BAM - Hoe BAM Modulair tot een bedrijfsmanagementsysteem kwam

Na een eerdere positieve samenwerking voor haar onderdeel Energy Systems benaderde BAM Nederland, onderdeel van Koninklijke BAM Groep, SeederDeBoer met een nieuw verzoek. Deze keer vroeg het bouwbedrijf hulp en advies bij het beschrijven van de processen van BAM Modulair, om deze daarmee te kunnen verbeteren.

BAM Modulair is een onderdeel van BAM Nederland dat in 2015 is ontstaan als afsplitsing van de divisie BAM Bouw & Techniek. Als een soort startup binnen de organisatie ontwikkelt en produceert het modulaire werktuigbouwkundige- en elektrotechnische producten die een gebouw of installatie flexibeler in gebruik maken.

In 2022 benaderde BAM Nederland SeederDeBoer-partner Justin Vosveld. “We hadden behoefte aan een duidelijke vastlegging van onze processen en doorleving van deze processen binnen de organisatie,” vertelt Willem van Oostrum, directeur BAM Modulair. “Aan onze productie lagen processen ten grondslag die eigenlijk terugsloegen op hoe processen en procedures op bouwprojecten ‘buiten’ zijn ingericht. Dat is iets totaal anders dan binnen een geconditioneerde fabrieksomgeving. Dit maakte dat veel processen niet echt pasten bij onze werkwijze wat het ook lastig maakte om deze aantoonbaar op te volgen. Ons eerste verzoek was dan ook: beschrijf onze processen, vanaf de klantaanvraag tot aan de oplevering. Namens SeederDeBoer ging consultant Mark van Oort vanaf januari 2023 bij ons aan de slag.

Naar een duidelijke procesbeschrijving

BAM Modulair maakt een sterke groei door, in 2023 steeg de omzet met 50%. Het aantal medewerkers steeg niet evenredig met dit percentage mee. BAM Modulair telt nu zo’n 30 mensen en om verdere groei te kunnen realiseren, moet de organisatie procesmatiger werken dan voorheen. “Als enige BAM-onderdeel met een fabriek voor installatie- en elektrotechnische producten verlopen de processen bij Modulair bovendien net even anders dan bij andere BAM-onderdelen,” legt Mark van Oort uit. “Er was daarom behoefte aan een duidelijke beschrijving van die processen en – nog belangrijker – de implementatie daarvan. Van lead tot oplevering, alles moest procesmatiger gebeuren.”

In de eerste weken van de opdracht ging SeederDeBoer met diverse mensen van BAM Modulair in gesprek over hoe zij hun werk en processen uitvoerden. Van Oort: “De calculator vroeg ik bijvoorbeeld: als jij een offerte maakt, welke stappen voer je dan uit? Hun input vergeleek ik vervolgens met de processen die al uitgewerkt waren. En toen zag ik dat daar flink wat verschillen in zaten. Bovendien waren sommige processen nog helemaal niet uitgewerkt.”

Van ‘as is’ naar ‘to be’

Zo maakte Van Oort tijdens de procesanalyse vooral vergelijkingen tussen ‘as is’ – het moment dat SeederDeBoer bij BAM binnenkwam – en ‘to be’, dus dat waar BAM Modulair naartoe wilde werken. Hij analyseerde daarbij alle stappen; van acquisitie, via werkvoorbereiding en productie, naar oplevering. Zo ontstonden diverse in sprints opgedeelde ‘deliverables’. De hoofdcategorieën die daar uitkwamen, pakte hij steeds in overleg met de opdrachtgever aan.

Aan de hand van een gap-analyse schetste SeederDeBoer de gewenste processen en de knelpunten daarin, waarna Van Oort een plan maakte om de kloof tussen het huidige en het gewenste proces te overbruggen. “Als een offerte bijvoorbeeld is geaccepteerd, moet die door de opsteller goed worden overgedragen aan de werkvoorbereider – duidelijk moet zijn welke materialen in de offerte zijn opgenomen tegen welke prijs. Om dat goed te laten verlopen, hebben we besloten overdrachtsmomenten en -documenten in het proces op te nemen. Zo boden de uitkomsten van de gap-analyse veel verbeterpotentieel in overdracht van werk. En dat verhoogt de ‘first-time-right’.”

Van Oort geeft nog een voorbeeld van een dergelijke procesverandering: “In de stap van calculatie naar werkvoorbereiding moest het model bijvoorbeeld worden bevroren. Als de klant de offerte al heeft geaccepteerd, maar toch iets anders vraagt, hoe ga je daar dan mee om? Voorheen zeiden de medewerkers van BAM Modulair: ‘Dat doen we wel even’. Maar dat kostte de organisatie extra tijd en geld.”

BAM Modulair

BAM Modulair is in 2015 opgericht met als doel slimme modulaire oplossingen te ontwikkelen voor de woning-, utiliteits- en inframarkt. Sindsdien is BAM Modulair uitgegroeid tot een professioneel bedrijf dat modulaire en industriële concepten ontwikkelt en produceert.

