Actueel

image

Het oliemannetje (of -vrouwtje) in de organisatie

De secretaris van nu: verbinden, vernieuwen en veranderen

De rol van de secretaris is op alle niveaus in organisaties sterk in opkomst. Organisaties introduceren de rol van secretaris om meer grip en sturing te krijgen op besluitvormingsprocessen en om verbinding te creëren tussen verschillende gremia die hierbij betrokken zijn. De secretaris is de (soms stille) kracht achter bestuurders, directies en management om vernieuwing en verandering te realiseren. De klassieke secretarisrol, met misschien een wat stoffig imago, is aan het veranderen.

Een aantal van onze collega’s heeft aan den lijve ondervonden hoe de rol van secretaris zich kan ontwikkelen, door deze rol een tijd te vervullen. Wat is eigenlijk de meerwaarde van de secretaris? En wat is kenmerkend voor een goede secretaris? We nemen je mee in onze ervaringen en geven onze blik op deze rol.

Bestaat DE secretaris?

Voordat ze bij SeederDeBoer kwam werken, heeft collega Sanne een aantal jaren als bestuurssecretaris in de zorg gewerkt. Ze begon haar rol met de klassieke verantwoordelijkheid voor besluitvormingsprocessen, het voorbereiden van vergaderingen en het schrijven van beleidsstukken. Al gauw merkte ze dat de rol zich ontwikkelde. Het Financieel Dagblad (de-bestuurssecretaris-van-notulist-tot-probleemoplosser) schreef er een tijd geleden over: ‘de functie is geëvolueerd naar een zelfbewuste bewaker van corporate governance en compliance in de organisatie’. Dat betekent dus ook dat je zo af en toe op moet staan om aan te geven dat iets niet goed gaat, of dat er niet aan bepaalde wet- en regelgeving wordt voldaan in de organisatie. Natuurlijk word je dat in eerste instantie niet altijd in dank afgenomen, maar het organisatiebelang staat voorop.

Sanne vertelt dat de rol van de secretaris soms wordt afgedaan als notulist. “Maar dan maak je als organisatie echt onvoldoende gebruik van de mogelijkheden die deze rol kan bieden. Je bent een verlengstuk van het bestuur en management. Als een oliemannetje (of -vrouwtje) ben je vaak degene die zorgt voor verbinding tussen het bestuur en de organisatie. Je functioneert in de hoogste laag van de organisatie, meestal zonder formeel zeggenschap”. Als bestuurssecretaris moet je dus dingen voor elkaar krijgen zonder formele macht. Het draait dan om vertrouwen, een goed gevoel voor belangen en verhoudingen, maar ook om het snel creëren van overzicht. Wat zijn de gevolgen van bepaalde keuzes of ontwikkelingen? Wie moeten daarbij betrokken worden? Waar moeten we rekening mee houden? Allemaal vragen die op het bord van de secretaris komen.

Hoewel veel organisaties de positie van bestuurssecretaris kennen, is de functie op veel verschillende wijzen ingericht. Een eenduidige beschrijving van de secretaris is dan ook lastig te geven. Het is afhankelijk van de grootte van de organisatie, van de wensen en behoeften van bestuurders en toezichthouders, maar ook van de secretaris zelf.

De bestuurssecretaris als schakelfunctie

Junior consultant Marloes vervulde een aantal maanden de rol van de bestuurssecretaris op een universiteit. Marloes ondersteunde daar het College van Bestuur (CvB) van de universiteit door zorg te dragen voor een soepel lopend bestuurlijk besluitvormingsproces. Ze vertelt dat haar rol als bestuurssecretaris een schakelfunctie betrof: “Ik fungeerde binnen de universiteit als schakel tussen het CvB en de ambtelijke organisatie. Ik stemde af met de afdelingsdirecteuren en beleidsmedewerkers over de agendering van hun beleidsstukken in de strategische besluitvormingscyclus en koppelde CvB-besluiten aan hen terug”.

Marloes fungeerde tevens als schakel tussen het CvB en medezeggenschap – bestaande uit personeelsfracties en studentenfracties. Ondanks dat er tussen het CvB en de medezeggenschapspartijen een relatief open en benaderbare sfeer heerste, bleek het vooral voor studentenfracties prettig te zijn om in Marloes als bestuurssecretaris een aanspreekpunt te vinden. “Als junior consultant straalde ik toegankelijkheid uit. Vanwege het netwerk dat ik had opgebouwd binnen de interne organisatie kon ik vragen vanuit de fracties vervolgens gemakkelijk bij de juiste personen beleggen”.

Welke secretaris kan u verder helpen?

De rol van secretaris wordt tegenwoordig niet alleen ingezet op bestuurlijk niveau. We zien de rol ook terugkomen in andere lagen in de organisatie: binnen directies of Management Teams, maar ook binnen grote projecten of programma’s. Heeft u in uw organisatie ook behoefte aan iemand die snel kan overzien wat er in uw organisatie speelt en overzicht creëert? En die de stappen die gezet moeten worden in besluitvormingsprocessen kan faciliteren? Iemand die een verbindende rol kan spelen tussen de verschillende niveaus in de organisatie? Misschien kan een secretaris daar invulling aan geven.

Onze junior consultants kunnen dankzij hun scherpe, frisse blik en hun sociale en communicatieve vaardigheden op effectieve wijze invulling geven aan een dergelijke nieuwe of veranderende rol. Enerzijds door mee te denken in het ontwerp van de rol en de positionering in de organisatie. Anderzijds door hands-on aan de slag te gaan en in de opstartfase vorm en inhoud aan de functie te geven.

Wij binden en ontwikkelen jong consultancy talent en leiden ze op tot consultants in verandertrajecten. Onze junior consultants nemen naast hun opdrachten deel aan ons opleidingsprogramma als onderdeel van het door ons ontwikkelde Consultancy Traineeship, waarin persoonlijke en professionele ontwikkeling centraal staan. Onze junior consultants stappen met een jonge, frisse en scherpe blik, energie en een hands-on mentaliteit uw organisatie binnen.

Herkent u zich in bovenstaande uitdagingen ten aanzien van de secretarisrol of wilt u met ons in gesprek over talentontwikkeling, neem dan contact met Annet of Justin op.