Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden — Een complexe reis waarbij elke stap voorwaarts gevierd wordt

SeederDeBoer ondersteunt de Nederlandse Rechtspraak al bijna 10 jaar bij de digitalisering van haar primaire processen, met focus op de strafrechtspraak bij het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden. Een complex verandertraject in een traditionele wereld, waarbij maatschappelijke urgentie de grote stuwende factor is. En waarbij elke kleine stap telt.

Digitalisering juridische processen

De samenleving digitaliseert en de Nederlandse Rechtspraak, een organisatie die middenin de samenleving staat, ook. De digitalisering van rechtsdossiers maakt het logistieke en administratieve proces efficiënter maar tegelijkertijd wordt de digitale informatieverwerking door rechters nog wel eens als lastig ervaren. SeederDeBoer helpt het gerechtshof om deze transitie over de gehele keten door te voeren. Stapje voor stapje, want het is een complexe reis vol verandering. De winst zit in de kleine successen onderweg.

Nieuwe, digitale vaardigheden

Bij het digitaal werken in de strafrechtspraak is de grote uitdaging om alle betrokkenen bij iedere fase mee te nemen. Dit geldt voor alle interne betrokkenen en ketenpartners, waarbij de rechters een bijzondere plek innemen. Zij hebben te maken met een hoge werkdruk en tegelijkertijd dwingt de digitalisering hen tot een verandering van hun werkwijze. Digitale dossiers moeten worden ingevuld volgens een vaste structuur en voldoen aan kwaliteitseisen, waarbij complete en juiste informatie cruciaal is. Dat vereist nieuwe, digitale vaardigheden. Deze transitie vraagt in elke fase van de reis om praktisch maatwerk.

Consultant Pauline Moeijes tussen papieren dossiers bij de Nederlandse Rechtspraak

Onze werkwijze

Bij elke stap in de digitalisering van juridische processen doorloopt SeederDeBoer vier fases.

Het begint met het bepalen een gezamenlijke stip op de horizon en het creëren van vertrouwen. We werken altijd samen met een rechter of ander boegbeeld uit de praktijk die als intern en inhoudelijk baken een cruciale rol heeft. We maken een passend implementatieplan zonder zaken te veel in beton te gieten, juist omdat we de risico’s van de reis als geen ander kennen.

Omdat we de praktijk als vertrekpunt nemen, werken we bewust met een beknopt reisplan. We kennen de complexiteit van het juridische en IT-landschap en houden rekening met onverwachte tussenstops. Die vaak ook leiden tot nieuwe vertrekpunten. Des te belangrijker dat de reisrichting al voor vertrek voor iedereen helder is. Dat wil zeggen dat medewerkers weten waarom het gerechtshof de ambitie heeft tot digitaal werken, wat deze ambitie inhoudt en hoe deze wordt uitgevoerd. Voor vertrek maken we dan ook samen met betrokkenen een helder veranderverhaal en zorgen dat deze blijvend wordt uitgedragen.

We beginnen de reis altijd klein maar vol ambitie en starten met de grootst mogelijke kleine stap. Onderweg zien we de schoonheid van elke kleine verandering. We blijven onze aannames onderzoeken en leveren praktisch maatwerk. We organiseren betrokkenheid van degenen die de nieuwe werkwijze gaan uitvoeren. Zo zijn alle processen herontworpen in nauwe samenwerking met (een vertegenwoordiging van) de medewerkers. De eindbestemming houden we hierbij helder voor ogen. Vol vertrouwen blijven we elkaar vooruit stuwen.

De reis die we samen maken heeft een duidelijk doel maar vraagt blijvend om verandering en maatwerk. Wat voor de ene rechter, juridisch of administratief medewerker een kleine stap is, voelt voor de ander als een enorme sprong. Zo kan het moment waarop een collega behoefte heeft aan opleiding een andere zijn, en dat geldt ook voor de inhoud van de training. Zodra hij of zij met het digitaal dossier wil gaan werken, wordt precies dát aangeboden wat de collega nodig heeft om de taak uit te kunnen voeren. Dit maakt het een spannende reis die vraagt om lef én bescheidenheid. Alle overwinningen onderweg mogen gevierd worden!

Inzichten

Soms werken kleine stapjes het beste om het grotere einddoel te bereiken. Dit geldt zowel voor de technische implementatie van de digitalisering, het uniformeren en optimaliseren van processen, als voor het meekrijgen van alle betrokkenen tijdens de reis. Maatschappelijke urgentie is hierbij een belangrijkere trigger dan het expliciet benoemen van voordelen als efficiënte en gemak, want de praktijk is weerbarstig.

De kunst is om tijdens de reis steeds aandacht te blijven houden voor individuele emoties en perspectieven, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen. Samen kun je zoveel meer dan je denkt. Door stap voor stap voelbaar vooruitgang te boeken, verleiden we steeds meer rechters, juridisch en administratief medewerkers van de noodzaak én mogelijkheid om te veranderen. Waar rechters en juridisch medewerkers voorheen naast een digitaal dossier een papieren proces volgden, wordt inmiddels 90 procent van de strafzaken louter digitaal behandeld. Een resultaat om trots op te zijn!