case

Digitalisering strafdossiers bij de Rechtspraak

Al sinds de introductie van de Napoleontische wetgeving, ruim twee eeuwen geleden, ontvangen rechters de dossiers en aanklachten op papier. Maar daar is nu verandering in gekomen. De Nederlandse Rechtspraak heeft haar strafdossiers gedigitaliseerd. Dit is een ware revolutie binnen de rechtspraak: in twee jaar van de Trias Politica van Napoleon naar het nieuwe werken van Steve Jobs. In tegenstelling tot veel andere revoluties is deze geruisloos en succesvol verlopen.

Digitalisering strafdossiers leidt tot hogere kwaliteit en efficiency

Strafrechters besteden een groot deel van hun tijd aan het bestuderen van dossiers. Zeker in grotere zaken waren dat flinke hoeveelheden papier. Maar nu kunnen zij alle strafdossiers op hun pc of iPad bekijken, op kantoor of thuis. Aan de hand van een zoekfunctie kunnen zij gemakkelijk informatie terugvinden. Bovendien kunnen zij dossiers eenvoudig uitwisselen en in de zittingszaal kunnen films en ander digitaalmateriaal getoond worden. De beveiliging is makkelijker en in de dossiervorming is meer overzicht. Kortom: digitalisering leidt tot een hogere kwaliteit en efficiency en past in het tijdsbeeld. Het biedt bovendien allerlei mogelijkheden tot verdergaande transparantie, een belangrijk speerpunt voor de Rechtspraak. Toch had deze ‘digitale revolutie’ flink wat voeten in de aarde.

Tweehonderd jaar papier is in twee jaar omgezet in een gestroomlijnd digitaal proces. Dat is echt revolutionair.

Willem Hangelbroek is vice-president bij de rechtbank in Almelo. Al 38 jaar is hij in de rechtspraak actief. Van 2001 tot 2009 was hij president van de rechtbank in Leeuwarden. Door de overstap naar Almelo kon hij zich weer meer bezighouden met de civiele rechtspraak, het vak waaraan hij zo verknocht is. Bovendien ontstond er zo ruimte om zich wat meer toe te leggen op IT-projecten binnen de Rechtspraak. Willem Hangelbroek werd in 2009 gevraagd als voorzitter van de stuurgroep‘ Digitale Strafdossiers’. Een taak die hij met plezier op zich nam.

De overgang naar digitale strafdossiers betekende een grote uitdaging

“Het bouwen van een goed werkende en praktisch bruikbare applicatie is een veeleisend ambacht, net als het maken van een rechterlijk vonnis in een moeilijke zaak. Vele onderdelen moeten in een logisch verband samengebracht worden en nauwkeurig tot een nieuw geheel gesmeed worden. Het vergt veel deskundigheid en specifieke competenties om dat tot een goed einde te brengen. De overgang naar digitale strafdossiers betekende een grote uitdaging. Er was intern de nodige weerstand en dat is begrijpelijk, want de dossiers vormen het hart van onze organisatie. Er hadden ook al pilots plaats-gevonden die hadden aangetoond dat digitaal werken aanzienlijke obstakels met zich meebracht. Toch was ik er vanaf het begin van overtuigd dat digitalisering de enige juiste keuze was, mede door een advies over digitaal werken dat Guido Kilsdonk van SeederDeBoer eerder voor ons had opgesteld. Dit getuigde van veel strategisch inzicht en was zowel bestuurlijk als in de uitvoering zeer kansrijk. In de stuurgroep heb ik een aantal mensen om mij heen verzameld met visie en realiteitszin. Guido was daar een van. Zijn plan vormde de basis voor ons werk.”

Vanaf de prille start tot het einde was het een project van en voor de Rechtspraak. Dat leidde tot een systeem waarmee mensen graag willen werken, omdat het ze werkelijk helpt.

Vanuit SeederDeBoer haakte ook Stef van Wunnik aan. “Hij bracht ideeën en ervaringen samen en liet geanimeerde illustraties ontwikkelen. Dat bleek een cruciale stap in het proces te zijn. Stef liet dit concept zien aan rechters, griffiers en administratiemedewerkers, wat hen direct een goed beeld gaf van de ideeën. De reacties waren overwegend enthousiast. Rechters vonden het handig dat zij in één oogopslag konden zien welke zittingen ze op een bepaalde dag hadden en welke dossiers daarbij hoorden. Deze konden ze met een muisklik openen en gemakkelijk doorzoeken en delen. Griffiers en medewerkers waren blij dat het in de toekomst niet meer nodig zou zijn om ellenlange teksten over te typen en heen en weer te sjouwen met grote hoeveelheden papier. Er kwamen ook proces-matige aandachtspunten op tafel die wij weer hebben meegenomen. Vanaf de prille start tot het einde was het een project van en voor de Rechtspraak, er was een continue dialoog tussen onze juristen en IT’ers. Dat leidde tot een systeem waar mee mensen graag willen werken, omdat het ze werkelijk helpt.”

