Actueel

image

Stuurloos in een Agile omgeving

Steeds meer organisaties gaan over naar een Agile manier van werken. Agile maakt teams en organisaties flexibeler en beter in staat in te spelen op een veranderende omgeving. Een mooie lonkende belofte, maar de praktijk kent veel uitdagingen.

Agile teams krijgen veel vrijheid en staan zelf aan het roer; het team zet de koers uit. Voorheen was het de verantwoordelijkheid van de stuurgroep om (op basis van de organisatie strategie) te bepalen wat gedaan moest worden om zoveel mogelijk waarde aan de organisatie toe te voegen. Veel Agile teams hebben nog erg veel moeite met het sturen op waarde. Ze hebben weinig of geen stuurinformatie voorhanden en prioriteren de backlog op basis van een onderbuikgevoel, of de geringe klantfeedback die ze ontvangen. Er zit geen lijn in de prioritering, waarmee men in feite stuurloos is geworden. Om het maximale uit de Agile manier van werken te halen is hier nog veel winst te boeken.

Prioritering backlog

In een Agile team wordt elke twee tot vier weken de backlog geprioriteerd en aan de hand daarvan wordt bepaald welk werk in de volgende sprint zit. In dit prioriteringsproces staat, geheel in lijn met het Agile manifesto, de klantwaarde centraal. Het is aan de Product Owner om aan te geven welke functionaliteiten of activiteiten de meeste waarde voor de klant toevoegen. Maar op basis waarvan kan de Product Owner deze keuze maken? Welke informatie is beschikbaar en wat doet men ermee?

In de praktijk reageert men ad hoc op marktsignalen. Deze worden direct vertaald naar de prioriteiten op de backlog. Denk bijvoorbeeld aan de feedback van één enkele klant die dan meteen leidt tot een product aanpassing. In veel gevallen wordt vervolgens ook niet achteraf gemeten of deze aanpassing wel het gewenste effect heeft. Wat ook kan is dat de Product Owner zelf functionaliteiten bedenkt en deze laat realiseren, maar dat deze op geen enkele manier bijdragen aan de doelen van het team. Dit kan (en moet) anders.

Batenmanagement in een Agile omgeving

De Product Owner zou veel kunnen hebben aan Batenmanagement, dat uitgebreid aan bod komt in programma- en portfolio methodieken, zoals Managing Successful Programmes en Management of Portfolios. Batenmanagement is:

“Het geheel van managementactiviteiten waarmee je zorgt dat een investering optimale – financiële, of niet financiële – effecten oplevert die bijdragen aan de organisatiestrategie.”

(Aangepast van: www.ipma.nl/wiki/kennis/batenmanagement)

Binnen Agile teams kan de Product Owner dit vrij simpel vertalen naar de praktijk door zelf expliciet te maken wat het lange termijn (+/- 2 jaar) doel is van het product, of de verandering waar hij/zij en het team aan werken.

De volgende stap om dit in de praktijk te brengen is het opstellen van de subdoelstellingen die gehaald moeten worden om het lange termijn doel te behalen. Op basis van de voortgang op de subdoelstellingen kan men vervolgens bepalen hoe de volgende sprint eruitziet. Mocht men sterk achterlopen op een subdoelstelling dan is de kans groot dat de activiteiten die bijdragen aan deze doelstelling prioriteit zullen krijgen. Een dashboard kan er dan als volgt uit zien:

dashboard_stuurloos-in-een-agile-omgeving
Figuur 1. Voorbeeld dashboard

Na elke sprint wordt het dashboard bijgewerkt en besproken met het hele team, in één oogopslag is te zien of het team nog op koers ligt of bijgestuurd moet worden. Zo kan uit het dashboard naar voren komen dat de uitgevoerde activiteiten inderdaad bij hebben gedragen aan de realisatie van een of meerdere subdoelstelling(en), dit is te zien aan de meters die richting het groen bewegen. Mocht dit niet het geval zijn en de meters stil blijven staan, of zelfs richting rood gaan, dan kan het team besluiten om voor de volgende sprint nieuwe activiteiten te bedenken die mogelijk wel bijdragen aan de subdoelstelling. Hiermee voorkomt men dat er van activiteit naar activiteit wordt gerend zonder dat men weet of het daadwerkelijk bijdraagt aan het doel.

Voordelen van sturen op baten

Het sturen op baten kent een aantal grote voordelen, we noemen er vier:

Zo effectief mogelijk inzetten van financiële middelen

Batenmanagement is een middel om de juiste prioriteiten te stellen, hiermee zorgt men ervoor dat de financiële middelen op het juiste moment aan de juiste activiteiten worden uitgegeven. In een Agile omgeving wordt dit belangrijker aangezien de prioriteiten laag in de organisatie worden vastgesteld. Goed batenmanagement verhoogt de opbrengst van de investering.

Het bereiken van de doelen

Door naast de voortgang op de verschillende werkzaamheden ook de voortgang op de realisatie van de doelstellingen te monitoren wordt tijdig gesignaleerd wanneer deze niet gehaald worden. Dat geeft de mogelijkheid om bij te sturen en vergroot de kans op het daadwerkelijk halen ervan.

Het stimuleren van ondernemerschap

Batenmanagement vraagt van de medewerkers een ondernemende instelling om ervoor te zorgen dat de doelstellingen behaald worden. Doelenstellingen veranderen, resultaten kunnen tegenvallen en nieuwe kansen doen zich voor. Het team moet flexibel genoeg zijn om met de veranderingen om te gaan en men moet continu op zoek naar slimme manieren om dichter bij het doel te komen.

Het vergroten van de betrokkenheid van de medewerkers

Met de focus op de bijdrage aan de doelstellingen wordt ook de betrokkenheid van de medewerkers vergroot. Door de aansluiting met de doelstellingen van de organisatie weet men waarom het werk dat zij doen belangrijk is voor de organisatie. Betrokken medewerkers dragen bij aan het succes van de organisatie, een win-win situatie dus.

SeederDeBoer helpt u graag om (Agile) teams op baten te laten sturen. Wilt u hier een keer vrijblijvend over van gedachten wisselen neem dan contact op met Bram van der Graaf.