Actueel

image

Het Nieuwe Werken en Agile: goed te verenigen

Organisaties willen graag een optimaal werkklimaat waarin medewerkers zich prettig voelen en resultaten worden behaald. Methodes als Het Nieuwe Werken en Agile kunnen hierbij helpen. De combinatie van beide stromingen levert nogal eens problemen op, terwijl ze eigenlijk heel goed bij elkaar passen.

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken (HNW) is “een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker” (Bijl 2009). Het Nieuwe Werken stelt de individuele medewerker centraal en geeft hem meer vrijheid om zelf te bepalen hoe, wanneer en waar hij het werk doet, met wie hij samenwerkt en welke hulpmiddelen hij gebruikt. Het uitgangspunt is dat medewerkers bewust zijn van het werk dat ze doen en de plek, tijd en middelen kiezen die ervoor zorgen dat ze hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.

De belangrijkste verandering in Het Nieuwe Werken zit in het gedrag van medewerkers en hun leidinggevenden. Kernwoorden hierbij zijn:

  • Sturen op resultaat: leidinggevenden sturen niet langer op basis van aanwezigheid (wat doe je) maar op basis van resultaat (wat lever je op).
  • Vertrouwen: werknemers voelen zich verantwoordelijk voor het werk, leidinggevenden kunnen erop vertrouwen dat het werk gedaan wordt.
  • Samenwerken en communicatie: zijn erg belangrijk.

In de praktijk interpreteren veel organisaties Het Nieuwe Werken als ‘thuiswerken’, ‘opnieuw inrichten van het kantoorgebouw’ en ‘ICT gadgets’. Dat is onverstandig. Aanpassen van faciliteiten leidt niet tot gedragsverandering: het weghalen van de fysieke muren tussen afdelingen breekt de mentale muren niet af. In de basis is Het Nieuwe Werken een gedragsverandering, wanneer die gedragsverandering wordt ‘vergeten’ is er geen sprake van Het Nieuwe Werken (maar van een verbouwing van het pand, de invoer van laptops of vaste thuiswerkdagen).

Agile

In 2001 stelden 17 software developers een Manifest op waarin ze de uitgangspunten van Agile werken uiteen zetten. Agile was voor hen een methode die hen hielp om beter software te ontwikkelen. Inmiddels zijn er diverse ‘frameworks’ die het oorspronkelijke manifest vertalen naar een managementmethode: Scrum, Kanban, Scaled Agile Framework (SAFe), DSDM. Deze methodes passen het gedachtegoed van Agile toe op teams, afdelingen en organisaties. Agile werken is daarmee al lang niet meer alleen een methode om software te ontwikkelen, maar een nieuwe, betere methode om verandering te realiseren in welke branche of organisatie dan ook.

Kenmerken van Agile zijn, volgens het oorspronkelijke manifest:

  • Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen
  • Werkende software boven allesomvattende documentatie
  • Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
  • Inspelen op verandering boven het volgen van een plan

In de praktijk betekent het doorvoeren van het Agile gedachtengoed dat er wordt gekozen voor één of meerdere frameworks (Scrum, Kanban, etc). Rituelen en technieken als het Scrumboard, vaak een fysiek bord of brown paper waarop taken en hun status worden bijgehouden en een dagelijkse ‘stand-up’ waarin teamleden vertellen waar ze mee bezig zijn en tegen welke problemen ze aanlopen, helpen organisaties het Agile gedachtegoed in de praktijk te brengen.

Dezelfde filosofie, dezelfde uitgangspunten

De gedachtes en doelstellingen van Het Nieuwe Werken en Agile komen sterk overeen. Beide stromingen werken een verandering van werk en aansturing op werk uit waarin de volgende kernelementen terugkomen:

  • Medewerkers of teams staan centraal
  • Van proces naar resultaat
  • Van besturing naar zelfsturing

Beide werkwijzen pleiten dus voor een afscheid van het traditionele blauwdruk denken. In prachtig Engels: van ‘Command and Control’ naar ‘Cause and Collaborate’.

Toch levert de combinatie van beide werkwijzen regelmatig problemen op binnen organisaties. Het meest in het oog springende probleem is fysieke aanwezigheid: waar Het Nieuwe Werken plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maakt, pleit Agile voor directe communicatie en dus fysieke aanwezigheid. Agile teams willen zo dicht mogelijk bij elkaar zitten op de werkvloer, iets wat tegen de filosofie van de meeste flexibele HNW-werkvloeren indruist. Ook de fysieke scrumborden in de vorm van enorme whiteboards of brown papers met post-its worden vaak niet gedoogd binnen de strakke nieuwe kantooromgevingen van Het Nieuwe Werken.

Zo verenig je Het Nieuwe Werken en Agile

De oorzaak van deze problemen ligt niet in de filosofie achter de stromingen, maar vooral in de praktische uitwerking ervan binnen de organisatie. De cultuur die nodig is voor Het Nieuwe Werken is dezelfde als die voor Agile werken. Sterker nog: eigenlijk zijn Het Nieuwe Werken en Agile uitwerkingen van één en hetzelfde gedachtegoed. Beide werkwijzen draaien niet om techniek en faciliteiten, maar om cultuur, leiderschap en organisatie. Door de nadruk op die elementen te leggen zijn de twee stromingen uitstekend te verenigen. In de praktijk betekent dat:

  • Sta stil bij de oorspronkelijke doelstelling of visie achter het doorvoeren van een bepaalde methodiek. Uiteindelijk gaat het erom dat het werk wordt gedaan en dat er resultaten worden geleverd. Teveel focus op de regels, methodes en procedures is juist wat je probeert te voorkomen.
  • Houdt rekening met de verschillen tussen teams en individuele medewerkers. Er bestaat geen ‘one size fits all’ oplossing. Nieuwe medewerkers en nieuwe teams zullen veel behoefte hebben aan fysieke interactie met collega’s, terwijl ‘volwassen’ teams misschien heel goed overweg kunnen met meer afstand. Laat teams zelf beslissen wat voor hen het beste werkt.
  • Maak afspraken en blijf met elkaar in gesprek. Pas bestaande afspraken aan, maak heilige huisjes bespreekbaar en probeer eens wat nieuws uit. Het ergste dat er kan gebeuren is dat je iets leert.

Wilt u meer weten over het verenigen van Het Nieuwe Werken en Agile, of heeft u hulp nodig bij het in de praktijk brengen van (een van) de stromingen? Neem dan contact met ons op.