judith-roffel-1

Junior consultant in de rol van… PMO bij de Universiteit Maastricht

Judith Roffel
Junior Consultant

Junior consultant in de rol van… PMO in het Applicant Journey project bij de Universiteit Maastricht

Net afgestudeerd aan de universiteit, starten met mijn eerste baan en meteen terug naar de universiteit? Jazeker!

Vanaf april voer ik een opdracht uit als project management ondersteuner (PMO) bij de Universiteit Maastricht. Hier werk ik aan het verbeteren van de applicant journey voor nieuwe studenten. Dit houdt in dat we het aanmeldingsproces voor nieuwe studenten aan het optimaliseren zijn. Op dit moment is het een proces met veel stappen dat over verschillende afdelingen loopt en nogal eens voor verwarring bij de studenten zorgt. In dit proces kan versimpeling en betere afstemming worden behaald, om enerzijds de student een betere ervaring te bieden en anderzijds het werk van medewerkers van de universiteit te vergemakkelijken. Een gave klus in de complexe omgeving van een universiteit!

Als PMO’er heb ik een aantal verantwoordelijkheden en taken, waarvan het ontzorgen van de projectleider(s) het belangrijkste is. Dit kan op verschillende manieren, lees hieronder waar ik me (onder andere) mee bezig houd.

Mijn opdracht

Werken onderweg

Een opdracht in Maastricht en wonen in Amsterdam betekent veel tijd in de trein die ik nuttig besteed. Bijvoorbeeld aan het visualiseren van in kaart gebrachte processen zoals ik die met de admission officers van de universiteit heb uitgetekend. Of aan het voorbereiden van stukken voor de stuurgroep, waar wij als projectteam presenteren wat onze plannen zijn en daar input en goedkeuring op krijgen.

Opening academisch jaar

In Maastricht krijg ik veel mee van de academische omgeving, zoals de opening van het academisch jaar. Alle hoogleraren lopen hier traditiegetrouw gezamenlijk van ‘de berg’ naar het Vrijthof om daar met de studenten het jaar te starten. Dit soort ervaringen benadrukt voor mij de context voor de opdracht: waarom is dit belangrijk en aan welk doel werken we mee? Als PMO is het belangrijk om de organisatiecontext en cultuur te begrijpen waarin de opdracht wordt uitgevoerd. Dit begrijpen en op inspelen is van cruciaal belang voor het slagen van het project.

De universiteit is een complexe omgeving met veel belanghebbenden die wij vanuit het projectteam continu aanhaken. Dit doen we door middel van informatiesessies, bijpraat momenten, een projectpagina op intranet en verschillende nieuwsberichten. Als PMO heb je een signalerende functie: zijn alle belanghebbenden op de hoogte van de laatste ontwikkelingen? Hoor je geluiden onder medewerkers waar we op moeten reageren? Wie moet bijgepraat worden of moet een nieuwsbericht ontvangen?

Werksessies

In dit project heb ik een PMO functie voor zowel de algemene projectleider als voor de deelprojectleider processen. Een van mijn grootste taken voor de deelprojectleider processen is het voorbereiden, faciliteren, uitwerken en terugkoppelen van proces gerelateerde werksessies. Medewerkers aan het denken zetten door kritische vragen te stellen, verbanden leggen, thema’s identificeren en conclusies met acties combineren: waardevol werk! Dit soort sessies geeft iedereen inzicht in de huidige gang van zaken en laat medewerkers dromen over hoe het proces in de toekomst kan lopen. Dit draagt bij aan hun motivatie om kritisch te blijven kijken naar de processen!

Samenwerken

Ter voorbereiding op een teamoverleg stel ik als PMO een agenda op en zorg voor de nodige voortgangsrapportages. Ook werk ik wat we hebben besproken uit tot acties voor elk van onze teamleden. Dit helpt om het overleg soepel en snel te laten verlopen en ook om acties en besluiten te concretiseren. Als consultant werk ik veel en intensief samen met medewerkers van de universiteit. Hun kennis, zowel inhoudelijk als van de omgeving, is belangrijk voor het succes van het project!

Wil jij meer weten over mijn ervaringen en opdrachten als junior consultant en de rollen die wij bij klanten bekleden? Contact me of meld je aan voor onze inhousedag in januari!

Anderen lazen ook

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.