Dit is een goed voorbeeld van wat een IT project zou moeten zijn

Inmiddels loopt het implementatietraject. Willem Hangelbroek kijkt met een goed gevoel terug op de samenwerking met SeederDeBoer. “De mensen van SeederDeBoer hebben het vermogen en de bereidheid om een organisatie te doorgronden. Vanuit dat inzicht konden zij een concrete en praktisch bruikbare oplossing maken om een tot dan toe abstract geformuleerd doel te bereiken. Namelijk: een digitaal dossier voor de strafrechtspraak. En er was direct een bepaalde chemie met Guido en Stef. Zij kwamen steeds hun beloftes na, waardoor er een groot vertrouwen ontstond. Wij hebben met z’n allen prachtige resultaten geboekt. Dit is een goed voorbeeld van wat een IT project zou moeten zijn: geen doel op zich, maar een middel om de organisatie verder te brengen.”


Guido Kilsdonk, partner SeederDeBoer:

“In 2004 maakte ik kennis met de Rechtspraak. Er speelden destijds weerbarstige vraagstukken op het gebied van informatisering. Men besloot SeederDeBoer te betrekken en ik werd gevraagd als hoofd Informatiemanagement a.i. In die tijd is ook een ICT-regieraad ingesteld, waarin zowel IT-professionals als rechters zitting hadden. Die groep heeft al de denkrichting ingezet om tot digitale dossiers te komen. Een paar jaar later vroeg de CIO van de Rechtspraak mij om advies over een gezamenlijke digitaliseringsproject van de Rechtspraak en het Openbaar Ministerie, dat stroef verliep. Mijn advies was om het project voort te zetten. Daarbij was het wel nodig om duidelijke afspraken te maken en een goede projectorganisatie op te zetten. Dat leidde uiteindelijk tot de oprichting van de stuurgroep waarvan Willem Hangelbroek voorzitter werd.”

“De start was moeilijk. Alle ingrediënten voor een mislukt project waren aanwezig: een strategisch cruciale verandering en grote – voor een belangrijk deel terechte – weerstand bij een belangrijke gebruikersgroep. Toch is het gelukt om weerstand, bezwaren en schijnbare onmogelijkheden om te buigen naar een goed resultaat. Hoe dat is gelukt? Vooral door digitalisering niet als IT-project te zien. We hebben niet top-down gewerkt, maar zijn juist onderaan begonnen door uit te zoeken welke lokale initiatieven er al waren. Deze ervaringen waren de bouwblokken voor ons project. We hebben onze ambities ook bewust beperkt gehouden. De doelstelling was om rechters beter te ondersteunen door digitaal werken, uitgaande van de aloude procesgang. Niets meer en niets minder. Ook hebben we veel aandacht besteed aan factoren die niet direct op het digitaal dossier betrekking hadden, maar wel van grote invloed waren. Bijvoorbeeld de afspraken met het Openbaar Ministerie over het aanleveren van dossiers, inrichting van zittingszalen en procesaanpassingen. Van groot belang was ook het oordeel van de commissie Baardmans, een onafhankelijke commissie van strafrechters. Zij toonden zich – na rijp beraad – zeer positief over de digitale toekomst van de Rechtspraak. Dat leverde veel draagvlak op.”

“Gedurende twee jaar was het projectteam circa twaalf man groot, inclusief opleiders en centrale implementatiebegeleiders. Zeker honderd mensen uit de hele organisatie waren als lid van de stuurgroep, klankbordgroep, tester of ambassadeur actief betrokken bij de ontwikkeling van de toepassing voor digitale strafdossiers. Daardoor kwamen alle belangrijke thema’s tijdig op tafel, van Arbo-aspecten tot wet- en regelgeving. Het project ging zo echt leven binnen de rechtbanken.”

“Drie jaar terug leek digitaal werken bij de Rechtspraak nog ondenkbaar. Maar nu wordt het gezien als een onomkeerbare weg voorwaarts. Het digitale strafdossier wordt een gidsproject voor de sectoren Civiel- en Bestuursrecht. Ik hoorde onlangs dat een civiel rechter had gevraagd om ook strafzaken te mogen doen omdat hij nu al digitaal wilde werken. Geweldig! Tweehonderd jaar papier is in twee jaar omgezet in een gestroomlijnd digitaal proces. Dat is echt revolutionair.”

 

 

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.