Actueel

image

Aanraken is afmaken

Begin dit jaar zijn we met een groep (senior) consultants met een incompany opleiding Lean Sensei gestart. Gedurende een aantal weken vertellen Sanne Vorstermans en Linda Spaans wat zij leren en in de dagelijkse praktijk zien.

In dit tweede blog neemt Sanne je mee in haar overpeinzingen. Eerder las je hier al over de toepasbaarheid van lean in de dienstverlening, zoals in de zorg. Nu vertel ik je meer over hoe we lean begrippen als flow en aanraken is afmaken in ons dagelijkse werk tegenkomen.

Nieuw!!!

Niets is leuker dan met iets nieuws beginnen. Een uitdagend project om verbetering te realiseren, het bouwen van een nieuw dashboard, of mijn persoonlijke favoriet, een mooi nieuw schrijfblok voor mijn krabbels en aantekeningen. We beginnen vaak met nieuwe dingen. Omdat we ze belangrijk of leuk vinden, omdat onze manager het belangrijk vindt, of omdat er problemen zijn die opgelost moeten worden. En wel meteen. Dat resulteert er nogal eens in dat we met zoveel nieuwe dingen beginnen, dat het afmaken van ‘oude’ dingen blijft liggen. En dat zorgt weer voor een enorm gevoel van drukte. Er liggen zoveel dossiers op je bureau en er staan ongelezen e-mails in je mailbox Alle net-niet-afgemaakte dingen blijven maar in je hoofd hangen…

Flow

Regelmatig zijn er projecten die we conform de lean-methodiek aanpakken. Een heel belangrijk principe daarbij is: zorg voor flow. Dat betekent dat alle stappen in het proces elkaar volgen zonder dat er wachttijden ontstaan, fouten worden gemaakt en zaken opnieuw moeten gebeuren. Het lijkt alsof dit vooral van toepassing is op productieprocessen, met een beperkt aantal eindproducten, maar de toepassing is veel breder! Zo zie ik nu een mooie parallel met de manier van werken in het algemeen. Ik hoor het mezelf en collega’s ook wel eens hardop zeggen: ik heb de hele middag zonder onderbrekingen aan mijn project kunnen werken, ik zat in een heerlijke flow! Andersom is helaas ook maar al te vaak waar. Ben je net bezig met die ene memo die nog af moest, staat er ineens iemand aan je bureau om iets af te stemmen over een heel ander onderwerp. Of heb je keurig aan alle deadlines voldaan, kun je daarna niet verder omdat iemand anders te laat is met zijn of haar bijdrage (hallo wachttijd). Om nog maar te zwijgen over dat ene documentje waar je weken op zit te wachten ter afronding van een project.

Balans zoeken met veel ballen in de lucht

In veel organisaties zie ik een hoeveelheid nieuwe projecten opkomen, waar haast niet tegenop te werken is. Een ieder heeft zo zijn of haar reden om geen nee te zeggen tegen nieuwe projecten: het is een interessant onderwerp, je kunt er veel van leren, het is relevant voor je klant of je wilt gewoonweg de vraagsteller niet teleurstellen. Teveel projecten tegelijkertijd starten kan leiden tot beperkte focus, te weinig tijd en betrokkenheid en daardoor tot (lang) uitblijvende resultaten. Als je met te weinig dingen bezig bent, is er een risico dat je zonder werk komt te zitten omdat je op anderen moet wachten, vind je het werk misschien minder leuk of haal je weinig concrete resultaten. In beide gevallen is er geen sprake van flow!

Mijn persoonlijke uitdaging ligt ook op dit vlak. In mijn enthousiasme wil ik tegen veel dingen ‘ja’ zeggen. Dat gaat alleen goed als ik me daarbij aan een aantal spelregels hou:

  • Wees kritisch. Moet? Ik? Dit? Nu? Doen?
  • Zorg voor duidelijke verwachtingen: wat ga ik doen? Met welk doel? En wanneer is het klaar?
  • Plan! Reserveer tijd in je agenda om aan specifieke zaken te gaan werken. Zorg dat je niet gestoord wordt door e-mails en telefoon, maar kom in de flow!
  • Maak het af. Of om in lean termen te spreken: aanraken is afmaken. Niet de eerste letter op papier zetten en dan weer iets anders doen.

Het klinkt eenvoudig, maar blijft een uitdaging. In mijn werk probeer ik niet alleen mezelf met deze spelregels scherp te houden, maar ik hoop er ook, de organisaties waar ik werk, mee te helpen keuzes te maken. Iedereen is ongetwijfeld met heel veel goede dingen bezig, maar het helpt enorm om gezamenlijk met dezelfde goede dingen bezig te zijn! Welke spelregels helpen jou om keuzes te maken?