In Veenendaal ontwikkelt BAM Modulair gestandaardiseerde concepten (met name installatietechnisch). Daarnaast prefabriceert het maatwerk oplossingen voor zowel elektrotechnische als werktuigbouwkundige installaties. Daarmee is BAM Modulair de leverancier van oplossingen voor de duurzame en industriële thema’s van BAM.

Verzoek tot wijziging-procedure

Om dergelijke vervelende verrassingen te voorkomen, zijn daar nu procedures voor, vertelt Van Oort. “De offerte waarover overeenstemming is bereikt, moet worden gebruikt. En als daar toch nog wijzigingen in ontstaan, moet het de Verzoek tot wijziging (VTW)-procedure in. Er kunnen geen aanpassingen worden doorgevoerd zonder de financiële gevolgen daarvan in kaart te hebben, en er wordt niet gestart met productie van deze wijzigingen voordat er een getekend akkoord is. Dat klinkt logisch, maar in de waan van de dag wil je ook snel mensen kunnen helpen. Om de medewerkers te helpen om zo duidelijk te kunnen zijn naar hun klanten werkt zo’n procedure ook als houvast.”

Een niet goed lopend VTW-proces kan leiden tot het mislopen van opbrengsten, een risico op budgetoverschrijding en ander 'gedoe' met een opdrachtgever. Daar staat tegenover dat een goed VTW-proces zorgt voor meer financiële controle, hogere klanttevredenheid en meer overzicht.

Ook stortte SeederDeBoer zich op ‘de magazijnvraag’. BAM Modulair had nog geen centraal, afgesloten magazijn, dus de productieteams konden zelf gewoon alle spullen uit de stellingen pakken. “Op basis van onze aanbevelingen besloot BAM Modulair een centraal magazijn te maken, met een magazijnmeester die op verzoek de producten uitlevert, zodat niet iedereen zelf al die materialen hoeft te zoeken. Dat werken volgens processen in het magazijn past bij ‘lean werken’ en maakte het geheel nog tastbaarder.”

Geen papieren tijger

Zo ontstond een processenoverzicht, dat visueel in kaart is gebracht om iedereen vertrouwd te maken met het nieuwe proces en de afspraken die daarbij horen. Nog belangrijker dan het beschrijven van de nieuwe processen was de implementatie en de borging ervan, zegt Van Oort. “We moesten ervoor zorgen dat de nieuwe procesbeschrijvingen geen papieren tijger zouden worden. Er moest daadwerkelijk volgens de nieuwe processen gewerkt gaan worden. En daarin moesten we iedereen zien mee te krijgen – het papier moest tot leven worden gebracht. Dat was een grotere uitdaging dan het opleveren van de procesbeschrijvingen.”

Blijven leren

Uiteindelijk leidde de samenwerking ertoe dat BAM Modulair nu een bedrijfsmanagementsysteem (BMS) heeft waarin alle processen staan vastgelegd. Daarmee is de ISO-certificering van BAM Modulair ook voor de toekomst geborgd. Van Oostrum: “Intussen blijven er altijd verbeteringen mogelijk en moeten onze mensen blijven werken volgens de gewenste procedures. En zij moeten van elkaar blijven leren – binnen, maar ook tussen afdelingen en teams. Continue verbetering van processen blijft bij ons centraal staan. Ook daar heeft Van Oort een rol gespeeld om die mindset van continu willen verbeteren te bereiken.”

Van Oostrum is tevreden over het resultaat. “Wat ik prettig vind aan het samenwerken met SeederDeBoer is dat ze het echt komen oplossen, door goed vanuit buiten naar de organisatie te kijken en de vastgeroeste logica op te schudden. Ze hebben een ‘can do’-mentaliteit en gaan dan ook voor het werken naar een oplossing zonder al te veel poespas. Dat maakt dat hun mensen snel meedraaien in de organisatie en samen met onze mensen tot de beste werkbare oplossing komen – in plaats van zich als externe, adviserende, slides-producerende, ‘zoveelste consultant’ op te stellen.”

Overstap naar BAM

Mark van Oort werkte binnen SeederDeBoer bij de adviesgroep procestransformatie (PT). In oktober trad hij bij BAM Modulair in dienst als Business Improvement Manager, een functie die voor deze opdracht nog niet bestond bij BAM Modulair. “De opdracht bij BAM Modulair paste zo goed bij me, dat ik er graag wilde blijven,” licht hij zijn overstap toe.

In zijn nieuwe rol ziet Van Oort ook ‘van buiten’ de toegevoegde waarde van SeederDeBoer. “Ik weet uit ervaring dat ze op alle lagen van de organisatie het overzicht en de aansluiting kunnen creëren, en niet schromen ‘met de voeten in de klei te gaan staan’. Het is heel praktijkgerichte consultancy. Dé manier om echt verbinding en goed zicht te krijgen op de dagelijkse processen in de organisatie.”