Westfriesgasthuis en Gelre Ziekenhuizen

Nieuwe visie op kwaliteit

Kwaliteit en veiligheid van zorg is een belangrijk thema voor ziekenhuizen. De basis hiervoor ligt bij de zorgprofessionals: de artsen en verpleegkundigen die de zorg aan de patiënt verlenen. De leidinggevenden in de lijnorganisatie – van teamleider tot raad van bestuur – zijn verantwoordelijk voor een systeem dat de zorgprofessionals helpt een zo hoog mogelijke kwaliteit te leveren. De afdeling Kwaliteit & Veiligheid adviseert en ondersteunt bij dit alles. Zo ook bij Gelre ziekenhuizen en het Westfriesgasthuis.

Westfriesgasthuis en Waterlandziekenhuis

Ten gevolge van de fusie tussen Westfriesgasthuis en Waterlandziekenhuis moesten de stafafdelingen samengevoegd worden, ook de afdelingen Kwaliteit van beide ziekenhuizen. Regina Terwisscha van Scheltinga, manager Kwaliteit: “Mijn opdracht was om een nieuwe, proactieve en professionele afdeling neer te zetten, dichtbij de zorg. Daarbij was het uitgangspunt dat de lijnorganisatie verantwoordelijk is voor het voldoen aan alle kwaliteitsnormen en -eisen.”

Regina Terwisscha, Manager Kwaliteit bij Westfriesgasthuis & Waterlandziekenhuis

Voordat Regina kon bouwen aan de nieuwe, samengevoegde afdeling, wilde ze de visie en ambitie op het gebied van de kwaliteit van zorg voor het fusieziekenhuis scherp krijgen. “Pas dan kun je bepalen wat er nodig is van een afdeling Kwaliteit.” Dit pakte ze samen met SeederDeBoer op. “We zijn met de belangrijke spelers uit het ziekenhuis aan tafel gegaan: medische staf, verpleegkundigen, raad van bestuur, zorgmanagers en cliëntenraad. SeederDeBoer zorgden voor een goede voorbereiding, leuke werkvormen en inspirerende voorbeelden. Dat leidde tot goede gesprekken en optimale input voor het visiedocument.”

“In gesprekken met medewerkers en klanten van de afdeling Kwaliteit maakten we het visiedocument verder concreet. Duidelijk was dat kwaliteit dichter bij de zorgprofessionals moest komen te staan. Dat betekende een andere rol voor onze afdeling. Wij moeten gaan inzetten op advies, ondersteuning en controle, zodat de kwaliteit van zorg telkens beter kan worden.”

In deze fase werd ook het integratieplan van de twee afdelingen gemaakt. Hierbij waren de medewerkers van de afdeling ook intensief betrokken. Het resultaat: een duidelijke beschrijving van taken, producten en diensten die aansloot bij de wensen en behoeftes van de zorgafdelingen en raad van bestuur.

Gelre ziekenhuizen

Bij  Gelre ziekenhuizen, gevestigd in Zutphen en Apeldoorn, deed zich een vergelijkbare ontwikkeling voor. Ook dit ziekenhuis wilde op een andere manier omgaan met kwaliteit en veiligheid. Willem Weijers, manager Kwaliteit & Veiligheid: “De thema’s waar wij ons mee bezighouden, zijn van belang voor elke medewerker in het ziekenhuis. Iedereen moet zich hiervoor verantwoordelijk voelen. Voorheen werkte onze stafafdeling vooral in opdracht van het bestuur. Na het aantreden van onze nieuwe raad van bestuur kreeg ons ziekenhuis een ander bestuursmodel. Per aandachtsgebied, bijvoorbeeld cardiologie of OK, kwam er een eigen zorgbestuur; in totaal zijn dat er circa dertig. Zij zijn eindverantwoordelijk voor hun Zorgeenheid, ook voor kwaliteit en veiligheid. Mijn taak is om onze afdeling te herpositioneren en te laten aansluiten bij het nieuwe bestuursmodel, dus meer in de nieuwe organisatie in te bedden.”

Willem Weijers, Manager Kwaliteit & Veiligheid bij Gelre Ziekenhuizen

“Omdat ik ook een aantal andere grote projecten leid, kwam ik tijd tekort. Ik kwam in contact met SeederDeBoer, dat al ervaring had met dergelijke trajecten in andere ziekenhuizen, onder andere in het Westfriesgasthuis. Die ervaring bleek heel waardevol. SeederDeBoer heeft gesprekken gevoerd met collega’s van de afdeling en uit het hele ziekenhuis. Op basis daarvan hebben ze adviezen gegeven om tot de nieuwe situatie te komen. Het eindrapport geeft een concreet beeld van hoe wij de verschillende taken gaan invullen. Dat is niet alleen gericht op het omzetten van ons aandachtsveld, maar ook op allerlei nieuwe taken die we konden meenemen, zoals patiëntenparticipatie en stuurinformatie op het gebied van kwaliteit en veiligheid.

Werken met accounthouders

Gelre ziekenhuizen en Westfriesgasthuis werken nu met accounthouders die de zorgeenheden adviseren. De accounthouders weten precies wat er speelt op de afdelingen doordat zij zo intensief samenwerken met de zorgbesturen. Daardoor worden zij een steeds waardevollere partner.

