Bijdragen aan de digitale transformatie van een woningcorporatie — Maurits & Anouk

Eerst even kort voorstellen

Maurits:“Sinds februari 2022 ben ik werkzaam bij SeederDeBoer. Na eerder bij een ander adviesbureau te hebben gewerkt heb ik de overstap gemaakt en gekozen voor het Consultancy Traineeship van SeederDeBoer. Ik heb een interdisciplinaire bachelor en een master in verandermanagement. Per 1 april 2022 ben ik gestart als PMO (programma management ondersteuner) bij een woningcorporatie.”

Anouk: “Ik ben in mei 2022 gestart als Junior Consultant bij SeederDeBoer. In korte tijd veel zien, was de verandering waar ik als net afgestudeerde en breed geïnteresseerde gezondheidswetenschapper aan toe was. Nadat ik mezelf de eerste twee maanden wegwijs heb gemaakt binnen de organisatie, ben ik op 1 juli 2022 ook gestart als PMO bij dezelfde woningbouwcoöperatie.”

Onze eerste opdracht

Anouk: “We werken bij een woningcorporatie die zich bezighoudt met het bouwen en beheren van (sociale) huurwoningen voor mensen met een bescheiden of middeninkomen. In 2019 is een grootschalige digitale transformatie gestart zodat de huurders en partners (zoals bijvoorbeeld aannemers) nog beter geholpen kunnen worden en de manier van werken voor de medewerkers makkelijker, sneller en prettiger wordt. Ook de verduurzaming van woningen komt hiermee in een stroomversnelling. Een prominent onderdeel van deze transformatie is de implementatie van nieuwe softwarepakketten. Deze implementatie is het programma waar wij als PMO’ers bij betrokken zijn.”

Maurits: “Binnen het programma werken wij nauw samen in een team van ongeveer 30 collega’s, vijf hiervan komen ook vanuit SeederDeBoer. Wij houden ons onder andere bezig met het scherp houden van de verschillende projectteams, het zorgdragen van goede actie- en besluitlijsten, het opstellen van voortgangsrapportages voor de directie van de klant, het inzichtelijk maken van bedrijfsprocessen en ondersteunen bij het maken van een implementatie- en testplan. Ook helpen wij bij het organiseren en uitwerken van werksessies met verschillende stakeholders van de klant.”

Anouk: “Het is erg leuk om binnen een groot programmateam te werken, waarvan een flink aantal mensen ook mijn directe collega’s vanuit SeederDeBoer zijn. Het geeft me veel energie om nauw met mensen samen te werken en het geeft me veel mogelijkheden om te sparren en gedachten uit te wisselen. Omdat iedereen een andere achtergrond heeft en anders over zaken denkt brengt het veel nieuwe inzichten met zich mee. Daarnaast vind ik het ook heel leuk dat ik binnen deze opdracht de mogelijkheid krijg om binnen de verschillende sub-projecten diverse taken en rollen uit te voeren. Op deze manier vergaar ik in een korte tijd veel nieuwe kennis, blijf ik mezelf ontwikkelen en leer ik meer over mijn eigen ambities.”

Anouk: Maurits, wat vind je uitdagend binnen je huidige opdracht?

Maurits: “Ik vind het soms lastig om in een technisch programma mee te draaien terwijl ik geen tot weinig technische kennis heb, ik ben in de kern geen IT’er. Dit geeft soms het gevoel dat ik niet goed genoeg mee kan doen in een gesprek, omdat ik inhoudelijk onderdoe aan anderen. Tijdens je studie werd je expert op een bepaald gebied, en dat mist hier een beetje. Je loopt hierbij het risico dat je langs elkaar heen aan het praten bent en elkaar misschien minder goed begrijpt. Dat leidt soms tot frustratie. Als change management consultant zie ik het wel als een mooie uitdaging om mezelf het juiste detailniveau van inhoud eigen te maken, zonder te verzanden in de details. Dit blijft schipperen, maar doordat we met een aantal SeederDeBoer collega’s in het programmateam zitten kan ik altijd om hulp vragen bij anderen.“

Anouk: Wellicht in het verlengde van de vorige vraag, maar wat was dan het grootste obstakel dat je hebt overwonnen?

Maurits: “Leren communiceren met verschillende type mensen. Ik ben gaan beseffen dat niet iedereen werkt op dezelfde manier als ik, dus dat ik daar op een andere manier mee om moet gaan. Sommige situaties vergen een ander detailniveau of een ander tempo. Voor mij ligt de grootste uitdaging dan ook in het herkennen van communicatiepatronen bij mezelf en andere personen, en probeer ik hier mijn eigen communicatiestijl op aan te passen.“

Maurits: Anouk, wat heb je geleerd van deze opdracht die je meeneemt naar je volgende?

