Datagedreven werken bij Veiligheidsregio Fryslân: een stap naar de toekomst
Veiligheidsregio Fryslân (VRF) wilde meer met data gaan werken. Daarom vroegen ze om een duidelijke visie, strategie en een werkplan. SeederDeBoer, met partner Lotte Hart en consultant Niall Wall, kreeg deze opdracht in januari 2024. Lotte vertelt enthousiast: ‘Wat deze opdracht zo leuk maakte, was dat we niet alleen met data werkten, maar ook met de gedragsverandering binnen de organisatie. Veel organisaties verzamelen gewoon veel data en hopen dat er iets verandert, maar zo werkt het niet. VRF begreep dat en wilde echt verandering doorvoeren.’
Wat is datagedreven werken?
Datagedreven werken betekent dat beslissingen worden genomen op basis van data. Lotte legt uit: ‘Je kunt beslissen op basis van wat de meeste mensen vinden, dat noemen we socialisatie. Of je volgt een leider met een sterke visie. Maar de slimste manier is vaak om beslissingen te nemen op basis van cijfers en feiten. Data helpt ons om objectiever te zijn en betere keuzes te maken. Soms voelt dat ongemakkelijk, omdat data iets anders laat zien dan je onderbuikgevoel zegt. Toch is het belangrijk om op data te vertrouwen.’
Dit geldt zeker binnen een organisatie als VRF, waar beslissingen invloed hebben op de veiligheid en gezondheid van de bevolking. Een goed voorbeeld hiervan is het bepalen van de beste locaties voor brandweerkazernes. Op basis van data kan inzichtelijk worden gemaakt waar de meeste incidenten plaatsvinden en hoe lang het duurt om ter plaatse te zijn. Hierdoor kunnen middelen effectiever worden ingezet en kan sneller worden gereageerd op noodsituaties.
Lotte benadrukt het belang van kritisch denken: ‘Niet alle informatie is in data te vatten. Het is belangrijk om secuur te werken en altijd te checken of je de juiste gegevens hebt. We denken vaak dat cijfers kloppen, maar dat is niet altijd zo.’
Een veelvoorkomende valkuil is bijvoorbeeld het blindelings vertrouwen op algoritmes. Lotte: ‘Je moet altijd nadenken over hoe data wordt verzameld en geanalyseerd. Misschien ontbreken er belangrijke factoren, of worden gegevens verkeerd geïnterpreteerd.’
De uitdaging bij Veiligheidsregio Fryslân
VRF werkt voor heel Friesland en bestaat uit verschillende organisatieonderdelen: brandweer, crisisbeheersing, GGD en bedrijfsvoering. Dat zorgt voor verschillende werkculturen. Gerard Gildemacher, beleidsmedewerker Informatievoorziening bij VRF, was aanspreekpunt voor het project. Hij vertelt: ‘Onze organisatie verwerkt veel informatie en geeft adviezen. De GGD richt zich op gezondheid, terwijl de brandweer zich vooral bezighoudt met veiligheid. Dat maakt onze taken heel divers.’
Paulien Terpstra-Versluis, coördinator Informatiemanagement, geeft voorbeelden: ‘We zijn van oorsprong een actiegerichte organisatie. Denk aan het vaccineren van kinderen of het uitrukken bij brand. Maar om brandweeracties te kunnen ondersteunen, moeten we weten hoe lang het duurt om ter plaatse te zijn en wat het effect van de inzet is. Daarvoor hebben we data nodig.
Gerard voegt toe: Een paar jaar geleden kregen we steeds meer het besef dat we meer moesten doen met onze data. Na een aanbesteding kozen we voor SeederDeBoer. Hun aanpak paste goed bij ons.’
Samenwerken met verschillende organisatieonderdelen
Elke organisatieonderdeel heeft zijn eigen aandachtspunten. De GGD focust op het verkrijgen van data ten behoeve van preventieve maatregelen, terwijl de brandweer zich richt op proactieve inzetbaarheid. Niall: ‘Het was belangrijk om deze doelen samen te brengen. Voor goede voorspellingen en preventie hebben ze elkaars data nodig. Gelukkig bleken de organisatieonderdelen al dicht bij elkaar te liggen, wat samenwerken makkelijker maakte.’
