case

NN Group

Medewerkers NN Group aan de slag met flexibel werken

In vijf jaar tijd zijn alle 6.500 medewerkers van NN Group in Nederland overgegaan op het nieuwe werken. Met een agile implementatiestrategie speelde het projectteam continu in op nieuwe ontwikkelingen. Drie Young Professionals van SeederDeBoer speelden hierbij een belangrijke rol.

Alle medewerkers van NN Group in Nederland werken flexibel. Zij zijn volledig uitgerust om te werken waar en wanneer zij willen. Leo Houben, programmamanager van 2010 tot 2015, was verantwoordelijk voor deze transitie. Wij spreken hem op het internationale hoofdkantoor in Den Haag, waar een dynamische sfeer heerst. Mensen komen hier duidelijk om elkaar te ontmoeten en samen te werken.

Leo Houben: “Het nieuwe werken – wij noemen het flexibel werken – past perfect bij NN Group. Het maakt ons productiever en aantrekkelijker. En het is efficiënter, want we hebben minder werkplekken nodig dan in een traditionele kantooromgeving. Iedere medewerker bepaalt voor zichzelf en in overleg met zijn team, waar en wanneer hij werkt. Alleen de call-medewerkers hebben nog vaste plekken. Mensen hebben alle mogelijke faciliteiten. Zij worden aangestuurd op basis van vertrouwen en beoordeeld op hun resultaat. Die vrijheid werkt erg goed.”

“Gebouwinrichting en IT veranderen telkens, maar de werkelijke uitdaging ligt in het veranderen van het gedrag van mensen.”

Verandering is de enige constante binnen NN Group, heeft Leo Houben ervaren in de jaren dat hij bij de organisatie werkt. “In 2014 zijn we afgesplitst van ING Group en zijn we een beursgenoteerd bedrijf geworden. We hebben bovendien de nodige reorganisaties achter de rug. In die veranderende omgeving moesten wij ons programma uitrollen. Dat verliep gefaseerd; vanuit kostenoverwegingen konden we jaarlijks een maximum aantal medewerkers trainen en begeleiden naar flexibel werken. Het voordeel daarvan is dat je de tijd hebt om te leren van de groepen die je eerder hebt uitgerold. Onze aanpak ontwikkelde zich door de tijd heen. Waar we in het begin moesten uitleggen wat flexibel werken is, konden we later meteen inzoomen op de betekenis hiervan voor het betreffende team.” Wat wel altijd hetzelfde bleef, is de mensgerichte aanpak. Of zoals Leo Houben het zegt: “Gebouwinrichting en IT veranderen telkens, maar de werkelijke uitdaging ligt in het veranderen van het gedrag van mensen.”

Het programmateam bestond uit vier vaste interne medewerkers: twee coaches, een IT-manager en Leo Houben als programmamanager. “Dit team vulden wij aan met externe coaches en trainers die pasten bij de uitdagingen voor de komende periode. In 2012 hebben we Lotte Hart-Boekestijn, toen Young Professional bij SeederDeBoer, aan boord gehaald als projectmanagementondersteuner. In die fase kwam het programma net tot ontplooiing. Lotte signaleerde dat er een goede projectadministratie nodig was en is hiermee aan de slag gegaan. Daarmee heeft ze de basis gelegd voor vier jaar helder inzicht in wie er al over was op flexibel werken, wat de voorraden waren en hoe de planning eruit zag. Toen de administratie op orde was, vroeg ik Lotte: ‘Wat zou je hier nog heel graag willen doen?’ Daar was zij al snel uit: ze wilde groepen trainen en coachen bij de invoering van flexibel werken. En dat is precies waar ze zich de laatste maanden van haar opdracht bij NN Group op heeft gericht.”

87 procent van onze medewerkers is tevreden over flexibel werken.

Astrid Oosterveld, ook Young Professional bij SeederDeBoer, volgde Lotte op. “Al in het eerste gesprek waren wij onder de indruk van haar energie. Net als Lotte heeft zij zich beziggehouden met de projectadministratie, het dashboard en de communicatie. En als trainer en coach begeleidde zij de teams die overgingen op flexibel werken. Daarnaast zette Astrid zich met veel passie in voor een duurzame oplossing voor het oude meubilair. Dat heeft er onder meer toe geleid dat de opbrengst van de verkoop van dit meubilair naar een goed doel is gegaan. In het laatste deel van het programma pakte Annelies van den Boom het stokje over. In deze fase gingen ook de Board en hun assistenten over op flexibel werken.”

De invoering van flexibel werken bij NN Group is succesvol verlopen, zo blijkt ook uit de eindevaluatie onder 4.500 medewerkers. Leo Houben: “87 procent van onze medewerkers is tevreden over flexibel werken. Mensen ervaren een betere balans tussen werk en privé. Zij vinden het fijn om naar kantoor te komen en hier collega’s te ontmoeten, maar werken ook regelmatig thuis. Daardoor functioneren ze beter.”

“Samen met de andere teamleden hebben Lotte, Astrid en Annelies een geweldige bijdrage geleverd aan ons programma. Alle drie zijn ze op hun eigen manier sterk in communicatie en samenwerken. Ze zijn gedreven, betrokken en hands-on. Bij NN Group gaven we ze de ruimte om zich verder te ontwikkelen. Die kans hebben ze gepakt. Ik geef ze een tien met een griffel, alle drie.”


Lotte Hart-Boekestijn: “In de periode dat ik bij NN Group actief was, rolden we flexibel werken uit bij de IT-afdelingen. Die werkten al agile en dat beviel uitstekend. Ze zagen niet in wat flexibel werken daaraan nog zou kunnen bijdragen. Ik heb me toen verdiept in agile werken en heb samen met de IT-teams gezocht naar manieren om meerwaarde te halen uit de combinatie van agile en flexibel werken.
De opdracht bij NN Group was voor mij dé manier om te laten zien wat ik kon. Als Young Professional kom je net van de universiteit. Je zit vol ideeën en drive, en bent nog niet gekleurd door je ervaringen in het bedrijfsleven. Die frisse blik kan heel veel opleveren, zeker in een organisatie als NN Group. Alle drie brachten wij onze eigen unieke dingen mee en kregen wij hier de ruimte om ons verder te ontwikkelen. Daarbij werden we zowel vanuit NN Group als SeederDeBoer goed begeleid.”

Astrid Oosterveld: “Ik vond het een hele uitdaging, zo’n groep van 25 mensen trainen en hen voorbereiden op de nieuwe manier van werken. Zeker als er weerstand was. De hulp van mijn teamgenoten en van de coaches van SeederDeBoer gaf me het nodige vertrouwen. Ik groeide in mijn rol als trainer/coach en het lukte steeds beter om de groep in beweging te krijgen. In het project was er veel ruimte voor de ideeën van het team. Zo heb ik me ervoor ingezet dat het oude meubilair een tweede leven kreeg.”

Annelies van den Boom: “Uiteindelijk zijn in vijf jaar tijd alle 6.500 medewerkers van NN Group getraind. In de laatste fase van het programma hebben we nagedacht over hoe we flexibel werken moesten beleggen in de organisatie. Om te voorkomen dat mensen terugvallen in oude routines, is het belangrijk dat er iemand is die zich sterk blijft maken voor flexibel werken. Dit is uiteindelijk niet formeel vastgelegd, maar we hebben gezien dat we voldoende impact hebben gehad in alle lagen van de organisatie om te zorgen dat de verandering blijvend is. Flexibel werken is niet meer weg te denken in deze organisatie en de meeste medewerkers zijn heel tevreden met de vrijheid die ze nu hebben.”

 

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.