Anouk: “Aan het begin van mijn opdracht was ik wat sceptisch over de opdracht en de inhoud ervan. Dit omdat de inhoud van de opdracht niet direct aansloot bij mijn zorgachtergrond en interesses. Desalniettemin heeft deze opdracht me geleerd om altijd een open blik te hebben bij het starten van een nieuwe opdracht en niet meteen conclusies te trekken. Juist de opdrachten waar je het van tevoren niet van verwacht kunnen heel waardevol zijn. Elke opdracht heeft zo zijn charme, soms moet je hier alleen op een onderzoekende manier achter zien te komen. Kom je er uiteindelijk achter dat de opdracht toch niet helemaal bij je past, dan is dat ook een antwoord. Verder denk ik ook dat het belangrijk is om jezelf de tijd te gunnen om te landen in een organisatie. Je leert niet alle ins en outs in een week, dus wees geduldig en durf vragen te stellen.”

Anouk: Maurits, welke tip zou je aan jezelf geven als je nu opnieuw aan de opdracht zou starten?

Maurits: “Als ik de opdracht opnieuw zou starten dan zou ik mezelf als tip geven om vanaf het eerste moment voor jezelf duidelijk te hebben wat er binnen mijn takenpakket valt, zodat hier tijdens de opdracht geen verwarring over kan ontstaan. Ik wist aan het begin niet precies wat een PMO doet, dus hier was nog veel onduidelijkheid over. Waar collega’s bepaalde zaken als mijn taak zagen, zag ik dat niet als zodanig. Om deze misverstanden te voorkomen is het van belang om dit van tevoren goed met elkaar af te stemmen. Natuurlijk kunnen er tijdens het project nieuwe verantwoordelijkheden bijkomen, maar dit moet dan wel in goed overleg afgestemd worden. Hier ligt een verantwoordelijkheid voor mezelf, maar ook voor mijn opdrachtverantwoordelijke.”

Maurits: Anouk, wat waren je verwachtingen toen je kwam werken bij SeederDeBoer? En komen die overeen met de werkelijkheid?

Anouk: “Eerlijk gezegd startte ik met een open blik aan mijn eerste ‘echte’ baan. Ik was vooral erg benieuwd naar wat het consultancy vak precies inhoudt, en wat SeederDeBoer in deze zoektocht voor mij kan betekenen. Wel had ik de verwachting en hoop dat SeederDeBoer een klein, hecht bedrijf zou zijn waar ik me snel thuis zou voelen. Terugkijkend op mijn eerste maanden bij SeederDeBoer kan ik met volle overtuiging zeggen dat mijn zoektocht naar wat consultancy precies inhoudt een stuk concreter is geworden. Dit komt onder anderen door de verschillende trainingen die ik heb mogen volgen en gesprekken met collega's die ik heb gevoerd. Ik zet deze zoektocht dan ook met veel plezier voort. Wat betreft SeederDeBoer als bedrijf: ik merk dat ik helemaal op mijn plek zit en geniet iedere dag van alles en iedereen om me heen.”

Anouk: Maurits, hoe zien jouw komende maanden eruit?

Maurits: “We zitten momenteel in de eindfase van het programma, de zogenaamde nazorgperiode. Onderdeel van deze periode is het wegwerken van ‘kinderziektes’ van het systeem. Verder moeten er ook een aantal eindrapporten geschreven worden, hierin kan ik een centrale rol spelen. Reflecteren op zo’n groot programma geeft enorm veel energie en nieuwe inzichten! Na het afronden van deze opdracht zou ik graag een volgende opdracht als business analist in de financiële sector krijgen. En voor jou, Anouk?”

Anouk: “Mijn taken zien er ongeveer hetzelfde uit. Naast het zorgvuldig bijhouden van deze kinderziektes en het schrijven van eindrapporten, zal ik mij ook bezighouden met het inbeheername proces. Wanneer het programmateam opgeheven wordt zullen de nieuwe softwarepakketten in beheer moeten worden genomen door de ICT medewerkers van de organisatie. Hier kan ik als PMO bij ondersteunen. Als ik denk aan een vervolgopdracht, dan zou ik met mijn achtergrond in en passie voor zorgsector graag een opdracht in deze sector willen doen.”