Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe – de kracht van een frisse blik van buiten

Onze werkwijze

Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe en SeederDeBoer werkten samen in vier concrete fases om de financiële processen op één lijn te krijgen.

Tijdens het veranderprogramma 'Samen werken aan samenwerken' hebben we met een frisse blik de mogelijkheden voor optimalisatie van de financiële processen binnen BWB inzichtelijk gemaakt. Onze observaties, gesprekken en interviews brachten een duidelijke noodzaak aan het licht om hiermee aan de slag te gaan. Als externe consultants hebben we deze inzichten gedeeld om bewustwording te creëren over het belang van deze verandering. Dit werd door BWB erkend, omdat het ontzorgen van de partnergemeenten op het vlak van financiën cruciaal is voor het succes van de organisatie. Hierdoor konden we snel stappen zetten en een solide basis leggen voor verdere ontwikkelingen.

Ons startpunt was het opstellen van een financieel ontwikkelplan waarin we verschillende doelen formuleerden en vertaalden naar vijf deeltrajecten. Dit plan werd gepresenteerd aan de directie en afgestemd met de gemeentesecretarissen van de drie gemeenten. Na goedkeuring konden we direct beginnen met de uitvoering. Samen met interne projectleden, zorgvuldig geselecteerd op basis van hun expertise, hebben we elk deeltraject aangepakt. Deze medewerkers fungeerden niet alleen als trekkers van de projecten, maar ook als ambassadeurs van de noodzakelijke veranderingen. Daarbij hebben we veel aandacht besteed aan veranderbereidheid om de doelstellingen daadwerkelijk te realiseren.

Tijdens de implementatie hebben we de financiële processen stap voor stap verbeterd. Dit vergrootte het vertrouwen in het proces en de bereidheid tot verandering. Voor een succesvolle uitvoering hebben we samengewerkt met verschillende partijen, zowel op operationeel als strategisch niveau.

Om de veranderingen succesvol te implementeren, was het essentieel om de medewerkers in de operatie mee te nemen. Budgetbeheerders, budgethouders, medewerkers van de crediteuren- en debiteurenadministratie en applicatiebeheerders kregen ondersteuning in het aanpassen van hun werkwijze. Deze groep had aanvankelijk weinig veranderbereidheid, wat niet verrassend was gezien hun jarenlange ervaring met vaste werkwijzen in hun eigen gemeenten. Door aanwezig te zijn, samen processen door te lopen en gedetailleerd uitleg te geven, konden we hen langzaam meenemen in de nieuwe manier van werken.

Voorbeelden van verbeteringen zijn het automatiseren van processtappen met een factuurherkenningssysteem en het digitaliseren van het facturatieproces. Deze aanpassingen resulteerden in kortere doorlooptijden en een professioneler, voorspelbaarder proces. De zichtbare voordelen en positieve feedback binnen en buiten de organisatie zorgden ervoor dat de bereidheid om te veranderen groeide.

Naast de operationele veranderingen was het cruciaal om financieel adviseurs en concern controllers vanaf het begin te betrekken bij de professionalisering. Voor hen was de urgentie duidelijk; de bevindingen uit het ontwikkelplan sloten aan op eerdere auditresultaten en aanbevelingen. We werkten in strategische bijeenkomsten samen aan verbeteringen, zoals het optimaliseren van financiële autorisaties voor rechtmatigheid, het verstrekken van juiste stuurinformatie via dashboards en het harmoniseren van factuurvoorwaarden tussen de partnergemeenten. Door deze strategische inzichten te combineren met operationele ervaringen, hebben we gezamenlijk grote vooruitgang geboekt.

De samenwerking heeft niet alleen geleid tot een betere uitvoering van de financiële processen, maar ook tot een hernieuwd enthousiasme binnen de organisatie. Het was inspirerend om te zien hoe medewerkers vanuit verschillende disciplines samenwerkten om de verbeteringen te realiseren.

Het verandertraject heeft geleid tot een toekomstbestendige en rechtmatige uitvoering van de primaire financiële processen. De dienstverlening en informatievoorziening richting de gemeenten zijn sterk verbeterd, waardoor zij beter ontzorgd kunnen worden. Ondanks interne weerstand onderweg, kijken we terug op een succesvol project dat niet alleen veranderingen heeft doorgevoerd, maar ook een solide basis heeft gelegd voor verdere professionalisering.

Als strategisch strategischadviseur hebben we niet alleen de implementatie en uitwerking van het ontwikkelplan verankerd, maar ook een vervolgadvies uitgebracht voor de herinrichting van de financiële afdelingen. Deze opdracht heeft niet alleen de organisatie vooruitgeholpen, maar ook waardevolle inzichten opgeleverd voor toekomstige verandertrajecten.