Van plan naar uitvoering: organisatieontwikkeling bij de ANWB

De ANWB Wegenwacht startte in 2023 met een reorganisatie waarbij het samenvoegen van de twee managementteams een belangrijke verandering was. Eva-Marie Beij, directeur van de Wegenwacht, schakelde voor de tweede fase van deze reorganisatie de hulp in van SeederDeBoer: ‘We hebben meerdere partijen benaderd. SeederDeBoer kwam, in combinatie met eerdere goede ervaringen, als meest geschikte partij uit de bus. Uiteindelijk ging managing consultant Francis Voet bij ons aan de slag als transitiemanager en er was vanaf de eerste dag een klik. Ze begreep waar ik heen wilde en overzag de situatie.’

Doel van de reorganisatie

Eva-Marie: ‘We zijn de beste en grootste hulpverlener op het gebied van mobiliteit en die positie willen we graag behouden. Daarom moeten we meebewegen met veranderingen die de tijd met zich meebrengt. Er gebeurt veel op technisch gebied, neem alleen al het elektrisch rijden, maar onze 5,2 miljoen klanten hebben zelf ook veranderende wensen. De service moet goed blijven, we willen er zijn voor Nederland. Vroeger kon bijna elke automobilist wel een band verwisselen, nu moet de Wegenwacht daar vaker bij helpen. Mensen willen tegenwoordig aan huis worden geholpen, op een moment dat hen dat het beste uitkomt. Tegelijkertijd is de vraag naar technische kennis toegenomen.’

“Het is belangrijk dat er aandacht is voor de mens en je af en toe de zaak eens vanuit een ander perspectief bekijkt”

Francis Voet

Managing Consultant SeederDeBoer

Een volgende stap in de reorganisatie

Francis kwam in oktober 2023 bij de ANWB. ‘Meedenken hoe het nieuwe managementteam kon worden geholpen om een volgende stap te zetten in de reorganisatie. De topstructuur was al ingericht en dat moest worden vertaald naar de teams daaronder. Het ging om een verandering die zou beklijven, in het hele bedrijf. Ik maakte een reorganisatieplan en planning om de tweede fase van de verandering vorm te geven en heb daar leiding aan gegeven. Daarbij heb ik de nieuwe MT-leden ondersteund. Er zijn meerdere projectteams gevormd en deze zijn in samenhang geleid. Communicatie met de organisatie, maar ook andere belanghebbenden waren daarin cruciaal.’

Francis landde in het team van Eva-Marie als directeur en haar net benoemde managementteam: drie managers van het expertisecentra, één van het strategie & change team en twee van het operatieteam. ‘Met dit team heb ik een mooi proces doorlopen waarbij de vragen waartoe, waarom, wat, hoe en wie centraal stonden om tot een scherp veranderverhaal te komen. Ik vond het heel belangrijk die vragen samen te doorleven om tot een sterk gezamenlijk beeld te kunnen komen. Het kostte best wat tijd om iedereen op één lijn te krijgen, vooral omdat het een nieuw team was. Het vertrouwen in elkaar moest nog worden opgebouwd en daarbij moest de gezamenlijke richting worden bepaald.’

Met het managementteam heeft Francis, met hulp van diverse projectteams, de doorvertaling van de topstructuur naar de rest van de organisatie verder vormgegeven. Het resultaat was een adviesaanvraag die werd goedgekeurd door de OR. De tijdlijnen waren kort, maar door een goede samenwerking is het gelukt dit voor de zomerperiode te realiseren.

Francis richtte zich ook op teamdynamiek van het leiderschapsteam en liet daarvoor een externe coach invliegen. Het leiderschapsteam leerde elkaar op die manier ook op persoonsniveau kennen. Francis: ‘Van elkaar weten wie je bent, waarom je bent waar je bent, wat je voor persoonlijke uitdagingen hebt. Dat is een heel mooie combinatie van hard en zacht, van inhoud en persoonlijk vlak, en dat komt de samenwerking ten goede.’

Een verdiepingsslag maken

Eva-Marie: ‘Francis heeft met haar kennis en achtergrond veel ideeën ingebracht over wat we zouden kunnen inzetten op het gebied van werkwijze en manieren van communiceren. Dat hielp om de verandering van structuur een plek te geven binnen de cultuur van de organisatie. Daarna hadden we iemand nodig die ons kon begeleiden met de implementatie van het advies dat Francis had neergelegd, iemand die goed was in het inspireren van mensen en er nog weer anders naar keek. In juli 2024 startte Sara Kuin, senior consultant bij SeederDeBoer. Ze bleek echt de vrouw op de juiste plek. Ook met Sara had ik direct een goede klik, ze bracht rust, structuur en pragmatisme.’

Sara: ‘Ik was verantwoordelijk voor de implementatie van alles wat al door Francis op papier was beschreven. Van papier naar praktijk. Er lag een adviesaanvraag van de nieuwe organisatie-inrichting die was goedgekeurd en nu was het aan mij om dit samen met alle stakeholders uit te voeren. De nieuwe inrichting moest vanaf 1 oktober 2024 ingaan, dan moest iedereen op de juiste functie, in het juiste team zijn geplaatst. Er moest dus snel een inventarisatie worden gemaakt welke taken en verantwoordelijkheden bij wie kwamen te liggen.’

Per 1 oktober 2024 ging de nieuwe structuur live. Het implementatieplan was gereed en de projectteams waren gestart met het opnieuw inrichten van de processen in de nieuwe organisatie. ‘Mijn rol was het begeleiden van de projecten met als doel deze tot een goed einde te brengen,’ vertelt Sara. ‘Van sommige projecten was ik ook de projectleider. Het resultaat was dat alle (HR)-systemen geïmplementeerd waren, alle nieuwe processen beschreven waren en dat de alle medewerkers wisten welke taken en verantwoordelijkheden ze hadden in de nieuwe organisatie.’

“Ze inspireerde ons anders naar de situatie te kijken en de werkwijze bracht lucht en verbinding in de groep”

Eva-Marie Beij

Directeur van de ANWB Wegenwacht

De ANWB is klaar voor de toekomst

Eva-Marie: Sara heeft echt tot op het laatst de puntjes op de i gezet, ervoor gezorgd dat alles gestructureerd en vindbaar was. Ze hield ons bij de les en dat alles leidde tot de cultuurverandering die we beoogden.’ En dan voegt zij er lachend aan toe: ‘Francis en Sara hadden beiden de gewoonte een vergadering te beginnen met een speciale check-in met plaatjes waarbij de deelnemers, op een ontspannen manier, konden aangeven hoe ze zich voelden. Dit doen we nu nog steeds, het brengt lucht en verbinding in de groep.’
Ze besluit: ‘Francis heeft ons geholpen om anders naar de situatie te kijken en Sara hielp ons om de gewenste cultuurverandering ook echt in te voeren. Dankzij hen zijn we nu klaar voor de toekomst.’