case

Rabobank: op weg naar een wendbare organisatie

Hoe kun je uit twee afdelingen één sterke organisatie vormen waarin mensen zich medeverantwoordelijk voelen voor het resultaat? Richard Romijn van Rabobank Operations ging op zoek naar het antwoord op die vraag. Met hulp van SeederDeBoer creëerde hij de juiste context voor een omgeving waar mensen de ruimte krijgen om met elkaar tot nieuwe oplossingen te komen.

Binnen Rabobank Operations is een nieuwe supportorganisatie ingericht die zorgt voor hoogwaardige processen in de ketens van financieringen voor zakelijke en particuliere klanten. Voorheen waren dit twee aparte afdelingen die volledig los van elkaar stonden. Toen deze afdelingen in een reorganisatie samengevoegd werden, stond Richard Romijn, manager Operations en Ketensupport Particulieren bij Rabobank Financieren, voor de uitdaging om een wendbare, lerende organisatie neer te zetten. Een organisatie waar goed samengewerkt wordt en waar effectieve en efficiënte processen ontwikkeld worden. Helemaal in lijn met de drie V’s van de Rabobank: vitaliteit, vakmanschap en veranderkracht.

Urgentie van samenwerken

Richard Romijn: “We hadden twee groepen met vakbroeders die elkaar en elkaars werk niet kenden. We beseften dat het nodig was om verbinding te realiseren voordat we een wendbare, lerende organisatie konden worden. Maar hoe? We zochten een externe partij die ons hierbij kon helpen.” De keuze viel op SeederDeBoer. “In een eerder traject had ik prettig gewerkt met Bram van der Graaf van SeederDeBoer. Hij heeft een goede visie op organisatieverandering en geeft scherpe feedback die je aan het denken zet.”

Er werd een klein regieteam opgericht dat bestond uit Richard Romijn, Bram van der Graaf en een aantal medewerkers. Het regieteam ontwikkelde een strategie en een aanpak om de veranderdoelen rond innovatiekracht en wendbaarheid te realiseren. “We zagen in dat we eerst verbinding moesten realiseren. De urgentie van samenwerken laten zien en mensen zo inspireren om samen tot nieuwe dingen te komen”, vertelt Richard Romijn.

Er werd een tweedaagse werksessie georganiseerd in een oude bankpassenfabriek. Een toepasselijk en inspirerend decor voor Rabobank Operations. Na een inleiding over de strategie van de Rabobank en de bijdrage van de afdeling hieraan gingen de procesmanagers in groepen aan de slag om hun ‘ideal statement’ te schetsen: waar staan we over twee jaar en welke stappen moeten we zetten om de doelstellingen te bereiken? “Dit zorgde voor veel energie”, vertelt Richard Romijn. “Mensen die elkaar nog nooit ontmoet hadden, wisten verrassend snel tot een gemeenschappelijk beeld te komen. Ze namen zelf de verantwoordelijkheid voor het proces. Daarbij dachten ze ook na over hoe ze de doelstellingen konden realiseren. Er werden spontaan groepen samengesteld die aan de slag wilden met de strategische thema’s, zoals way of work, kennisdeling en professionele ontwikkeling van medewerkers. Ook ontstonden er initiatieven om nieuwe thema’s op te pakken, bijvoorbeeld blockchain en procesmining.”

Innovatie en vernieuwing

Na de succesvolle tweedaagse gingen de groepen verder om de strategische thema’s naar de dagelijkse praktijk te brengen. “Floor Willems van SeederDeBoer heeft geholpen de energie erin te houden. Zij was dagelijks aanwezig om de groepen te ondersteunen en stimuleren. Met inzet van gamification zorgde ze voor een competitie-element dat de groepen een extra stimulans gaf snel resultaten neer te zetten. Dat leidde tot diverse informatieavonden, themasessies en intervisiebijeenkomsten over uiteenlopende thema’s. En natuurlijk zijn alle processen kritisch onder de loep genomen, wat zorgde voor procesverbeteringen en meer uniformiteit.”

Is het Rabobank Operations gelukt om een wendbare organisatie te worden? “Ik denk dat we aardig op weg zijn”, stelt Richard Romijn. “Inmiddels zijn de teams ingevuld, hebben we een nieuw management, een nieuwe missie en visie en een nieuw plan. We delen best practices en staan open voor leerervaringen en externe ontwikkelingen, die we snel incorporeren in onze werkwijzen. Het mandaat ligt laag, dat willen we nog meer structureel borgen. De tweedaagse werksessie heeft een ‘heartbeat’ op gang gebracht. Het was een perfecte start voor een succesvolle organisatieverandering. Meteen werd duidelijk: hier kun je eigenaarschap nemen voor innovatie en vernieuwing. Daar zou je in een normale kantoorsetting maanden over doen, als het al zou lukken om zover te komen.”

Bram van der Graaf: “Organisaties helpen om wendbaarder te worden en hun veranderkracht te vergroten; dat vind ik boeiend. De wereld verandert continu, dus je moet je als organisatie snel kunnen aanpassen. Om wendbaar te worden, is het nodig om kritisch naar de context te kijken. Zijn er bijvoorbeeld aanpassingen nodig in de structuur, besturing of werkwijzen? Zijn er andere competenties nodig bij het management en de medewerkers?

“Bij Rabobank Operations werden twee afdelingen samengevoegd. Veel mensen werken er al tien jaar of nog langer en waren gewend aan hun vertrouwde werkwijzen. Rabobank wilde dat de procesmanagers ondernemender en proactiever zouden worden, dus dat ze steviger hun positie zouden pakken in de teams. Vanuit SeederDeBoer heb ik Rabobank Operations hierbij geadviseerd en ondersteund.

Bij een duurzame verandering in het gedrag van mensen is het belangrijk dat zij het ook zelf vormgeven, beleven en bepalen.

“Om wendbaar te worden, hebben wij gekozen voor een integrale aanpak. Daarbij was een belangrijke vraag welke competenties en vaardigheden de procesmanager nodig heeft en welke mechanismes er zijn om het nieuwe gedrag te stimuleren. Dat heeft geleid tot een werksessie waarin de aanwezigen veel ruimte hadden om het proces vorm te geven. Wil je een duurzame verandering in het gedrag van mensen realiseren, dan is het belangrijk dat zij het ook zelf vormgeven, beleven en bepalen.

Deze aanpak was een groot succes. Mensen hadden echt zin om met elkaar te bouwen. De uitdaging is dan altijd om de energie van de dag vast te houden en te zorgen dat er ook naderhand tijd geïnvesteerd wordt in de plannen. Mijn collega Floor Willems had daarbij een actieve rol, onder andere door kleinere werksessies te organiseren en competitie-elementen in te zetten. Er ligt nu een stevige basis waar Rabobank Operations verder op kan bouwen.

 

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.