case

Maastricht University

Chemie van beide kanten bij Maastricht University

Maastricht University vroeg SeederDeBoer in 2019 om mee te werken aan een project om het aanmeldingsproces voor studenten opnieuw in te richten. Ondanks een aantal flinke hobbels tijdens het traject, zoals een grote cyberaanval en natuurlijk COVID-19, verloopt het project goed. “Wat mij betreft zijn we een voorbeeld voor andere projecten.”

Collin Prumpeler, afdelingshoofd Bureau Onderwijs, Michiel Borgers, CIO en Pauline Aalten, afdelingshoofd Student Desk, Maastricht University:

“Ze zorgen voor verbinding”

Michiel: “Het aanmeldingsproces voor studenten verliep niet optimaal. Studenten kregen tijdens en na het aanmelden te maken met te veel vormen aan communicatie en berichten. Daar wilden we iets aan doen: het proces makkelijker, verbindend en aantrekkelijk maken. Omdat dit niet alleen een IT-project is, maar ook een verandertraject waarbij communicatie, processen en de verschillende belangen belangrijk zijn, wisten we dat we daar ondersteuning bij nodig hadden van een partij die dit snapt. En dat is SeederDeBoer.”

Collin: “Het goede was dat ze ons aanraadden om eerst pas op de plaats te maken. We hebben geïnvesteerd in de samenwerking, in het creëren van draagvlak binnen de universiteit. Hierdoor begrepen mensen beter wat we wilden en gingen doen. Dat was erg belangrijk voor het succes van het project.”

Pauline: “Prettig daarbij was dat managing consultant Bas Lohman snel aansluiting wist te vinden bij de doelgroep. Dat zorgde voor verbinding. Daarin ligt zijn kracht. Ook junior consultants Lian Nel en Judith Roffel wisten met hun grote enthousiasme mensen mee te krijgen. Voor ons was vooral die oprechtheid van belang. Je hebt hier te maken met hoogopgeleide mensen, mensen met een mening. Daar moet je feeling voor hebben. Ze pakten alle input serieus op, brachten mensen fysiek bij elkaar, en pakten best practices op.”

Gericht op het individu

Michiel: “Ondanks corona en de hack die ons eind vorig jaar trof, zitten we nu weer goed op koers. We zijn druk aan de slag met de implementatie van het systeem en processen, zodat studenten vanaf juli 2022 gebruik kunnen maken van het vernieuwde aanmeldportal.”

Collin: “Het is hard werken, een uitdaging, maar wel een leuke. We werken naar een heel concreet resultaat toe, iets waarvan onze studenten blij worden. Je merkt dat ook aan SeederDeBoer, die vinden het ook leuk. Als Bas me belt heb ik nooit het gevoel, oh jee, daar komt hij weer met een probleem. We praten over de inhoud en hoe we samen aan de slag gaan.”

Pauline: “Er is chemie van beide kanten. We hebben in deze moeilijke tijden toch heel veel bereikt. Daar mogen we trots op zijn. We zijn een voorbeeld voor andere projecten, wat mij betreft. We zetten nu volledig de schouders eronder, door Agile te werken, op regelmatige basis te evalueren en studenten te blijven betrekken bij wat we doen. Zodat er straks een aanmeldproces is dat helemaal gericht is op het individu. Ik kijk ernaar uit.”

Bas Lohman, managing consultant SeederDeBoer, Lian Nel, junior consultant SeederDeBoer en Judith Roffel, junior consultant SeederDeBoer:

“Ver gekomen met elkaar”

Bas: “Bij dit project was draagvlak en gezamenlijkheid nodig. Daarom hebben we bij aanvang vertraagd, om dat eerst voor elkaar te krijgen. Daarna zijn we met elkaar aan de slag gegaan met analyses en verbeteringen van de processen, waarbij wij als smeerolie fungeerden. Want bij het aanmeldproces zijn heel veel verschillende afdelingen en faculteiten van de universiteit betrokken. Er was behoefte aan uniformiteit en duidelijkheid over de rollen en taken in het proces.

De werksfeer was en is erg prettig: we werken hier in deze prachtige stad fijn met elkaar samen. We zijn dan ook ver gekomen met elkaar: de eerste projectfase is afgerond, de IT-architectuur is klaar en de stappen rond content zijn bijna afgerond. We hebben quickwins geïmplementeerd, zoals VWO fast track, een functie waarbij VWO studenten direct horen of ze aangenomen zijn en een chatfunctie. Nu kunnen we verder gaan bouwen!”

Lian: “Er hangt in Maastricht een goede sfeer. Het is geen straf om hier te werken. Bas betrekt me overal bij en leert me veel. En bij de universiteit staan ze open voor ons. Als ik iets wil organiseren, zeggen ze al snel, ga ervoor. Ik ben een junior consultant, maar zo voelt het hier niet.”

Judith: “Ik ben inmiddels bezig met een ander project, maar kijk terug op een fijne tijd in Maastricht. De universiteit is een complexe omgeving met veel belanghebbenden, die wij vanuit het projectteam continu wilden aanhaken. Dit deden we door middel van informatiesessies, bijpraatmomenten, een projectpagina op intranet en nieuwsberichten. Ik had daarbij een signalerende functie: zijn alle belanghebbenden op de hoogte van de laatste ontwikkelingen? Wie moet bijgepraat worden of een nieuwsbericht ontvangen?”

 

Meer cases

Cookie toestemming
We gebruiken cookies op onze website. Door verder te gaan op deze site accepteert u automatisch deze essentiële en analytische cookies.