Actueel

image

Zelforganisatie in de zorg: achterhaald of nog steeds essentieel?

Zelforganisatie is nog steeds een hot item dat zowel wordt toegejuicht als bekritiseerd. Aan de ene kant wordt de overgang naar zelforganiserend werken geassocieerd met (verkapte) bezuinigingen. Aan de andere kant wordt het bestempeld als een middel om (opnieuw) aansluiting te vinden bij de cliënt, medewerkers te laten ontplooien en de werktevredenheid en daarmee motivatie binnen een organisatie te verhogen. Het wordt gezien als kans om het lerend vermogen van medewerkers te vergroten en sneller te anticiperen op externe ontwikkelingen en veranderende wensen van de cliënt. Oftewel, de wendbaarheid en effectiviteit van een organisatie naar een hoger niveau te tillen. Wat ons betreft is de vraag niet  ‘of’, maar vooral  ‘waarvoor’ en ‘hoe’ zelforganisatie in de praktijk kan worden gebracht. In dit artikel geven wij onze kijk op zelforganisatie en delen wij onze lessons learned.

Neem de tijd

Van de een op andere dag een zelforganiserende organisatie zijn is een illusie, dit kost tijd. Neem deze tijd. Zowel tijdens de voorbereidingen en het uitdenken van het organisatieontwerp als bij de implementatie. Kijk gezamenlijk naar wat er nodig is in de organisatie. Met andere woorden: bepaal hoe het werk nu is georganiseerd en waar je naartoe wilt. Belangrijk om te realiseren is dat zelforganisatie een vorm is om organisatiedoelstellingen te behalen. Het is absoluut geen doel op zichzelf.


“Alleen als ook het management zichzelf anders organiseert, wordt de cliënt beter van zelforganisatie.” 


Kom uit de ivoren toren

Zelforganiserende teams die verantwoordelijkheden nemen en de vrijheid krijgen hun professie uit te voeren klinkt voor de hand liggend. De praktijk blijkt ingewikkelder te zijn. Medewerkers zijn er (nog) niet klaar voor of onvoldoende gemotiveerd om zich te committeren aan de nieuwe visie en strategie. Een ‘top-down’ ontwerp is dikwijls de oorzaak, terwijl de input vanuit diverse organisatielagen juist essentieel is voor het creëren van draagvlak. Vaak is kennis en ervaring aanwezig, maar ontbreekt het aan sturing en begeleiding van bovenaf. Kom dus uit die ivoren toren! Ga met elkaar in gesprek, deel de visie en ambitie en werk aan een sterke verbinding tussen de diverse lagen in de organisatie. Pas dan zien medewerkers wat zelforganiserend werken voor hen en hun cliënten kan betekenen.

Caroline Broekhuizen


“Leer zorgverleners de zorg te organiseren. Werk vanuit vertrouwen op basis van gelijkwaardigheid, creëer eigenaarschap en geef maximale speelruimte.” 

Creëer het perfecte team 

Niet geheel onbelangrijk is het niveau van de medewerkers en in welke mate zij in staat zijn zelforganiserend te werken. In hoeverre zijn teams er al klaar voor? En vooral, wat hebben zij nodig om de verandering te kunnen doorvoeren? Bij voorkeur vindt al vroeg in het proces een nulmeting plaats dat antwoord geeft op de vorige vragen. Op die manier kunnen bewuste stappen voor de ontwikkeling van de teams, met daarbij passende ondersteuning, gezet worden. Daarnaast is het belangrijk dat ondersteunende diensten zoals Finance en HR werkelijk dienstverlenend naar de teams zijn, zodat zij ruimte krijgen om te floreren. Teams kunnen gedemotiveerd raken wanneer ondersteunende diensten niet anders denken en acteren. Hetzelfde geldt voor de leidinggevenden. Wanneer zij de teams hiërarchisch blijven aansturen zonder nieuwe condities te creëren, zal de gewenste verbetering moeizaam verlopen, of zelfs uitblijven. Naast, of in plaats van de inzet van teamcoaches, kan het benoemen van nieuwe medewerkers op sleutelfuncties de omslag een enorme ‘boost’ geven. Ook het aan elk team toevoegen van een jonge professional doet wonderen. Zij introduceren met hun onbevooroordeelde, frisse blik op natuurlijke wijze de nieuwe manier van werken en weten daarmee tijdelijke weerstand tegen verandering om te zetten in succes.

Lotte Olminkhof

 

“Als ik wil scoren, wil ik weten waar het doel staat en wat de spelregels zijn. Geef zelforganiserende teams inzicht en moedig ze aan continu een stap verder te denken.” 

Gebruik kaders

Onze ervaring leert dat zelforganiserende teams vanaf het begin kaders nodig hebben waarbinnen ze vrijelijk kunnen bewegen en ontwikkelen. Het management bouwt in feite de fundering, de teams ontwerpen vervolgens de rest. Een goede basis met een duidelijke structuur en kaders is volgens ons essentieel, maar in praktijk zien wij het management hier vaak in achterblijven. De reden? Kaders stellen betekent keuzes maken en leiderschap tonen. Dat kan lastig zijn. Zelforganiserende teams hebben echter inzicht in de koers, visie en doelstellingen van de organisatie nodig. Zij presteren het best wanneer vooraf door het management de gewenste doelstellingen, resultaten en verantwoordelijkheden vastgesteld zijn. De overstap naar zelforganisatie is dan ook niet alleen een kwestie van verantwoordelijkheden delegeren en lager beleggen. Het is een proces van het bieden van duidelijke spelregels, overdragen en begeleiden.

Annet Verhagen

 

Benadruk de positieve kenmerken van ieder individu in het team en vier de mijlpalen zodat je ook van elkaar kunt leren.’’ 

Vier je successen

Vergeet tot slot niet behaalde mijlpalen met de teams te vieren. Hoe klein de successen in het begin ook zijn, vergroot ze uit en waardeer deze stappen in de goede richting. Geef medewerkers daarnaast de ruimte om nieuwe initiatieven en verbeteringen te initiëren. Zo raken teams al vroeg in het proces gemotiveerd en voelen zij zich collectief verantwoordelijk voor het behalen van door henzelf geformuleerde doelstellingen. Een dashboard waarop de managementinformatie, resultaten en kernwaarden per team zijn weergegeven kan hierin waardevolle ondersteuning bieden.

SeederDeBoer helpt 

Wij zijn overtuigd van de kracht van zelforganiserende teams en hun essentiële rol in het bereiken van wezenlijke verandering. Ook geloven wij dat de overgang naar zelforganiserend werken vraagt om regie, zorgvuldigheid, voldoende aandacht en tijd voor groei en ontwikkeling. Wij geloven niet in een standaard format of blauwdruk, wij geloven in maatwerk. Zowel wat betreft timing als type activiteiten. Vanuit verschillende nieuwe inzichten uit diverse opdrachten ontwikkelen wij graag een gepaste aanpak voor uw organisatie. Heldere kaders, een intensief en creatief samenspel tussen de verschillende niveaus en het continu willen verbeteren van de organisatie staat daarbij centraal.

Ben je geïnteresseerd geraakt? Wij denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.