case

Van inzicht naar controle

Een heldere procesinrichting is een randvoorwaarde om gecontroleerd te werken aan de realisatie van doelstellingen. Veel van onze opdrachtgevers ervaren weerbarstige problemen wanneer het gaat om processen en de verbetering daarvan. Vaak is er sprake van onduidelijkheid over eigenaarschap van processen en is procesverbetering geen vanzelfsprekendheid. Voor het ROC Nova College Centrum (ROC), een regionaal opleidingencentrum in de top-10 van Nederland op basis van leerlingaantal, heeft SeederDeBoer in 2018 een opdracht uitgevoerd waarbij verschillende elementen van een control framework zijn ingericht. Samen met de opdrachtgever hebben, Guido Kilsdonk, Pim van der Lienden en Selim Kandemir gewerkt aan het structureel verbeteren van processen en het inrichten van elementen van een control framework om beter te kunnen (be)sturen.

Dit ROC heeft, net als alle onderwijsinstellingen, te maken met grote regeldruk. Om aanspraak te kunnen maken op overheidsgelden en andere subsidies moeten processen goed zijn ingericht. Ook moet de verantwoordingsdocumentatie op orde zijn en moet er met behulp van betrouwbare informatievoorziening aangetoond kunnen worden dat de processen op een juiste wijze gevolgd zijn. Er moet gerapporteerd worden aan verschillende toezichthoudende instanties. Managementinformatie is hierbij van cruciaal belang, ook bij het waarborgen van de onderwijskwaliteit en het is de basis voor structurele verbetering van het onderwijsaanbod.

Een specifieke behoefte die dit ROC had was het verbeteren van het bestaande control framework en daarmee meer ‘in control’ komen. Vragen die beantwoord moesten worden waren; hoe begin je aan een dergelijk traject? Hoe zorg je ervoor dat de werkwijze echt verandert? En hoe zorg je ervoor, als belangrijke spin-off, dat de organisatie aanhaakt en enthousiast met een dergelijk, soms taai ogend, onderwerp aan de slag gaat?

De eerste stap: de basis op orde

Al langere tijd werden problemen ervaren. Het ontbrak de organisatie aan toereikende procesbeschrijvingen. De Raad van Bestuur wilde graag concrete handvaten om haar risicomanagement te professionaliseren en de bestuurlijke informatievoorziening verbeteren. De organisatie wilde op deze wijze snel in control komen over enkele kritische (administratieve) bedrijfsprocessen. Samen met de opdrachtgever werd een aanpak samengesteld om deze situatie op te lossen.

In onze gesprekken met opdrachtgevers en belanghebbenden in de organisatie kwam al snel naar voren dat de organisatie zo snel mogelijk in control wilde én moest komen over enkele kritische (administratieve) bedrijfsprocessen. Processen die belangrijk zijn in de ondersteuning van het onderwijs en waarmee in sommige gevallen grote geldstromen gemoeid waren.

Guido Kilsdonk, was als partner vanuit SeederDeBoer betrokken bij deze opdracht: ”Het is voor organisaties soms lastig om objectief naar de haar vertrouwde processen te kijken en vast te stellen hoe deze verbeterd kunnen worden. De aanpak van SeederDeBoer koppelde de inhoudelijke kennis van de opdrachtgever met onze expertise om processen effectiever in te richten en in control te brengen”.

Met mensen uit de praktijk werken aan procesbeschrijvingen

In overleg met de opdrachtgevers kwamen we tot de conclusie dat de basis zo snel mogelijk op orde gebracht moest worden. De eerste stap was de bestaande processen te beschrijven en risico’s te inventariseren, met als belangrijkste uitkomst: goede duidelijke procesbeschrijvingen. Belangrijk aspect bij onze aanpak was om binnen de organisatie het besef te kweken dat werken volgens helder gedefinieerde processen een noodzakelijk fundament is om een ROC op een professionele wijze te besturen. In samenspraak werd besloten om alle procesbeschrijvingen en risico-inventarisaties samen met een brede groep collega’s die dagelijks in de processen werken te maken.

We kozen voor een gefaseerde aanpak om eerst beschrijvingen te maken van de vier belangrijkste administratieve processen (inkoop, studentenadministratie, personeelsadministratie en subsidieaanvragen). Wij startten met een inventarisatie van de bestaande procesbeschrijvingen en controls. Voor de processen zijn vervolgens verschillende workshopsessies met medewerkers georganiseerd. Tijdens deze workshops werden de processen besproken met de medewerkers en de bestaande beschrijvingen bijgewerkt. Ook zijn de risico’s in overleg met de medewerkers geïnventariseerd. De uitkomsten van deze workshops zijn verwerkt in de procesbeschrijvingen. De risico’s zijn per proces vastgelegd in een risicomatrix. De resultaten hiervan zijn tijdens een validatiebijeenkomst voorgelegd aan de medewerkers. Uiteindelijk zijn de procesbeschrijvingen gevalideerd en geaccordeerd door de (soms nieuw benoemde) proceseigenaar.

