case

Jaarbeurs

Het nieuwe (samen)werken bij Jaarbeurs

Om de samenwerking tussen medewerkers te verbeteren, besloot Jaarbeurs het nieuwe werken in te voeren. Mede dankzij de inzet van SeederDeBoer verloopt de implementatie voorspoedig.

Jeroen Halkes van Jaarbeurs ervaart wel hoe ingrijpend dit project is:

Het nieuwe werken is veel meer dan open werkruimtes en nieuwe laptops. Je verandert het bedrijf echt van binnenuit.

Jaarbeurs is onlangs gereorganiseerd. Waar de organisatie voorheen uit drie aparte bedrijven bestond, wordt nu vanuit één bedrijf gewerkt. De directie zag het nieuwe werken als een goede manier om de barrières tussen de verschillende bloedgroepen te slechten en beter samen te werken. De werkvloeren werden verbouwd en er kwam nieuw meubilair. Het zag er prachtig uit, maar in het gedrag van mensen veranderde weinig. Mensen gingen gewoon weer op een vaste plek zitten en werkten met hun vaste team samen. Een doorn in het oog van Jeroen Halkes, IT-directeur bij Jaarbeurs. “Er ontstond een discrepantie tussen wat wij wilden en wat er gebeurde. Dat was voor mij het moment om te zeggen: ik wil het verder gaan brengen, samen met de andere afdelingen.”

Jeroen haakte Lotte Hart-Boekestijn van SeederDeBoer aan en startte startte een geïntegreerde projectgroep. “SeederDeBoer kent ons bedrijf goed – ze waren ook al betrokken bij de reorganisatie – en Lotte had bij een aantal banken al ervaring opgedaan met de invoering van het nieuwe werken. Die ervaring vond ik heel waardevol. Van de best practices kun je leren en het zorgt ervoor dat je als directie en management betere keuzes kunt maken.

Vanuit haar rol als projectmanager heeft Lotte het project verder vormgegeven. Dit project had een multidisciplinaire aanpak nodig en daarbij kwam de ervaring van Lotte goed van pas. Bovendien voorzag ik hoeveel werk het projectmanagement met zich mee zou brengen. Het was ook plezierig dat ik als IT-directeur een objectieve rol kon spelen. Lotte en ik hebben de nodige zaken voorbereid voor de besluitvorming in de directie. Na hun ‘go’ hebben we een totaalplan, planningen en budgetten gemaakt en kon de werkgroep van start.”

Het nieuwe werken wordt hier gezien als een positieve verandering. Wat wil je ook: iedereen krijgt nieuwe hardware – een laptop en een smartphone – en krijgt meer vrijheid in de invulling van het eigen werk.

Jaarbeurs wachtte bewust met het invoeren van het nieuwe werken totdat de reorganisatie achter de rug was. Jeroen Halkes: “Een reorganisatie levert veel spanning op, maar door alles wat er gebeurt staan mensen ook veel meer in de verandermodus. Het nieuwe werken wordt hier gezien als een positieve verandering. Wat wil je ook: iedereen krijgt nieuwe hardware – een laptop en een smartphone – en krijgt meer vrijheid in de invulling van het eigen werk.”

Vrijheid is een van de pijlers van het nieuwe werken

Inmiddels is de eerste groep van 130 mensen volledig geflexibiliseerd. Ze kunnen plaats- en tijdonafhankelijk werken. De resterende 220 collega’s volgen komende maanden. Daarbij komen de leerervaringen van de eerste groep goed van pas, zo ervaart Jeroen Halkes. “Na de eerste euforie kwam het besef dat je niet meer beschikt over een eigen werkplek. Dat was voor veel mensen wel even wennen. Maar de reacties zijn overwegend positief. Er wordt nog niet veel thuisgewerkt. Mensen zijn toch gewend aan het oude werken, vertrouwd op kantoor. Maar ik denk dat er binnenkort wel een omslag gaat komen; dat mensen ervoor kiezen om niet in de file te gaan staan. Dat juich ik toe, want vrijheid is een van de pijlers van het nieuwe werken.”

