaar van data is en er zijn maatregelen getroffen om de kwaliteit van data te waarborgen.

Wensen en eisen vertalen in concrete dashboards

Om binnen het ROC verandering aan te brengen in het control framework is gestart met een verbetertraject. In de eerste fase is een inventarisatie gemaakt van de reeds beschikbare managementinformatie. Daarna is gekeken naar de onderliggende IT-architectuur in combinatie met de gebruikte applicaties en is een eerste opzet gemaakt voor een aangepast dashboard. Dit dashboard is gedurende een workshop voorgelegd aan het College en de directieraad. Hierbij zijn tevens verdere wensen en eisen ten aanzien van managementinformatie geïnventariseerd en verwerkt in een voorstel voor dashboards.

Pim van der Lienden was als adviseur betrokken bij het project: “De organisatie vergroot met behulp van een juiste inrichting van de governance, systemen en rapportages de mogelijkheid ‘in control’ te komen over de realisatie van haar doelstellingen. Een juiste governance-inrichting zorgt voor een effectieve monitoring van de voortgang, risico’s en kansen. Het biedt de organisatie handvatten adequaat op te treden. Met behulp van een goede inrichting van systemen worden de risico’s verkleind en menselijke fouten zoveel mogelijk voorkomen. Daarnaast kan de organisatie effectief bestuurd worden met behulp van juiste en tijdig geleverde (stuur)informatie, in overzichtelijke rapportages”.

Is het verbeteren van de (be)sturing ook een vraagstuk in uw organisatie? Neem voor advies en meer informatie contact op met Pim van der Lienden of Guido Kilsdonk.