Vanuit deze basis gefaseerde werken aan verbetering

We merkten al snel dat er binnen de organisatie veel enthousiasme ontstond om de processen te verbeteren. Het kritisch stilstaan bij de wijze waarop dingen gebeuren in de organisatie werkte inspirerend. Medewerkers begonnen hun eigen processen kritisch te bekijken en kwamen proactief met verbetervoorstellen. Ze gingen actief met hun leidinggevende en elkaar in gesprek over de wijze waarop de processen waren ingericht en hoe dingen anders en beter kunnen

‘De inhoudelijke kennis en praktijkervaring van medewerkers is essentieel voor het analyseren en optimaliseren van processen. Het helpt daarom om dezelfde taal te spreken. Samen met medewerkers hebben we gekeken naar de manier waarop we processen in kaart zouden brengen. Een gedeelde modelleertaal zorgde ervoor dat verbetervoorstellen makkelijker konden worden meegenomen tijdens het project. Goed begrijpen waar de ander het over heeft en het effectief benutten van elkaars kennis, zorgt uiteindelijk voor meer plezier in het werk en een beter eindproduct’ zegt Selim Kandemir, senior consultant bij SeederDeBoer en  projectleider voor dit project.

Gaandeweg het traject zijn op verschillende manieren verbetervoorstellen verzameld. Naast individuele input voor verbeteringen hebben we ook de voorstellen die tijdens de workshops werden gedaan bekeken. Er is samen met proceseigenaren gekeken naar mogelijke verbeteringen. Een andere belangrijke bron van input was de gemaakte risicomatrix. Op basis van de risicomatrix zijn mitigerende maatregelen voorgesteld. Deze verbeteringen zijn vervolgens beschreven in een implementatievoorstel dat is besproken met de proceseigenaren. Vervolgens zijn de verbeteringen en controls geïmplementeerd binnen de bestaande processen. Uiteraard zijn deze aanpassingen ook vastgelegd in de tijdens de opdracht gemaakte procesbeschrijvingen.

Managementinformatie praktisch bruikbaar maken

Managementinformatie is een essentieel instrument om de organisatie mee te (be)sturen. Het ROC ervoer op dit vlak de volgende problemen: dashboards leverden niet de gewenste informatie, de kwaliteit van de onderliggende data was op onderdelen onvoldoende en het eigenaarschap van data was niet duidelijk in de governance opgenomen.

Een control framework kan helpen bij het oplossen van bovenstaande problemen. Een control framework heeft als primair doel de organisatie in staat te stellen op een gecontroleerde wijze haar doelstellingen te realiseren. Het inrichten van een control framework begint met het vaststellen van de organisatiedoelstellingen en de strategie die gekozen wordt om de doestellingen te bereiken. De doelstellingen van de organisatie en de daaruit afgeleide strategie zijn leidend bij het inrichten van processen en het identificeren van risico’s. Processen en risico’s moeten aansluiten bij de organisatiedoelen, strategie en risicobereidheid die de organisatie heeft om de doelstellingen te bereiken. Geïdentificeerde risico’s moeten, afhankelijk van de risicobereidheid van de organisatie, gemitigeerd worden. Maatregelen om risico’s mee te mitigeren kunnen langs de volgende dimensies worden vormgegeven: mensen, processen, systemen. Kwalitatief hoogwaardige managementinformatie speelt hierbij een cruciale rol en wordt gebruikt om mee te sturen.

Een control framework dwingt, mits goed ingericht, af dat een aantal randvoorwaarden voor procesmanagement goed zijn ingericht: processen hebben een duidelijk benoemde eigenaar, er is vastgelegd wie de eigenaar van data is en er zijn maatregelen getroffen om de kwaliteit van data te waarborgen.

Wensen en eisen vertalen in concrete dashboards

Om binnen het ROC verandering aan te brengen in het control framework is gestart met een verbetertraject. In de eerste fase is een inventarisatie gemaakt van de reeds beschikbare management informatie, daarnaast is gekeken naar de onderliggende IT-architectuur in combinatie met de gebruikte applicaties en is een eerste opzet gemaakt voor een aangepast dashboard. Dit dashboard is gedurende een workshop voorgelegd aan het College en de directieraad. Hierbij zijn tevens verdere wensen en eisen ten aanzien van management informatie geïnventariseerd en verwerkt in een voorstel voor dashboards.

Pim van der Lienden, als adviseur betrokken bij het project: “De organisatie vergroot met behulp van een juiste inrichting van de governance, systemen en rapportages de mogelijkheid ‘in control’ te komen over de realisatie van haar doelstellingen. Een juiste governance-inrichting zorgt voor een effectieve monitoring van de voortgang, risico’s en kansen. Het biedt de organisatie handvatten adequaat op te treden. Met behulp van een goede inrichting van systemen worden de risico’s verkleind en menselijke fouten zoveel mogelijk voorkomen. Daarnaast kan de organisatie effectief bestuurd worden met behulp van juiste en tijdig geleverde (stuur)informatie, in overzichtelijke rapportages”.

Op dit moment ligt er een voorstel voor een tweede fase, waarin de ontwikkelde dashboards daadwerkelijk gerealiseerd worden en er gekeken wordt naar de datagovernance en het eigenaarschap van managementinformatie. In de voorgestelde tweede fase wordt, samen met medewerkers vanuit de organisatie, gewerkt aan de daadwerkelijke realisatie van nieuwe dashboards, het verbeteren van het IT-landschap en wordt data-eigenaarschap in de organisatie belegd. Hiermee komt de organisatie nog meer in control.

Is het verbeteren van de (be)sturing ook een vraagstuk in uw organisatie? Neem voor advies en meer informatie contact op met Pim van der Lienden of Selim Kandemir.

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.