Tuchtcolleges — kortere procedures, sneller duidelijkheid met dezelfde kwaliteit

De tuchtcolleges voor de gezondheidszorg wilden de doorlooptijden van hun procedures verkorten en beheersbaar maken. Een complex verandertraject dat vroeg om een objectieve blik van buiten met relevante juridische kennis. SeederDeBoer hielp de tuchtcolleges met deze uitdagende professionaliseringsslag.

Maatschappelijk gedreven ambitie

De procedures van de tuchtcolleges voor de gezondheidszorg duurden vaak lang. De tuchtcolleges wilden dat verbeteren als onderdeel van de professionalisering en continue kwaliteitsbewaking van de tuchtrechtspraak. Die ambitie wordt ook maatschappelijk gedreven. Een te lange doorlooptijd is tenslotte belastend voor zowel de beklaagden van de medische beroepen als de klager. Als er een zaak loopt, willen alle betrokken het liefst zo snel mogelijk duidelijkheid. SeederDeBoer hielp de tuchtcolleges om deze organisatorische transitie voor de destijds 5 tuchtcolleges integraal door te voeren, zodat zij hun maatschappelijke rol nu en in de toekomst kunnen blijven vervullen.

Hoe verkort je de doorlooptijden met behoud van de kwaliteit van de procedure?

Het duurzaam verkorten van de doorlooptijden van de tuchtcolleges is een ingewikkeld proces waarbij je met verschillende aspecten rekening moet houden. Een structurele oplossing vraagt om een scherp inzicht in de juridische en organisatorische implicaties. De tuchtcolleges zochten hiervoor een onafhankelijk expert met een frisse blik van buiten en gedegen kennis van hun juridische omgeving. SeederDeBoer helpt de tuchtcolleges om de verkorting van de doorlooptijden zo te organiseren dat het leidt tot een structurele verbetering van de kwaliteit van het werk van de tuchtrechtspraak.

Onze werkwijze

Om te komen tot een goed georganiseerde verkorting van de doorlooptijden in de tuchtrechtspraak hebben SeederDeBoer en de tuchtcolleges samen 4 fases doorlopen.

Als je de doorlooptijden duurzaam wilt verkorten, speelt er een aantal aspecten; de processen, de sturing, data, registratie, en communicatie. Het uitgangspunt van de reis was dan ook om al deze aspecten structureel te verbeteren. Het verkorten van de doorlooptijden was een belangrijk project om een stap te zetten naar één voorspelbare en begrijpelijke tuchtrechtspraak. Voor dit project had ieder college zijn eigen procedure (binnen de wettelijke kaders). Dat werkte verwarrend en niet efficiënt. Het project vroeg om een deel van de eigen identiteit op te geven en naar de ander toe te bewegen. Dat gaat niet zonder slag of stoot en vraagt veel verander/interventiekundige begeleiding om tot een succesvolle samenwerking te komen. Hierbij zijn we volgens de Six Sigma-methode aan de slag gegaan. Define, de definitie van het probleem, is de eerste fase in de Six Sigma aanpak DMAIC : Define, Measure, Analyse, Improve, Control. Tijdens de probleemdefinitie hebben we bepaald wat een maatschappelijke relevante / acceptabele doorlooptijd zou zijn. Dit is de streefdoorlooptijd geworden. Probleemdefinitie is een belangrijke fase die zo 50% van de looptijd van het project in beslag kan nemen. Hier wordt een solide basis gelegd om te bepalen wanneer het project succesvol is, maar ook - en zeker niet minder belangrijk - voor draagvlak. In een omgeving met veel groepsdynamiek en weerstanden heeft dat 'duwen en trekken' zin: de onderlinge verhoudingen schuren en het staat pas, als iedereen bij de onderhandelingen voldoende water bij de wijn heeft gedaan.

Aan het begin van de reis hebben we de werkwijze en doorlooptijden van de 5 tuchtcolleges goed onderzocht. In workshops en sessies zijn we met elkaar aan de slag gegaan. Door mensen samen te brengen, het hele land door te reizen en veel gesprekken te voeren bij de verschillende tuchtcolleges creëerden we binnen de gehele organisatie draagvlak voor de geplande reis. We hebben de tuchtcolleges van tevoren stap voor stap meegenomen in de gewenste verandering en het belang van hun rol daarin. Hierdoor hebben we de mensen bij de tuchtcolleges ervan overtuigd dat het echt ‘hun project’ was. En dat was goed, want in eerste instantie heerste er wel wat scepsis. De gedachte was toch, waarom en hoe moet een extern bureau dit voor ons oplossen? We hebben de tuchtcolleges laten zien dat we begrepen waar hun zorgen lagen, zorgen die vooral te maken hadden met de wens om wel juridisch zorgvuldig te blijven in hun procedures. Het feit dat we de juridische taal goed spreken en begrijpen door onze ervaringen in de Nederlandse rechtspraak hielp om het vertrouwen te creëren dat nodig was om samen op reis te gaan.

