Digitalisering strafdossiers bij de Rechtspraak

Digitalisering strafdossiers leidt tot hogere kwaliteit en efficiency

Strafrechters besteden een groot deel van hun tijd aan het bestuderen van dossiers. Zeker in grotere zaken waren dat flinke hoeveelheden papier. Maar nu kunnen zij alle strafdossiers op hun pc of iPad bekijken, op kantoor of thuis. Aan de hand van een zoekfunctie kunnen zij gemakkelijk informatie terugvinden. Bovendien kunnen zij dossiers eenvoudig uitwisselen en in de zittingszaal kunnen films en ander digitaal materiaal getoond worden. De beveiliging is makkelijker en in de dossiervorming is meer overzicht. Kortom: digitalisering leidt tot een hogere kwaliteit en efficiency en past in het tijdsbeeld. Het biedt bovendien allerlei mogelijkheden tot verdergaande transparantie, een belangrijk speerpunt voor de Rechtspraak. Toch had deze ‘digitale revolutie’ flink wat voeten in de aarde.

Willem Hangelbroek is vice-president bij de rechtbank in Almelo. Al 38 jaar is hij in de rechtspraak actief. Van 2001 tot 2009 was hij president van de rechtbank in Leeuwarden. Door de overstap naar Almelo kon hij zich weer meer bezighouden met de civiele rechtspraak, het vak waaraan hij zo verknocht is. Bovendien ontstond er zo ruimte om zich wat meer toe te leggen op IT-projecten binnen de Rechtspraak. Willem Hangelbroek werd in 2009 gevraagd als voorzitter van de stuurgroep ‘Digitale Strafdossiers’. Een taak die hij met plezier op zich nam.

De overgang naar digitale strafdossiers betekende een grote uitdaging

“Het bouwen van een goed werkende en praktisch bruikbare applicatie is een veeleisend ambacht, net als het maken van een rechterlijk vonnis in een moeilijke zaak. Vele onderdelen moeten in een logisch verband samengebracht worden en nauwkeurig tot een nieuw geheel gesmeed worden. Het vergt veel deskundigheid en specifieke competenties om dat tot een goed einde te brengen. De overgang naar digitale strafdossiers betekende een grote uitdaging. Er was intern de nodige weerstand en dat is begrijpelijk, want de dossiers vormen het hart van onze organisatie. Er hadden ook al pilots plaatsgevonden die hadden aangetoond dat digitaal werken aanzienlijke obstakels met zich meebracht. Toch was ik er vanaf het begin van overtuigd dat digitalisering de enige juiste keuze was, mede door een advies over digitaal werken dat Guido Kilsdonk van SeederDeBoer eerder voor ons had opgesteld. Dit getuigde van veel strategisch inzicht en was zowel bestuurlijk als in de uitvoering zeer kansrijk. In de stuurgroep heb ik een aantal mensen om mij heen verzameld met visie en realiteitszin. Guido was daar een van. Zijn plan vormde de basis voor ons werk.”

SeederDeBoer bracht ideeën en ervaringen samen en liet geanimeerde illustraties ontwikkelen. Dat bleek een cruciale stap in het proces te zijn. SeederDeBoer liet dit concept zien aan rechters, griffiers en administratiemedewerkers, wat hen direct een goed beeld gaf van de ideeën. De reacties waren overwegend enthousiast. Rechters vonden het handig dat zij in één oogopslag konden zien welke zittingen ze op een bepaalde dag hadden en welke dossiers daarbij hoorden. Deze konden ze met een muisklik openen en gemakkelijk doorzoeken en delen. Griffiers en medewerkers waren blij dat het in de toekomst niet meer nodig zou zijn om ellenlange teksten over te typen en heen en weer te sjouwen met grote hoeveelheden papier. Er kwamen ook procesmatige aandachtspunten op tafel die weer werden meegenomen. Vanaf de prille start tot het einde was het een project van en voor de Rechtspraak, er was een continue dialoog tussen juristen en IT’ers. Dat leidde tot een systeem waar mee mensen graag willen werken, omdat het ze werkelijk helpt.

Een voorbeeldig IT project

Inmiddels loopt het implementatietraject. Willem Hangelbroek kijkt met een goed gevoel terug op de samenwerking met SeederDeBoer. “De mensen van SeederDeBoer hebben het vermogen en de bereidheid om een organisatie te doorgronden. Vanuit dat inzicht konden zij een concrete en praktisch bruikbare oplossing maken om een tot dan toe abstract geformuleerd doel te bereiken. Namelijk: een digitaal dossier voor de strafrechtspraak. En er was direct een bepaalde chemie met SeederDeBoer. Zij kwamen steeds hun beloftes na, waardoor er een groot vertrouwen ontstond. Wij hebben met z’n allen prachtige resultaten geboekt. Dit is een goed voorbeeld van wat een IT project zou moeten zijn: geen doel op zich, maar een middel om de organisatie verder te brengen.”