Amsterdam UMC — Een uitdagende reis naar harmonisatie en integratie

Het Academisch Medisch Centrum (AMC) en VU Medisch Centrum (VUmc) zijn in 2018 bestuurlijk gefuseerd tot Amsterdam UMC. SeederDeBoer begeleidt de reorganisatie van diverse afdelingen in het verlengde hiervan. Een complex verandertraject waarbij 2 uiteenlopende culturen met elkaar moeten worden verbonden.

Reorganisatie afdelingen

Vanaf het moment van de bestuurlijke fusie is er één Amsterdam UMC, maar moeten alle afdelingen nog samengaan. Dit gaat niet over één nacht ijs maar vraagt om een zorgvuldig proces per afdeling. Door diverse afdelingen is SeederDeBoer gevraagd om te helpen om dit proces in goede banen te leiden.

Verbinden

De fusie tussen het AMC en het VUmc heeft grote consequenties voor de betrokken directies, afdelingen en medewerkers. Er moeten echt twee verschillende bloedgroepen worden samengebracht. Twee locaties met elk hun eigen werkwijze, processen en systemen. Maar vooral ook met uiteenlopende culturen. Een complexe reis waarbij de grote uitdaging is om het doel van de overkoepelende fusie te verbinden met de individuele perspectieven en behoeften van de betrokken medewerkers.

Onze werkwijze

Om te komen tot een succesvolle samenvoeging van de verschillende afdelingen doorlopen SeederDeBoer en het Amsterdam UMC samen steeds 4 fases.

Het begint met luisteren. We voeren intensieve gesprekken met de betreffende directeuren, managers en individuele medewerkers. We kijken naar de afdelingsbrede en persoonlijke behoeften en perspectieven en streven ernaar ook de relevante emoties voor onze gezamenlijke reis, positief én negatief, in kaart te brengen.

Na de verkenning is duidelijk geworden wat de kaders en uitgangspunten zijn en met welke behoeften en emoties er rekening gehouden moet worden. Op basis van deze inventarisatie maken we een voorstel welke aanpak nodig en wenselijk is. Vanuit de gezamenlijke vertrekpunten gaan we vol vertrouwen met elkaar op weg.

Tijdens de reis die we met de opdrachtgever, het MT en de medewerkers doorlopen, zorgen we ervoor dat steeds duidelijker wordt wat er nodig is om het einddoel te bereiken; de strategie, doelen en bijbehorende inrichting van de afdeling. Door hierin te investeren creëren we samen een duurzame, gedragen nieuwe afdeling.

De reis die we met Amsterdam UMC maken betekent grote veranderingen voor alle betrokkenen. We blijven daarom continu herhalen waarom we de reis met elkaar doorlopen en wat ook alweer ieders wensen en emoties waren. Zo komen we tot een nieuwe afdeling die optimaal wordt gedragen en die ten volle bijdraagt aan de ambities van Amsterdam UMC.

Inzichten

Het is belangrijk om de impact en complexiteit van de fusie eerlijk naar elkaar te blijven benoemen. Je kunt hiervoor geen standaard draaiboek afdraaien; de beste oplossingen ontstaan onderweg. Daarom maken we gebruik van workshops en betrekken we hierin de medewerkers zoveel mogelijk. Deze reis kan alleen duurzaam succesvol zijn als je al voor vertrek het benodigde draagvlak hebt gecreëerd en continu open en helder blijft communiceren met alle betrokkenen.

Waar we trots op zijn, terugkijkend, is dat we echt samen met alle betrokkenen een zoveel als mogelijk gedragen plan hebben neergezet. Met name de medewerkers waren goed op de hoogte en betrokken. Ook belangrijke stakeholders zoals de RvB, OR-en, F&C en HR hebben we vroegtijdig aangehaakt waardoor we het besluitvormingsproces vlot konden doorlopen.