Grip op processen

Rechtmatigheids-verantwoording in 4 stappen

Morris van der Hoeven
Junior Consultant

Louelle van Bergen Henegouw is het afgelopen jaar actief geweest bij de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe. Via haar kwam een mooie opdracht bij de gemeente Culemborg op ons pad. SeederDeBoer werd gevraagd om door middel van procesbeschrijvingen te focussen op de financiële rechtmatigheid van de gemeente. Een mooie klus voor onze  consultant Morris van der Hoeven. In dit artikel vertelt Morris hier graag meer over. 

Als ik tegen een willekeurig persoon begin over de financiële rechtmatigheid, herken ik meteen dezelfde vertwijfeling in de ogen die ik een paar maanden geleden ook had. Het klonk niet als iets waar ik later een blog over zou gaan schrijven. Inmiddels kan ik erover dromen en is het ook een onderwerp waar steeds meer gemeentes in 2021 over gaan dromen. Waar nu de accountant controleert of de gemeente financieel rechtmatig is, zijn per 2022 gemeentes over het boekjaar 2021 zélf verantwoordelijk voor de afgifte van de rechtmatigheidsverklaring. Iedere gemeente is verplicht dit te doen, het ontbreekt echter aan een voorgestelde werkwijze. Om die reden heb ik een werkwijze ontwikkeld die, naast de financiële rechtmatigheid, nog meer voordelen biedt: grip en inzicht op de interne processen.

In oktober 2020 startte ik bij de gemeente Culemborg om te helpen bij het beschrijven van processen en het inventariseren van risico’s voor het in kaart brengen van de rechtmatigheid. De focus lag op het voorwaardencriterium. Ik ben gestart met de processen in het Sociaal Domein, Inkoop en Subsidies. Omdat er geen standaardmethode is om dit aan te pakken, hebben mijn collega Pim van der Lienden en ik een werkwijze gevonden die uitgaat van directe samenwerking en afstemming met de mensen uit het proces, bestaande uit vier stappen: procesbeschrijving, toetsingskader, toetsingsmatrix en advies.

Infographic

Stap 1: procesbeschrijvingen

In de eerste fase staat het beschrijven van het proces centraal. Na de eerste kennismakingen met de proceseigenaar en kennishouders heb ik interactieve sessies georganiseerd om samen met hen tot een uitwerking van het proces te komen. Dit hadden fysieke sessies kunnen zijn met veel post-its en stiften; door corona zijn we uitgeweken naar de online variant via Mural. Iets minder leuk, maar gelukkig nog steeds interactief en effectief!

Stap 2: toetsingskader

In de daaropvolgende stap ligt de focus op het inventariseren van het toetsingskader. In afstemming met de accountant en het team van Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is een overzicht opgesteld met alle bepalingen van interne en externe wet- en regelgeving die relevant zijn voor voor het voorwaardencriterium van het betreffende proces. Deze zijn vervolgens weer getoetst bij de kennishouders en proceseigenaren, om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de belangrijkste wettelijke bepalingen.

Stap 3: toetsingsmatrix

In fase drie wordt het toetsingskader en de procesbeschrijving samengebracht in een toetsingsmatrix. Hierin analyseren we in hoeverre de bepalingen uit het toetsingskader op een correcte manier terugkomen in het proces. Dit levert drie mogelijkheden op:

  • De bepaling is goed geborgd in de procesbeschrijving;
  • De bepaling is geborgd in het proces, maar komt niet duidelijk terug in de procesbeschrijving;
  • De bepaling is niet geborgd in het proces en behoeft een aanvullende beheersmaatregel.

In deze stap is het samen invullen van de toetsingsmatrix en kritisch nagaan of de bepalingen goed geborgd zijn de uitdaging. Deze stap heeft tot interessante inzichten geleid. Sommige kennishouders zagen in hoe complex en uitgebreid hun processen zijn, maar ook hoe goed een aantal beheersmaatregelen geborgd zijn.

Stap 4: advies

In de vierde fase komt alles samen in een adviesnotitie, waarin ik beschrijf welke bepalingen nog aanvullende beheersmaatregelen behoeven en wat die maatregelen kunnen zijn. Na de laatste afstemming met de kennishouders, vond de overdracht plaats met de proceseigenaar. Dit is misschien wel de meest cruciale stap. Het succes van de eerdergenoemde stappen valt of staat met het draagvlak om iets met de adviezen te doen. Bij de gemeente Culemborg merkte ik in alle gevallen dat de proceseigenaren zeer welwillend waren om ermee aan de slag te gaan. Voordat de officiele overdracht was gepland waren er zelfs al een aantal acties uitgezet.

Lessons learned

Centraal in alle stappen staat de interactie en afstemming met de kennishouders uit het proces zelf. Het is een cruciale wisselwerking: de kennishouders hebben veel expertise in huis en kennis van de werkzaamheden, juist daardoor is het soms lastig de werkzaamheden met een ‘procesbril’ te bekijken. Daar ligt dan ook mijn toegevoegde waarde als Consultant. Doordat ik relatief weinig kennis heb van de inhoud kan ik objectief het gesprek aan gaan met de experts en de werkzaamheden vertalen naar procesmanagement. Daarnaast bied ik een kapstok om dit vraagstuk het hoofd te bieden waardoor met beperkte inspanning vanuit de organisatie snel resultaat wordt behaald. De resultaten zijn helder uitgewerkt en gedeeld met de mensen in de organisatie, waarbij de proceseigenaren de verantwoordelijkheid op zich nemen om de voortgang te bewaken.

Tot slot, is ook de procesbenadering van de financiële rechtmatigheid van toegevoegde waarde. Naast inzicht in de beheersmaatregelen voor het voorwaardencriterium, ontstaat ook inzicht in – en grip op – je processen. Dit inzicht in processen kan het gesprek starten over waarom en hoe je de dingen doet en of je ze anders, slimmer of beter kan aanpakken.

Zijn jullie binnen de gemeente al begonnen met dromen? Of heb je meer ideeën, input of informatie nodig om daar te komen? Ik kom graag met je in contact!

Anderen lazen ook

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.