Tijdens de reis hebben met elkaar onderzocht hoe we samen tot oplossingen en nieuwe manieren van werken kunnen komen. We hebben nagedacht over de kernvraag hoe we de processen zo in kunnen inrichten dat de ingekorte doorlooptijden daadwerkelijk leiden tot een verbetering van de kwaliteit van het werk van de tuchtrechtspraak. Aanvankelijk stonden de medewerkers van de tuchtcolleges niet te trappelen om op een andere manier te gaan werken. De tuchtcolleges werkten allemaal op hun eigen manier. Ze waren bang dat ze er met een nieuwe manier van werken op achteruit zouden gaan; dat de juridische zorgvuldigheid van hun procedure in het geding zou komen. Bovendien werkten ze weinig met elkaar samen.

Onderweg hebben we onze data-analyses en bevindingen steeds voorgelegd en laten valideren door de medewerkers van de tuchtcolleges. Wat ook goed werkte is dat we tijdens onze reis de doorlooptijden zijn gaan meten, per college. Op deze manier valideerden we onze bevindingen en creëerden we hiervoor draagvlak. Dat bracht de discussie meteen naar een goed inhoudelijk niveau, want nu konden we met cijfers aantonen wat de werkelijke situatie was in de praktijk. Een mooie trigger om ermee aan de slag te gaan. De colleges hielden elkaar ook scherp, want niemand wilde achterblijven. Dit leverde tijdens de reis gezonde sportieve concurrentie op.

Na de definitiefase hebben we hebben we een gegevensset opgevraagd met daarin voldoende data per college. Dit zijn we gaan analyseren: welke factoren beïnvloeden de doorlooptijd het meest en welke factoren hebben geen invloed op de doorlooptijd. Ook kwam uit deze analyse een 'voorkeursprocedure' per college. Deze voorkeursprocedure was hun definitie van juridisch zorgvuldig. Omdat juridische zorgvuldigheid een belangrijke voorwaarde was hebben we het gesprek tussen de colleges gefaciliteerd over de voorkeursprocedures. Hieruit hebben we de elementen van juridische zorgvuldigheid gefilterd, die we weer hebben gebruikt bij het ontwerpen van de nieuwe procedure

Het doel van de reis die we samen met de tuchtcolleges hebben gemaakt ging verder dan alleen het verkorten van de doorlooptijden. De tuchtcolleges moesten omschakelen naar een compleet nieuwe manier van werken, hierbij hun angst voor juridische onzorgvuldigheid loslaten en ondanks de verkorte doorlooptijden blijven vertrouwen op de kwaliteit van hun werk. De implementatie van onze aanbevelingen is goed verlopen. De samenwerking verbeterde en samen werd hard gewerkt aan het bereiken van de eindbestemming. De tuchtcolleges voldoen nu aan de norm voor de doorlooptijden van hun procedures, waarmee de doelstelling is behaald. De verkorte doorlooptijden betekenen echt een hele wezenlijke maatschappelijke verandering die impact heeft op zowel klagers als medici. Als kers op de taart kregen we er in de media complimenten over van een Hoogleraar Gezondheidszorg. Dat maakte de reis die we samen gemaakt hebben echt helemaal ‘af’. We zijn blij dat we de reis succesvol hebben kunnen volbrengen en de kwaliteit van het werk van de tuchtrechtspraak structureel hebben kunnen verbeteren.

De meeste doorlooptijd is wachttijd

Eén van de grootste eyeopeners tijdens de reis was dat de tuchtcolleges de meeste doorlooptijd verspeelden met wachten. Wachten op reacties van de procespartijen en wachten omdat het zo in de procedure is opgenomen – en er wordt ook vaak uitstel verleend. De bewerkingstijd - de tijd die echt aan het dossier werd besteed- was maar zo'n 20% van de totale doorlooptijd. Tijdens de reis hebben we de wachttijden op een verantwoorde manier kunnen inkorten, o.a. door zaken eerder in de procedure op zitting te plannen en criteria op te stellen om te beoordelen of uitstel verlenen waarde toevoegt voor de zaak (of procespartijen er beter van worden). Ook de administratieve afdelingen van de tuchtcolleges hebben hierbij enorm veel goede ideeën ingebracht. Uiteindelijk voldeden alle colleges aan de norm.