case

Erasmus MC

Veel impact, in korte tijd voor het Erasmus MC

In een paar maanden tijd de implementatie van HR SelfService rondkrijgen. Dat was de opdracht die SeederDeBoer meekreeg van het Erasmus MC in Rotterdam. Jan Jaap Ensing, directeur HR, en consultant Linda van Olst, over een dynamisch traject met een zeer strakke deadline. 

Ze weten hoe de hazen bij ons lopen

Jan Jaap Ensing, directeur HR Erasmus MC Rotterdam:

“Onze HR-processen moesten nodig herzien worden. Contracten, mutatieformulieren, opzegbrieven, declaraties; tot afgelopen zomer deden we alles nog op papier. Het kostte ons veel tijd, we waren niet altijd in control en het was zeker niet duurzaam. Dat moest anders, dus zijn we begonnen met het digitaliseren van onze processen.

Bij de implementatie liepen we tegen een strakke deadline aan, die we niet wilden uitstellen. We hadden daar ondersteuning bij nodig van iemand die zich niet van de wijs laat brengen en procedureel erg sterk is. Ik ken SeederDeBoer al langer dan vandaag en vertrouwde hen om met de juiste persoon te komen. Ze weten hoe bij ons de hazen lopen en kunnen daar goed op inspelen.

Ik vertrouwde SeederDeBoer om met de juiste persoon te komen

Duidelijke werkwijze

Consultant Linda van Olst is maart 2019 gestart en zorgde in een paar maanden ervoor dat we die deadline haalden. Je kunt in mijn opinie alléén goed digitaliseren als je voor een duidelijke werkwijze kiest. En dat gebeurde. We zijn niet meer van het concept afgeweken – en dat is in mijn ervaring echt heel bijzonder in zo’n traject als dit. Linda hield de stuurgroep scherp, bleef in control en gaf snel follow-up bij vragen. Daardoor stond het project als een huis.

Inmiddels zijn we een paar maanden live met HR SelfService en zijn er natuurlijk wel aanloop- en gewenningsproblemen geweest. Verandering is altijd lastig. Maar men raakt steeds meer gewend en de processen gaan nu veel sneller en vaak ook beter. We kunnen weer vooruit!”

Linda van Olst, senior consultant SeederDeBoer:

Ik hou ervan om iedereen in de juiste modus te brengen

“Toen ik begon met deze klus bij het Erasmus MC ben ik eerst gaan zitten om een overzicht te maken van waar we stonden en waar we naar toe moesten. Prioriteiten aanbrengen; dat is echt een randvoorwaarde om goed te kunnen slagen. De deadline was tenslotte strak en we hadden niet veel tijd meer. Ik kreeg direct het vertrouwen om de zaken op mijn manier aan te pakken en daardoor snel stappen te kunnen zetten.

Ik hou ervan om structuur aan te brengen en toe te werken naar een deadline. Om iedereen in de juiste modus te brengen en mee te krijgen. Dat zit in mijn karakter. Als er besluiten genomen moeten worden en je hebt geen ruimte om daar lang over te steggelen, moet je gewoon duidelijk zijn. En die duidelijkheid vonden ze erg prettig. Het was echt bikkelen met elkaar en gelukkig met een goed resultaat. De consultants van het digitale systeem waar we mee werkten, AFAS, gaven later ook aan mij terug dat het knap was dat we de deadline hebben gehaald.

Vraagbaak en meedenken

Het spannende aan dit project vond ik dat het Erasmus MC ongeveer 14.000 betaalde medewerkers heeft, plus nog de externe medewerkers. De omvang van het project is enorm en de impact dus ook. Nu de implementatie van HR SelfService rond is, is het voor sommige mensen nog steeds wennen. En dat begrijp ik ook. Ineens kunnen dingen die vroeger op papier nog wel te regelen waren niet meer. Ik probeer hen daarbij zo goed mogelijk te begeleiden, door vraagbaak te zijn en mee te denken. Het is daarom fijn om er nu nog te zijn en niet direct na livegang van het toneel te verdwijnen.”

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.