Lotte en haar collega Julie Hurks zijn vaak op de werkvloer aanwezig om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Dat wordt gewaardeerd. “Mensen voelen zich gehoord en goed ondersteund. Lotte en Julie zien waar de pijnpunten liggen en kunnen daar actief op inspelen.” De leidinggevenden vormen een speciale doelgroep in het project. “Het nieuwe werken betekent dat zij hun medewerkers anders moeten aansturen en beoordelen. De output staat centraal: doen mensen hun werk goed en hebben ze het op tijd af? Ik vond dat zelf ook best wennen. Vroeger dacht je dat iemand hard werkte als hij om zeven uur nog achter zijn bureau zat. Tegenwoordig denk ik daar heel anders over: waarom ga je niet eerst even lekker eten thuis en vanavond thuis nog even werken? Het vergt echt een andere manier van managen. Die omslag, daar zitten we middenin. Lotte en Julie zorgen voor coaching ‘on the job’ om het nieuwe werken succesvol vorm te geven in het team.”

Jeroen Halkes Jaarbeurs

Jeroen Halkes is tevreden met de stand van zaken op dit moment. “We hebben misschien iets meer tijd genomen dan gepland en zijn iets over het budget heen gegaan. Maar het is ook een zeer complex project. Van hardwarestorage tot arbeidscontracten en kabels op de vloeren; er komt zoveel kijken bij het nieuwe werken! Je verandert echt het bedrijf van binnenuit. Als je vanuit dat perspectief bekijkt waar we nu staan, dan hebben we Jaarbeurs echt naar een hoger plan getrokken.”

 


Lotte Hart, consultant bij SeederDeBoer:

“Toen ik bij het project betrokken werd, heb ik een audit gemaakt om de stand van zaken te bepalen en te zien wat er nog moest gebeuren. Het bleek dat de afdeling Facilitair Management voortvarend aan de slag was gegaan met het nieuwe werken. Alle medewerkers waren in de nieuwe werkomgeving aan de slag. Toch was er maar weinig veranderd. Iedereen zat weer op een vaste plek en had zijn eigen spullen. Terwijl het doel juist was om te zorgen voor meer samenwerking binnen de gehele Jaarbeurs. Mijn advies was om de implementatie van het nieuwe werken als een integraal project aan te pakken, dus om alle afdelingen aan te laten sluiten. Ook heb ik een advies gegeven over de projectstructuur.”

Wij zijn veel op de vloer aanwezig om medewerkers te begeleiden en te coachen.

“Als projectleider adviseer ik Jaarbeurs nu over een succesvolle invoering van het nieuwe werken. Ook heb ik een trainingsprogramma opgezet om de overgang naar het nieuwe werken voor medewerkers te begeleiden. Alle medewerkers die overgaan op het nieuwe werken volgen een kick-off bijeenkomst, twee trainingen en een sessie waarin teamafspraken worden gemaakt. Voor leidinggevenden is er een aantal speciale sessies. Gedurende het trainingsprogramma gaat het vooral om de essentie van het nieuwe werken: je werk inrichten zoals jij dat wilt en goede afspraken maken in het team. In het trainingsprogramma helpen wij managers en medewerkers daar vorm aan te geven. We zijn ook veel aanwezig op de vloer om medewerkers te begeleiden en te coachen.”

“Jaarbeurs is echt een doe-organisatie. Nieuwe dingen worden snel opgepakt. Het is ongelooflijk wat hier in korte tijd veranderd is. Van een relatief ouderwetse kantoorsetting werken de mensen nu in een moderne open ruimte. Ze ervaren steeds meer hoe handig het is om op de beursvloer of ’s avonds thuis te kunnen werken.”

 


Julie Hurks, Young Professional bij SeederDeBoer: 

“Lotte en ik staan als ‘het-nieuwe-werken’-coaches midden in het bedrijf. Mensen spreken ons gemakkelijk aan: waarom doen jullie dit, waarom werkt dat nog niet? Zo helpen we mensen anders naar hun werk te kijken. We zijn ook heel pragmatisch. Zijn er geen kantoorartikelen, dan gaan we dat regelen. Dat zijn kleine dingen, maar ze zijn wel bepalend voor hoe mensen het nieuwe werken ervaren.”

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.