Veel impact in korte tijd voor het Erasmus MC

SeederDeBoer weet hoe de hazen bij ons lopen

Jan Jaap Ensing: “Onze HR-processen moesten nodig herzien worden. Contracten, mutatieformulieren, opzegbrieven, declaraties; tot voorkort deden we alles nog op papier. Het kostte ons veel tijd, we waren niet altijd in control en het was zeker niet duurzaam. Dat moest anders, dus zijn we begonnen met het digitaliseren van onze processen.”

“Bij de implementatie liepen we tegen een strakke deadline aan, die we niet wilden uitstellen. We hadden daar ondersteuning bij nodig van iemand die zich niet van de wijs laat brengen en procedureel erg sterk is. Ik ken SeederDeBoer al langer dan vandaag en vertrouwde hen om met de juiste persoon te komen. Ze weten hoe bij ons de hazen lopen en kunnen daar goed op inspelen.”

Duidelijke werkwijze

“In een paar maanden zorgden de consultants van SeederDeBoer dat we de deadline haalden. Je kunt in mijn opinie alléén goed digitaliseren als je voor een duidelijke werkwijze kiest. En dat gebeurde. We zijn niet meer van het concept afgeweken – en dat is in mijn ervaring echt heel bijzonder in zo’n traject als dit. SeederDeBoer hield de stuurgroep scherp, bleef in control en gaf snel follow-up bij vragen. Daardoor stond het project als een huis.”

“Inmiddels zijn we live met HR SelfService. Natuurlijk zijn er wel aanloop- en gewenningsproblemen geweest. Verandering is altijd lastig. Maar men raakt steeds meer gewend en de processen gaan nu veel sneller en vaak ook beter. We kunnen weer vooruit!”

Iedereen in de juiste modus

Overzicht creëren in waar het Erasmus MC stond met haar HR processen en waar ze naar toe moesten. Dat was de eerste stap. Daarna werden prioriteiten aangebracht: een randvoorwaardelijke stap om een implementatieproject te laten slagen. De deadline was strak en er was niet veel tijd. SeederDeBoer kreeg direct het vertrouwen om de zaken op een eigen manier aan te pakken, waardoor er snel stappen gezet konden worden.

Door het aanbrengen van structuur en toe te werken naar een deadline, kwam iedereen in de juiste modus. Als er besluiten genomen moeten worden was er geen tijd om daar lang over te steggelen. In dat geval was duidelijkheid nodig. Dat konden wij als SeederDeBoer brengen. Het was bikkelen met elkaar maar uiteindelijk leidde het harde werk tot een mooi resultaat. De consultants van het digitale systeem waar we mee werkten, AFAS, gaven later terug aan SeederDeBoer dat het knap was dat de deadline was gehaald.

Vraagbaak en meedenken

Wat dit project extra spannend maakte, was de omvang van het ErasmusMC als organisatie. Met ongeveer 14.000 betaalde medewerkers, plus de externe medewerkers, was de impact van het project enorm. Ook nadat de implementatie van HR SelfService was afgerond, bleek het nieuwe systeem voor sommige medewerkers nog steeds wennen. En begrijpelijk. Ineens konden dingen die vroeger via papier te regelen waren niet meer. SeederDeBoer bleef ook in het nazorg-traject betrokken om als vraagbaak te dienen en mee te denken met de medewerkers. Op die manier werd het nieuwe systeem goed ingebed in de HR organisatie van het Erasmus MC.