case

UMCG

Samen op reis met de juiste bagage op zak

SeederDeBoer ondersteunde het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) bij een reorganisatie binnen het domein Kwaliteit en Veiligheid. Ook moest er een nieuwe visie en missie op kwaliteit geformuleerd worden. “Het bijzondere aan de opdracht was dat we het echt samen hebben gedaan. Hierdoor kregen we de medewerkers, die niet meteen op een reorganisatie zaten te wachten, mee.”

Greetje Vos, directeur patiëntenzorg, kwaliteit en veiligheid UMCG en Lina van der Ploeg, directeur sector B UMCG:

“Het liep meteen als een zonnetje”

Greetje: Het programma ‘Ruimte voor groei en innovatie’ loopt al een aantal jaar binnen het UMCG. Op een gegeven moment was het domein Kwaliteit en Veiligheid aan de beurt voor een reorganisatie en dat domein zit in mijn portefeuille. Ik wist meteen, dit is veel werk. Wij hebben drukke agenda’s en het was handig om bij de aanpak gebruik te maken van externe expertise. We kenden managing consultant Sanne Vorstermans al, en waren tevreden over haar en de werkwijze van SeederDeBoer. Lana Aziz is toen ook ingevlogen om ons te gaan ondersteunen. Dat liep meteen als een zonnetje, omdat zij met positieve energie de voortgang erin hield.”

Lina: “Naast de herinrichting van de kwaliteitsorganisatie en een uniformering van de werkprocessen, wilden we ook een nieuwe missie en visie definiëren. Dat was nog best lastig en complex, want kwaliteit is een heel breed onderwerp en behoort in de vezels van iedereen te zitten. Lana en Sanne reduceerden die complexiteit door iedereen aan elkaar te verbinden, niet afwachtend, maar gecommitteerd. Ze leerden de organisatie en ons goed kennen en kregen al snel vertrouwen van medewerkers.”

Goed humeur

Greetje: “Dat ze vertrouwen kregen was bijzonder, want niemand zat op een reorganisatie te wachten. De eerste reactie is dan toch angst, onrust. Daarom hebben we samen met Lana en Sanne bijeenkomsten georganiseerd waarin we mensen meenamen in de plannen. En dat waren niet alleen mensen vanuit ons eigen domein, maar een brede vertegenwoordiging vanuit het hele ziekenhuis.”

Lina: “Samen hebben we gewerkt aan een nieuwe visie en missie, die inmiddels staat als een huis en goed aansluit bij het primaire proces. Er is duidelijkheid. We zijn heel tevreden. Lana is gaandeweg meer gaan doen dan Sanne, en ze hield de energie erin, steevast met een goed humeur.”

Greetje: “We zijn samen op reis gegaan terwijl we de eindbestemming niet kenden. Er waren hobbels onderweg, maar we hadden, dankzij Lana en Sanne, de juiste bagage op zak. En nu zijn we aangekomen, op de juiste plek.”

Lana Aziz, senior consultant SeederDeBoer en Sanne Vorstermans, managing consultant SeederDeBoer:

“Goed op elkaar ingespeeld”

 Sanne: “Ik was actief binnen een ander domein in het UMCG toen ik werd gevraagd om te ondersteunen bij Kwaliteit en Veiligheid. Lana is komen versterken en nam gaandeweg werkzaamheden over, waardoor ik meer op afstand meekeek. Ik vond het een enorm uitdagende opdracht omdat je mensen die eerst weerstand voelen toch meekrijgt. En zelfs meer dan dat, ze begonnen allemaal een bijdrage te leveren aan het succes van het traject.

Het ging niet altijd snel, want ‘zoveel mensen, zoveel meningen’, maar leverde uiteindelijk wel een goed resultaat op. Toen Greetje het reorganisatieplan presenteerde dat in samenspraak met alle medewerkers van het domein Kwaliteit En Veiligheid is gemaakt, klonk er zelfs applaus. Dat vond ik heel bijzonder en een beloning voor de manier waarop we het hebben aangepakt: samen, in overleg, met energie. Het leukste aan de klus was de samenwerking met betrokken en bevlogen mensen die openstonden voor onze bijdrage. Ze deden niet alsof. Wisten ze iets niet? Dan vroegen ze het. En als er iets was, bespraken we het eerlijk met elkaar. Dat is fijn werken.”

Warme mensen

Lana: “Vanaf het begin hebben we alle interne stakeholders betrokken om actief mee te denken over de nieuwe inrichting van het domein. We hebben stilgestaan bij de definitie van kwaliteit en op wie het van toepassing is – en dat zijn er meer dan alleen de mensen die werkzaam zijn binnen het domein Kwaliteit en Veiligheid. Kwaliteit zit in het DNA van alle mensen in de organisatie. We hebben ook samen nagedacht over een nieuwe visie en missie, die de basis vormde voor de herinrichting.

In een grote sessie spraken we samen over kwaliteit, de wensen en de dromen voor de toekomst. Dat ging zo goed. We hebben de bouwstenen gelegd voor nieuwe kernwaarden en die zijn die dag tot leven gekomen. Op basis daarvan hebben we de nieuwe visie geformuleerd, die vervolgens breed werd gedragen in de organisatie. Het enthousiasme en de motivatie van medewerkers vond ik fantastisch. Ondanks de aanvankelijke weerstand gingen mensen hard aan de slag.

Nu werken medewerkers beter samen in een afdelingsoverstijgend kwaliteitsnetwerk. Dit betekent dat medewerkers niet meer alleen voor de eigen afdelingen werken, maar ook over de afdelingen heen zodat men van elkaar kan leren en beter kan samenwerken. Door te delen waar medewerkers op afdelingen mee bezig zijn hoeven ze niet iedere keer opnieuw het wiel uit te vinden. In het nieuw opgerichte kwaliteitsnetwerk is iedereen welkom om mee te denken en ervaringen te delen.

Al met al een resultaat waar ik trots op ben. En dan vooral omdat we het echt samen hebben gedaan. Fijne, warme leuke mensen, die goed op elkaar zijn ingespeeld. De fantastische projectgroep van onder anderen Greetje, Lina, Jan (hoofd kwaliteit), Tiny en Giel (medewerkers kwaliteit) zal ik nooit vergeten.”

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.