Voor de medewerkers betekende het nogal wat. Werkten zij eerst op een uitvoerende afdeling die op afstand stond van de zorgafdelingen – “tussen vier muren”, zoals Willem het noemt – nu was het de bedoeling dat ze een klantgerichte partner werden. Een professionaliseringsslag én een andere manier van werken dus.

“Wij hebben allround adviseurs nodig die proactief zijn en vanuit de plan-do-check-act-cyclus de afdelingen helpen bij het continu verbeteren van de zorg”, licht Regina toe. “Verder wordt er steeds meer van ziekenhuizen gevraagd waar het gaat om stuurinformatie en transparant zijn over je kwaliteit van zorg. Er moeten dan ook medewerkers binnen de afdeling Kwaliteit zijn die hier verstand van hebben en goed kunnen schakelen met zowel de zorgprofessionals als de collega’s van IT en Business Analytics, om te zorgen voor de juiste systemen en stuurinformatie. Daarnaast zijn er specialistische rollen, bijvoorbeeld het ambtelijk secretarisschap van kwaliteitscommissies zoals de calamiteitencommissie. Er is dus meer differentiatie binnen de afdeling. We hebben functiebeschrijvingen gemaakt en gekeken welke medewerkers beschikken over de juiste kennis, competenties en vaardigheden. Dat betekende flink wat verschuivingen. Een ingrijpende periode. Maar nu – een jaar later – ervaren we hoe fijn het is om op deze manier te werken. Zorgafdelingen waarderen het dat we nu veel dichterbij en meer betrokken zijn. Ons team bestaat uit mensen die het leuk vinden om te vernieuwen en te ontdekken. We hebben echt een nieuwe start gemaakt, met nieuwe ideeën en energie.”

Samenwerking met SeederDeBoer

Regina kijkt met een goed gevoel terug op de samenwerking met SeederDeBoer. “We hebben soms best even moeten zoeken naar de beste rolverdeling en samenwerking. Door open met elkaar te spreken over wensen en verwachtingen, konden we tot goede afspraken komen. SeederDeBoer heeft gezorgd voor overzicht, een goede projectmatige aanpak en inbreng van kennis, ideeën en ervaringen uit andere ziekenhuizen.”

Bij Gelre ziekenhuizen moet de implementatie nog starten. Willem: “SeederDeBoer heeft goed werk gedaan. Dat gaat ons zeker helpen bij de realisatie. Het is nog wel een zoektocht hoe de zorgbesturen hun verantwoordelijkheid voor kwaliteit en veiligheid ook echt gaan voelen. We doorlopen samen een ontwikkelcyclus waarin we de theoretische en praktische zaken aan elkaar knopen. Ik ben erg benieuwd hoe dat gaat lopen.”

Linda Spaans, senior consultant SeederDeBoer:

“Steeds meer ziekenhuizen veranderen hun bestuursmodel en verantwoordingsstructuur. Daardoor krijgen de stafafdelingen een andere rol. Zij komen dichterbij de zorgbesturen te staan en continu verbeteren speelt daarin een steeds belangrijkere rol. Dat heeft impact op de hele ziekenhuisorganisatie. Wij hebben zowel Gelre ziekenhuizen als Westfriesgasthuis geholpen de transitie te maken. Het Westfriesgasthuis hebben wij ondersteund bij de totstandkoming van het integratieplan; Gelre ziekenhuizen bij het herpositioneringsplan.

Bij SeederDeBoer ervaren we dagelijks hoe belangrijk het is om mensen uit de organisatie te betrekken en te laten meedenken. Zij weten immers het best wat er speelt en wat de aandachtspunten zijn. Bij het Westfriesgasthuis hebben we een denktank gevormd om de visie scherp te krijgen. Tegelijkertijd hebben we werkgroepen met medewerkers gemaakt die voor hun onderdeel uitwerkingen maakten voor de toekomstige situatie. Daarnaast hebben we ook andere stakeholders betrokken, zoals de zorgmanagers. Zij moeten immers met de afdeling Kwaliteit gaan samenwerken en de verantwoordelijkheid voor kwaliteit wordt bij hen belegd. Dan moet je het wel eens zijn met de aanpak. Andere stakeholders zijn betrokken in een aantal stakeholdersessie en in medewerkersbijeenkomsten hebben we de afdeling op de hoogte gehouden van de voortgang.

Gelre ziekenhuizen heeft een kleinere afdeling Patiëntveiligheid & Zorgkwaliteit. Daar hebben we één-op-ééngesprekken gehouden met alle medewerkers, een aantal werksessies georganiseerd en een aantal stakeholders gesproken. Op basis daarvan hebben we een adviesrapport gemaakt voor de herpositionering van de afdeling.

In beide opdrachten heb ik samengewerkt met een Young Professional* van SeederDeBoer; Savannah Berger bij het Westfriesgasthuis en Lotte Huitema bij Gelre. Het is fijn dat wij bij SeederDeBoer inmiddels de nodige kennis van ziekenhuisorganisaties en Kwaliteit & Veiligheid hebben. Hoewel elk ziekenhuis een eigen cultuur en eigen karakteristieken heeft, zien we ook veel overeenkomsten. Onze ervaringen uit eerdere trajecten komen altijd weer van pas bij nieuwe klanten, waardoor het wiel niet opnieuw uitgevonden hoeft te worden.”

*: inmiddels zijn zowel Savannah Berger als Lotte Huitema doorgegroeid in de rol van Consultant.