Aanmeldingsproces voor studenten optimaliseren voor Maastricht University

SeederDeBoer zorgt voor verbinding

Michiel, Colin en Pauline van Maastricht University aan het woord: “Het aanmeldingsproces voor studenten verliep niet optimaal. Studenten kregen tijdens en na het aanmelden te maken met te veel vormen aan communicatie en berichten. Daar wilden we iets aan doen: het proces makkelijker, verbindend en aantrekkelijk maken. Omdat dit niet alleen een IT-project is, maar ook een verandertraject waarbij communicatie, processen en de verschillende belangen belangrijk zijn, wisten we dat we daar ondersteuning bij nodig hadden van een partij die dit snapt. En dat is SeederDeBoer.

Het goede was dat ze ons aanraadden om eerst pas op de plaats te maken. We hebben geïnvesteerd in de samenwerking, in het creëren van draagvlak binnen de universiteit. Hierdoor begrepen mensen beter wat we wilden en gingen doen. Dat was erg belangrijk voor het succes van het project.

Prettig daarbij was dat Bas Lohman van SeederDeBoer snel aansluiting wist te vinden bij de doelgroep. Dat zorgde voor verbinding. Daarin ligt zijn kracht. Ook twee andere consultants, waaronder Lian Nel, wisten met hun grote enthousiasme mensen mee te krijgen. Voor ons was vooral die oprechtheid van belang. Je hebt hier te maken met hoogopgeleide mensen, mensen met een mening. Daar moet je feeling voor hebben. Ze pakten alle input serieus op, brachten mensen fysiek bij elkaar, en pakten best practices op.”

Gericht op het individu

Maastricht University: Ondanks corona en de hack die ons trof, zitten we nu weer goed op koers. We zijn druk aan de slag met de implementatie van het systeem en processen, zodat studenten vanaf juli 2022 gebruik kunnen maken van het vernieuwde aanmeldportal.

Het is hard werken, een uitdaging, maar wel een leuke. We werken naar een heel concreet resultaat toe, iets waarvan onze studenten blij worden. Je merkt dat ook aan SeederDeBoer, die vinden het ook leuk. Als Bas me belt heb ik nooit het gevoel, oh jee, daar komt hij weer met een probleem. We praten over de inhoud en hoe we samen aan de slag gaan.

Er is chemie van beide kanten. We hebben in deze moeilijke tijden toch heel veel bereikt. Daar mogen we trots op zijn. We zijn een voorbeeld voor andere projecten, wat mij betreft. We zetten nu volledig de schouders eronder, door Agile te werken, op regelmatige basis te evalueren en studenten te blijven betrekken bij wat we doen. Zodat er straks een aanmeldproces is dat helemaal gericht is op het individu. We kijken ernaar uit.”

Ver gekomen met elkaar

Bas: “Bij dit project was draagvlak en gezamenlijkheid nodig. Daarom hebben we bij aanvang vertraagd, om dat eerst voor elkaar te krijgen. Daarna zijn we met elkaar aan de slag gegaan met analyses en verbeteringen van de processen, waarbij wij als smeerolie fungeerden. Want bij het aanmeldproces zijn heel veel verschillende afdelingen en faculteiten van de universiteit betrokken. Er was behoefte aan uniformiteit en duidelijkheid over de rollen en taken in het proces.

De werksfeer was erg prettig: we werkten hier in deze prachtige stad fijn met elkaar samen. We zijn dan ook ver gekomen met elkaar: de eerste projectfase werd afgerond, de IT-architectuur was klaar en de stappen rond content zijn afgerond. We hebben quickwins geïmplementeerd, zoals VWO fast track, een functie waarbij VWO studenten direct horen of ze aangenomen zijn en een chatfunctie. Een succesvolle opdracht waar we samen met Maastricht University aan hebben gebouwd!”