case

Implementatie digitale dossiers bij Rechtbank Rotterdam

De Nederlandse Rechtspraak wil haar primaire processen digitaliseren. Een grote omwenteling in deze traditionele wereld. Maar vooral een noodzakelijke moderniseringsslag die veel voordelen oplevert. Geïnspireerd door deze voordelen ging een aantal teams van de rechtbank Rotterdam aan de slag met digitale werken dossiers. Breg van de Geer van SeederDeBoer begeleidde de teams Handel en Haven & Handel hierbij.

De meeste rechtsdossiers staan nu nog op papier. Dat is bewerkelijk (denk aan transport en het kopiëren van soms zeer grote hoeveelheden papier) en ook riskant, omdat papieren stukken gemakkelijk kunnen zoekraken. Digitale dossiers zijn veel makkelijker te doorzoeken, zeker als het om omvangrijke dossiers gaat. Er is daardoor aanzienlijk minder tijd nodig om een zaak voor te bereiden en het vonnis op te stellen.

De teams Handel en Haven & Handel (afdeling Privaatrecht) van rechtbank Rotterdam, locaties Rotterdam en Dordrecht, behandelen alle civiele geschillen die niet bij de kantonrechter horen, van burenrecht tot ondernemings- en arbeidsrecht. Bij het team Haven & Handel liep sinds 2011 al een klein project rond digitaal werken. Zo deden de medewerkers al ervaring op met het werken met eenvoudige digitale dossiers. Maar de omvang van dit project was te beperkt om de voordelen van digitaal werken goed te benutten en iedereen enthousiast te krijgen. In dezelfde periode gingen de collega’s van Strafrecht aan de slag met een uitgebreidere implementatie van digitale dossiers.

Dat project was zeer succesvol en werd ‘talk of the town’ binnen rechtbank Rotterdam. De rechtspraakprofessionals zagen de voordelen van het werken met een digitaal dossier, voornamelijk tijdens de voorbereiding van een zaak en voor het uitwerken van het vonnis.

Mr. Petra de Wolf, afdelingsvoorzitter Privaatrecht van rechtbank Rotterdam, merkte dat haar afdeling in de kleine pilot al enigszins was warmgelopen voor het digitale dossier.”

“Het was een uitgelezen moment om door te pakken en het voorbeeld van Strafrecht te volgen. Wij zagen in dat Rotterdam nu al ervaring kon opdoen met het digitaal dossier. Waarom wachten op het landelijke KEI-project?”

“Vanuit onze ervaringen konden we immers gerichtere specificaties voor de programmatuur en de procesinrichting stellen. Daarnaast heeft het gebruik van een digitaal dossier ook een aantal belangrijke voordelen voor de rechtspraakprofessionals. Zij kunnen tijd- en plaats onafhankelijk werken, met meerdere personen tegelijkertijd het dossier bestuderen en voorbereiden voor een zitting, en het document snel en gemakkelijk doorzoeken met een slimme zoekfunctie. Dit maakt het werken voor de rechtspraakprofessionals echt gemakkelijker. We wilden dus niet langer wachten.”

Mr. Petra de Wolf overtuigde het rechtbankbestuur en kreeg groen licht om het digitale dossier op te pakken. Mr. Ron Broeders, teamvoorzitter Handel: “Breg van de Geer van SeederDeBoer was al betrokken bij het digitaliseringsproject bij Strafrecht. We besloten haar te vragen ook ons project te begeleiden.” Een mooie uitdaging, want het ontwikkelen van het digitaal dossier was een gevoelig onderwerp. “Het is heel spannend voor een rechter om digitaal te werken. In het wetboek staat dat je altijd moet kunnen beschikken over het originele dossier, in principe op papier. Hoe kun je er zeker van zijn dat het gedigitaliseerde dossier identiek is aan het papieren dossier? Daarmee raken we het recht natuurlijk in het hart.”

