Governance die op papier eenvoudiger is, maakt besturing en samenwerking niet vanzelf minder complex
Organisaties opereren in een omgeving waarin steeds meer partijen invloed hebben op dezelfde opgave. Naarmate organisaties meer samenwerken, groeit de behoefte om verschillende belangen, verantwoordelijkheden en perspectieven met elkaar te verbinden. Dat maakt besluitvorming inhoudelijk complexer en bestuurlijk uitdagender. Partijen kijken vanuit verschillende rollen naar dezelfde vraagstukken. Het is niet altijd helder wie waarover besluit. En zorgvuldig afgestemde oplossingen kunnen als top-down worden ervaren.
De eerste reflex die we dan zien is: “Het moet eenvoudiger”. Wat zichtbaar veel is, lijkt immers vaak de oorzaak van complexiteit. Maar achter die wens kunnen verschillende problemen schuilgaan. De vraag is daarom niet alleen wat minder kan, maar eerst: waar ontstaat de ervaren complexiteit werkelijk?
Heldere governance begint met een scherpe diagnose
Om die vraag te beantwoorden, is eerst een scherpe diagnose nodig. De symptomen van niet-werkende governance zijn vaak goed merkbaar. De onderliggende oorzaken zijn moeilijker te herleiden. Het vraagstuk zit zelden uitsluitend in structuren en verantwoordelijkheden. Een heldere rol op papier werkt alleen als mensen die rol in de praktijk innemen, het mandaat van anderen respecteren en zich bewust zijn van de verschillende petten die zij dragen. Daar gaat het over cultuur en gedrag. Over het lef om kritisch naar jezelf te kijken en te erkennen dat je onderdeel bent van een systeem dat verbetering nodig heeft. Daarom is het belangrijk om integraal te kijken naar zowel de formele governance als de veranderkundige kant van samenwerking, cultuur en gedrag, zoals we die samenbrengen in ons Governance Model.
Een scherpe diagnose voorkomt dat een zichtbare oplossing wordt toegepast op het verkeerde probleem.
Minder overleg helpt niet wanneer besluiten via informele routes opnieuw worden geopend. Een nieuwe structuur helpt niet wanneer de feitelijke invloed elders ligt. En uitgebreidere procedures helpen niet als onduidelijk is vanuit welke rol mensen spreken. De diagnose moet daarom zichtbaar maken welke complexiteit onnodig is ontstaan en welke complexiteit een noodzakelijke functie vervult.
Complexiteit hoort soms bij de opgave
Een belangrijk onderscheid, omdat een deel van de complexiteit ontstaat doordat organisaties met legitieme belangen en verantwoordelijkheden te maken hebben. Bestuur, toezicht, aandeelhouders, medezeggenschap en samenwerkingspartners hebben vaak ieder een eigen functie. Zij brengen kennis in, vertegenwoordigen belangen of dragen financieel en maatschappelijk risico. Juist in de zorg, de financiële sector en het (semi-)publieke domein kunnen die belangen niet zomaar worden samengevoegd of weggestreept.
Complexiteit in governance wordt problematisch wanneer niet duidelijk is wat betrokkenheid toevoegt of hoe zij is ingericht. Frictie ontstaat wanneer rollen overlappen, mandaten onduidelijk zijn, belangen te laat op tafel komen of hetzelfde besluit op meerdere plekken opnieuw wordt besproken. Dan ligt het probleem niet alleen in het aantal partijen of de hoeveelheid afstemming, maar in de manier waarop de samenhang is georganiseerd. Dat verschil wordt zichtbaar wanneer je kijkt naar hoe governance in de praktijk werkt.
Eenvoud op papier doet de praktijk niet altijd recht
Zo vroeg een opdrachtgever ons om de governance van de topstructuur eenvoudiger, duidelijker en toekomstbestendiger in te richten. Strategische keuzes vergden veel afstemming tussen partijen met landelijke en regionale belangen en onderwerpen kwamen bij verschillende partijen terug. Tegelijkertijd was hun betrokkenheid nodig voor regionale legitimiteit, financiering, inhoudelijke koers en uitvoering.
Besluitvormende stappen verminderen, overlegmomenten bundelen of mandaat centraliseren zou de inrichting op papier overzichtelijker maken. Daarmee dreigden echter ook noodzakelijke kennis, zeggenschap of draagvlak verloren te gaan. Eerst moest duidelijk worden welke functie iedere betrokkenheid vervulde en waar het onbegrip of de vertraging werkelijk ontstond.
Door de verdeling van mandaten, de functie van betrokkenheid en de samenhang tussen structuur, gedrag en samenwerking te onderzoeken, werd zichtbaar dat een groot deel van de complexiteit een belangrijke functie vervulde. De frictie zat vooral in verwachtingen over rollen, mandaten en samenwerking. Daardoor verschoof het gesprek van “wat moet weg?” naar “waar schuurt het precies en wat is daar nodig?”. Het antwoord daarop hoeft niet altijd minder governance te zijn.
Soms moet je toevoegen om bestuurlijke drukte te verminderen
Wanneer de diagnose laat zien waar het precies schuurt, kan juist een extra moment om begrip en helderheid te creëren de totale bestuurlijke drukte terugbrengen. Een vast besluitvormingsritme, explicieter mandaat, voorbereidend gesprek of helder onderscheid tussen beeldvorming, advisering en besluitvorming kan herhaling voorkomen. Door stakeholders binnen duidelijke kaders tijdig ruimte te geven om gezamenlijk belangen en inhoud te verdiepen, hoeft die afweging niet tijdens of na formele besluitvorming opnieuw te worden besproken. Eén gericht moment aan de voorkant kan het draagvlak creëren dat nodig is voor de uitvoering.
Dat is geen pleidooi voor méér governance. Ieder onderdeel moet een aantoonbare functie hebben. Dubbele overleggen, onnodige goedkeuringsstappen en verantwoordelijkheden zonder toegevoegde waarde verdienen geen bescherming. Soms is schrappen precies wat nodig is; maar de uitkomst mag niet vooraf vaststaan. Dat werkt vaak averechts. Een goede diagnose bepaalt of je moet schrappen, verduidelijken of toevoegen. De maatstaf is niet hoeveel onderdelen de governance telt, maar of rollen, afwegingen en besluiten logisch en helder op elkaar aansluiten.
Vereenvoudigen is complexiteit hanteerbaar organiseren
Vereenvoudigen betekent dus niet dat je complexe samenwerking reduceert tot iets simpels. Het betekent dat je complexiteit erkent en begrijpelijk, voorspelbaar en bestuurbaar organiseert. Betrokkenen weten waarom zij aan tafel zitten, waar invloed begint en eindigt, wanneer belangen worden gewogen en wie uiteindelijk besluit. Tegelijkertijd is het mogelijk om verschillen en belangen open te bespreken. Dat maakt de opgave niet eenvoudiger, maar de samenwerking wel beter hanteerbaar. Zo ontstaat meer snelheid, rust, vertrouwen en ruimte om binnen duidelijke kaders verantwoordelijkheid te nemen.
Herken je de behoefte om te vereenvoudigen, maar blijft het onduidelijk wat er precies minder, duidelijker of anders kan? Wij denken graag met je mee over waar de ervaren complexiteit ontstaat en wat nodig is om die hanteerbaar te maken.
