Rabobank Operations

Op weg naar een wendbare organisatie

Hoe kun je uit twee afdelingen één sterke organisatie vormen waarin mensen zich medeverantwoordelijk voelen voor het resultaat? Richard Romijn van Rabobank Operations ging op zoek naar het antwoord op die vraag. Met hulp van SeederDeBoer creëerde hij de juiste context voor een omgeving waar mensen de ruimte krijgen om met elkaar tot nieuwe oplossingen te komen.

Binnen Rabobank Operations is een nieuwe supportorganisatie ingericht die zorgt voor hoogwaardige processen in de ketens van financieringen voor zakelijke en particuliere klanten. Voorheen waren dit twee aparte afdelingen die volledig los van elkaar stonden. Toen deze afdelingen in een reorganisatie samengevoegd werden, stond Richard Romijn, manager Operations en Ketensupport Particulieren bij Rabobank Financieren, voor de uitdaging om een wendbare, lerende organisatie neer te zetten. Een organisatie waar goed samengewerkt wordt en waar effectieve en efficiënte processen ontwikkeld worden. Helemaal in lijn met de drie V’s van de Rabobank: vitaliteit, vakmanschap en veranderkracht.

Urgentie van samenwerken

Richard Romijn: “We hadden twee groepen met vakbroeders die elkaar en elkaars werk niet kenden. We beseften dat het nodig was om verbinding te realiseren voordat we een wendbare, lerende organisatie konden worden. Maar hoe? We zochten een externe partij die ons hierbij kon helpen.” De keuze viel op SeederDeBoer. “In een eerder traject had ik prettig gewerkt met Bram van der Graaf van SeederDeBoer. Hij heeft een goede visie op organisatieverandering en geeft scherpe feedback die je aan het denken zet.”

Er werd een klein regieteam opgericht dat bestond uit Richard Romijn, Bram van der Graaf en een aantal medewerkers. Het regieteam ontwikkelde een strategie en een aanpak om de veranderdoelen rond innovatiekracht en wendbaarheid te realiseren. “We zagen in dat we eerst verbinding moesten realiseren. De urgentie van samenwerken laten zien en mensen zo inspireren om samen tot nieuwe dingen te komen”, vertelt Richard Romijn.

Er werd een tweedaagse werksessie georganiseerd in een oude bankpassenfabriek. Een toepasselijk en inspirerend decor voor Rabobank Operations. Na een inleiding over de strategie van de Rabobank en de bijdrage van de afdeling hieraan gingen de procesmanagers in groepen aan de slag om hun ‘ideal statement’ te schetsen: waar staan we over twee jaar en welke stappen moeten we zetten om de doelstellingen te bereiken? “Dit zorgde voor veel energie”, vertelt Richard Romijn. “Mensen die elkaar nog nooit ontmoet hadden, wisten verrassend snel tot een gemeenschappelijk beeld te komen. Ze namen zelf de verantwoordelijkheid voor het proces. Daarbij dachten ze ook na over hoe ze de doelstellingen konden realiseren. Er werden spontaan groepen samengesteld die aan de slag wilden met de strategische thema’s, zoals way of work, kennisdeling en professionele ontwikkeling van medewerkers. Ook ontstonden er initiatieven om nieuwe thema’s op te pakken, bijvoorbeeld blockchain en procesmining.”

Innovatie en vernieuwing

Na de succesvolle tweedaagse gingen de groepen verder om de strategische thema’s naar de dagelijkse praktijk te brengen. “Floor Willems van SeederDeBoer heeft geholpen de energie erin te houden. Zij was dagelijks aanwezig om de groepen te ondersteunen en stimuleren. Met inzet van gamification zorgde ze voor een competitie-element dat de groepen een extra stimulans gaf snel resultaten neer te zetten. Dat leidde tot diverse informatieavonden, themasessies en intervisiebijeenkomsten over uiteenlopende thema’s. En natuurlijk zijn alle processen kritisch onder de loep genomen, wat zorgde voor procesverbeteringen en meer uniformiteit.”

Is het Rabobank Operations gelukt om een wendbare organisatie te worden? “Ik denk dat we aardig op weg zijn”, stelt Richard Romijn. “Inmiddels zijn de teams ingevuld, hebben we een nieuw management, een nieuwe missie en visie en een nieuw plan. We delen best practices en staan open voor leerervaringen en externe ontwikkelingen, die we snel incorporeren in onze werkwijzen. Het mandaat ligt laag, dat willen we nog meer structureel borgen. De tweedaagse werksessie heeft een ‘heartbeat’ op gang gebracht. Het was een perfecte start voor een succesvolle organisatieverandering. Meteen werd duidelijk: hier kun je eigenaarschap nemen voor innovatie en vernieuwing. Daar zou je in een normale kantoorsetting maanden over doen, als het al zou lukken om zover te komen.”

+ Meer lezen