Petra de Wolf

Petra de Wolf

Ron Broeders: “Breg stelde eerst een implementatieplan op en benoemde ‘boegbeelden’: professionals die vanuit de dagelijkse praktijk vorm en inhoud gaven aan de omschakeling naar het werken met een digitaal dossier. We zochten niet alleen naar mensen die positief stonden tegenover het digitaliseringsproject, maar ook naar critici. Het heeft namelijk een grote signaalfunctie wanneer mensen die kritisch ten opzichte van de verandering staan, gaandeweg een neutrale of zelfs positieve houding aannemen. Daarnaast is er een stuurgroep ingericht. Hiervan was Petra voorzitter, ik was samen met het hoofd van de handelsgriffie (administratie) super user –vertegenwoordiger van de gebruikers– en het hoofd Informatiemanagement & Innovatie was senior supplier. Toen de hoofdlijnen duidelijk waren, is Breg gewoon heel hard aan de slag gegaan. Ze ging op zoek naar de juiste personen en betrok hen bij de verandering. Zo vond ze snel de weg binnen onze organisatie.”

Twee woorden stonden centraal in het project: eenvoud en gebruikersvriendelijkheid. Het bestaande werkproces in de rechtbank vormde het uitgangspunt. “Breg heeft zich verdiept in de civiele rechtsprocedure, onder meer door het wetboek te bestuderen. Zij heeft ook heel veel gesprekken gevoerd met rechters en stafjuristen. Zo ontwikkelde zij een goed gevoel voor wat gebruikers belangrijk vinden en het leverde veel commitment op. Rechters en griffiers vertelden haar dat zij het dossier graag gestructureerd aangeboden krijgen. Dit houdt in dat het oudste document bovenaan staat en het nieuwste onderaan, zodat het dossier leest als een dagboek. Dit is belangrijk omdat een civiele procedure een aantal jaar kan duren, waarbij documenten op meerdere momenten in de tijd kunnen voorkomen. Bepaalde aktes kunnen bijvoorbeeld meerdere keren worden genomen. Om die reden is de scansoftware zodanig geprogrammeerd dat het dossier gestructureerd kan worden aangeboden.”

In de keuze van de software is gebruikgemaakt van standaardcomponenten in plaats van maatwerk. Dat zorgde voor eenvoud en levert ook in de toekomst flinke kostenvoordelen op. In de opbouw van de dossiers was veel aandacht voor gebruikersvriendelijkheid, vertelt Ron Broeders. “Alle papieren dossiers werden gescand en deze pdf’s kunnen bewerkt worden met Adobe. De bestanden kregen een eenduidige naamgeving en de dossiers werden zodanig gestructureerd dat ze snel te vinden zijn. Zo hebben we ervoor gezorgd dat een rechter de hoofddossierstukken en de bijlagen (producties) naast elkaar op de pc kan zien, met handige bladwijzers waarmee eenvoudig tussen documenten geschakeld kan worden. Tegelijkertijd kan het conceptvonnis en ook andere documenten op het tweede beeldscherm geopend en direct bewerkt worden. Toen de rechters inzagen dat deze manier van werken makkelijk, handig én betrouwbaar is, wisten we dat het project geslaagd was.”

Ook voor de administratie betekende de digitalisering een grote verandering. “Breg heeft workshops voor de medewerkers van de administratie georganiseerd. Stap voor stap heeft ze hen meegenomen in het proces: wat is het idee achter digitale dossiers, welke stappen moeten we nemen en welke procedures moeten we updaten? Toen het digitale dossier eenmaal geïmplementeerd was, was Breg ook veel te vinden op de administratie om mensen op weg te helpen. We wilden voorkomen dat ze zouden vastlopen. Zo nu en dan moest Breg ook ingrijpen als mensen toch terugvielen op oude processen en werkwijzen. ‘Dossierstukken kopiëren en in hard copy verspreiden? Dat doen we nu niet meer’.”

Petra de Wolf

Petra de Wolf

Daarnaast werd de scankamer onder de loep genomen. De processen waren ingericht op het bedienen van één team, niet op het goed kunnen bedienen van meerdere interne klanten. Ron Broeders: “De snelheid van werken werd meer bepaald door persoonlijke relaties dan door werkprocessen. Breg heeft een aantal dagen op de scankamer doorgebracht om de situatie goed te kunnen beoordelen. Dat heeft geleid tot nieuwe werkschema’s, een goed geregelde logistiek en duidelijke werkprocessen, afgestemd op de overige processen.” De cijfers spreken voor zich. Waar eerst 50.000 scans per week geproduceerd werden, maken dezelfde mensen en apparaten nu 80.000 scans. Breg heeft voor de medewerkers van de scandienst een ‘weet waar je werkt-programma’ ontwikkeld. Dit gaf hen inzicht in hoe de administratie het gescande dossier verder bewerkt en hoe rechters en juridisch medewerkers het gebruiken. “Doordat zij begrijpen wat hun bijdrage is aan een rechtszaak, zien zij hoe belangrijk de kwaliteit van hun werk is. De scankamer heeft al met al een duidelijke professionaliseringsslag doorgemaakt. Een mooi resultaat!”