Sommige databronnen gebruikt worden door de verschillende organisatieonderdelen. Denk aan de pluimveehouderijen.
Workshops en samenwerking
Het doel van het project was een visiedocument dat VRF de komende jaren kon gebruiken. Gerard zegt: ‘We wilden weten: waar staan we, waar willen we heen en hoe komen we daar?’ Niall vult aan: ‘Datagedreven werken moest binnen alle afdelingen worden toegepast. VRF had al een goed datateam, maar het moest begrijpelijk en bruikbaar worden voor iedereen.’
Daarom organiseerden Lotte en Niall workshops met verschillende afdelingen. Tijdens deze sessies werd het visiedocument gevormd. Gerard vertelt: ‘In de eerste sessie betrokken we de experts van verschillende afdelingen. In de tweede sessie was de groep groter, zodat we meer (uitvoerende) medewerkers aan tafel hadden tijdens het overleg.
Paulien vond de workshops waardevol: ‘In groepjes werd gesproken over de werkzaamheden die iedereen uitvoert en wat data daarin voor aandeel heeft en kan hebben. Het inzicht in elkaars werkzaamheden zorgde voor begrip en bewustwording.’
Voor de workshops werd een projectgroep samengesteld met mensen van de GGD, brandweer en crisisbeheersing. Niall vertelt: ‘De eerste workshop had 20 deelnemers, de tweede keer waren het er 40, en de laatste sessie weer 20. Dit waren experts, managers en zelfs mensen in brandweerpakken. Het was fantastisch om de nuchterheid en actiegerichtheid van deze mensen te zien. En ook om te ervaren hoe de verschillende culturen binnen VRF tijdens de sessie samenkwamen.’
Eerst was er een interne review van het advies, daarna een publieke review. Iedereen mocht feedback geven en dat werd ook volop gedaan. Dit zorgde ervoor dat de visie breed werd gedragen en dat medewerkers zich betrokken voelden bij de veranderingen.
Conclusie
Dankzij dit project heeft VRF nu een sterke basis voor datagedreven werken. De bewustwording ten aanzien van datagedreven werken is vergroot waardoor ook de samenwerking tussen afdelingen is verbeterd en data veel beter wordt benut.
Het succes van dit project laat zien hoe belangrijk het is om niet alleen technologie en data centraal te stellen, maar ook de mensen die ermee werken. Door bewustwording te creëren, afdelingen met elkaar te verbinden en een duidelijke strategie te ontwikkelen, kan een organisatie echt veranderen. VRF heeft met dit project een belangrijke stap gezet richting een toekomst waarin data een cruciale rol speelt bij het nemen van beslissingen.
Veiligheidsregio’s Nederland
Nederland is verdeeld in 25 veiligheidsregio’s die zich inzetten voor de veiligheid van de inwoners en bezoekers van dat gebied. De belangrijkste taken van de veiligheidsregio’s zijn:
- Branden bestrijden en voorkomen. Daarnaast wordt de brandweer onder meer ook ingezet bij het redden van mensen of ongelukken met gevaarlijke stoffen.
- · Voorbereiding op rampen en crises. Dit gebeurt preventief door bijvoorbeeld mee te denken over de aanleg van vluchtroutes in woonwijken en afspraken te maken over bestrijding van incidenten. Hulpverleners staan 24/7 klaar om in actie te komen.
- · Coördinatie, beheersing en bestrijding van rampen en crises. Als er iets aan de hand is in de betreffende veiligheidsregio, dan trekken brandweer, geneeskundige hulpverlening (GHOR), politie en gemeenten samen op. Deze partijen hebben allemaal hun eigen taken en verantwoordelijkheden bij een crisis of ramp.
Het bestuur van een veiligheidsregio bestaat uit alle burgemeesters uit die veiligheidsregio waarbij één van hen wordt benoemd tot voorzitter. Meestal de burgemeester uit de grootste gemeente.
12 van de 25 veiligheidsregio’s grenzen aan een ander land en deze regio’s moeten hun crisisplan afstemmen op dat betreffende buurland. Ze werken dus samen met partners over de grens. Soms betekent dat dat de brandweer uit Nederland een brand blust in een ander land en andersom.
Deze collega's kunnen je meer vertellen
Verder lezen
