Digitalisering van HR processen in het Erasmus MC

Snel een goed beeld van de situatie

Sandra van het Erasmus MC: Toen ik als manager op de HR afdeling begon hadden ze net een implementatietraject van HR Selfservice (AFAS) achter de rug, om de HR-processen te herzien en helemaal op orde te krijgen. Dit traject was snel verlopen, met een strakke deadline en veel haast. Sommige dingen liepen goed, maar er waren ook nog onduidelijkheden. Ik had in ieder geval veel vragen. Waarom waren bepaalde keuzes gemaakt? Hoe is het ingericht? Wat is hier de achtergrond van? In plaats van doorgaan op de ingeslagen weg, wilde ik eerst duidelijkheid. Daar heb ik veel tijd in gestoken.

Losse eindjes

SeederDeBoer ondersteunde ons met de digitalisering van HR processen. De betrokken consultant was open en gesprekken verliepen fijn. Mede door haar kreeg ik al snel een goed beeld van de situatie, waardoor ik er ook op kon gaan sturen. We betrokken daar samen ons functioneel beheerteam bij, zodat iedereen op dezelfde lijn zat, en ik nam een senior functioneel beheerder aan. Zo kwamen we tot een degelijk plan om de losse eindjes op te lossen, de basis op orde te krijgen en verbeteringen door te voeren.

En toen kwam corona en kwam alles stil te liggen. We gingen over op crisismanagement en dat beheerste onze dagen. Ik hield wel goed contact met SeederDeBoer. De betrokken collega kreeg het nog voor elkaar om een oplossing voor een inconsistentie met onze oude systeem in de besluitvorming te krijgen. Daar heeft ze echt voor gestreden. SeederDeBoer pakte problemen op en ging er mee aan de slag, op een hele open en fijne manier. Goede betrokkenheid van anderen, snelle reactietijd, het aanbrengen van structuur, zorgden voor rust en vertrouwen. Op die manier maak je elkaar beter.

In korte tijd hebben we veel bereikt

De betrokken consultant van SeederDeBoer: ''Ik was druk bezig met aanpassingen in het HR-systeem AFAS – binnen het Erasmus MC bekend als HR Selfservice - door de nieuwe wet Wnra en een aantal benodigde optimalisaties, toen zowel de HR-directeur als de manager personeels- en salarisadministratie vertrokken. Zij namen veel kennis over dit traject met zich mee. Toen Sandra begon als manager PSA, en een nieuwe directeur HR, ben ik dan ook direct met hen gaan praten over de voortgang en status van het project. Ik heb veel uitgelegd en ze meegenomen in de besluitvorming, om inzicht te geven in wat er was gebeurd.''

Na een periode waarin we echt de tijd hebben genomen om stil te staan, kwamen we al snel in de modus: hoe gaan we nu verder? Wat kunnen we verder verbeteren? Welke topics moeten nog behandeld worden en waar horen de vragen die nog steeds binnenkomen van medewerkers? We hebben een nieuw plan gemaakt. Belangrijk daarin was ook een nauwe samenwerking tussen het functioneel beheerteam en het PSA-team. Met elkaar bereik je tenslotte het meest. Net op het moment dat het plan met scenario’s af was, brak het coronavirus uit.

Gewoon doen

Ook op het moment dat het ziekenhuis volledig was overgeschakeld op crisismanagement, kon ik nog veel schakelen met Sandra. Zij is van het besluiten nemen: dat doet ze snel, maar altijd gebaseerd op de nodige input van anderen. Ze neemt de tijd om samen te kijken waar het naartoe moet gaan en wat daarvoor nodig is, luistert naar de meningen en tips van anderen en neemt dan een besluit. Ik heb van haar geleerd: informatie verzamelen en dan gewoon doen.

Inmiddels werkt alles beter; medewerkers begrijpen het systeem ook beter. We zijn stand-ups gaan organiseren, waarin we acties bespreken en eventueel aanpassen. Men is meer op de hoogte, de werkzaamheden zijn beter verdeeld. Er is focus. Mooi om te zien. Wat wij als SeederDeBoer hebben gebracht? Ik denk dat het goed was dat we even stil zijn gaan staan. En daarna zijn we in beweging gekomen en gebleven. Daar stonden ze voor open. In korte tijd is er veel bereikt.