Ron Broeders is tevreden met het eindresultaat. “In een klein halfjaar hebben we een goed werkend proces neergezet voor alle dossiers van de handelsteams. Het was goed te zien dat er gaandeweg veel vertrouwen in de digitale dossiers ontstond en dat mensen er plezier in kregen ermee te werken. Dat is zeker de verdienste van Breg, die praktisch en resultaatgericht werkte en veel aandacht besteedde aan de gedragsverandering. Dat is natuurlijk cruciaal voor een succesvolle implementatie. Wat dit project verder heeft opgeleverd is inzicht in onze eigen processen en organisatie. Nu we klaar zijn met deze fase kunnen we niet achterover leunen. We zullen actief met de handhaving aan de slag moeten.”


 

Breg van de Geer:

“Ik ben geen jurist, maar heb wel veel affiniteit met het recht. Toen ik met het project bij de handelsteams startte, ben ik eens diep het wetboek ingedoken om de procesgang goed te leren begrijpen. Ook heb ik veel gesproken met rechters en juristen.”

“In dit soort projecten is het belangrijk dat je zoveel mogelijk werkt met mensen uit de organisatie zelf. Daarbij ga ik op zoek naar boegbeelden: mensen die het verschil maken en die gezicht geven aan de verandering. Dat kan iedereen zijn; van scanmedewerker tot rechter, van junior tot ervaren medewerker. Positieve mensen, maar zeker ook critici. Want als je de critici weet mee te krijgen, of zelfs al als je ze richting ‘neutraal’ krijgt, is dat een belangrijk signaal in de organisatie. Dan heb je al veel gewonnen. De eerste periode ligt het accent op gesprekken en ambitiesessies. Wat zou de ambitie van het project moeten zijn, wat is het globale kader?”

Ik leid de verandering, maar door er veel mensen bij te betrekken, zorg ik ervoor dat het echt iets van de organisatie wordt.

“Daarbij is het ook belangrijk dat je snel resultaat laat zien. We hebben de rustige zomerperiode gebruikt om de zittingszalen aan te passen. Daar staan nu desktops en beeldschermen op flexibele monitorsteunen. Toen alles klaar was, hebben we de gebruikers getraind en daarna moesten ze direct in de praktijk aan de slag. We wilden niet wachten. Zonde van al die energie die dan verloren gaat. En een beetje druk is nodig om tot verandering te komen. We hebben veel aandacht besteed aan persoonlijke begeleiding. Samen met Tess Bregman, een young professional van SeederDeBoer, heb ik veel tijd besteed om rechters en medewerkers van de administratie en de scankamer persoonlijk te helpen.”

“Ik merkte dat er een soort Calimero-houding was bij de medewerkers van de administratie en de scankamer. Terwijl ook in deze organisatie de ketting zo sterk is als de zwakste schakel. Daarom heb ik de verschillende afdelingen met elkaar in contact gebracht. Ik heb de jongens van de scankamer naar boven gehaald om te laten zien hoe de administratie en de rechters werken met de digitale dossiers. Ook heeft een aantal rechters de scankamer bezocht. Daar waren ze nog nooit geweest. Dit heeft geleid tot meer onderling begrip.”

“Mensen kregen langzamerhand plezier in het gebruik van het digitaal dossier omdat ze veel voordelen zagen. Daarbij ontstond er ook vertrouwen in de volledigheid en juistheid van het dossier. Dat is natuurlijk cruciaal in deze omgeving en daarom hebben we er ook veel aandacht aan besteed. Al met al denk ik dat de verandering positief verlopen is. Deze ervaringen kunnen wel degelijk waardevol zijn voor het landelijke KEI-project.”

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.